Как сэкономить 8 часов в неделю на составлении отчетности с PlanRadar.
Самая “нелюбимая” часть работы многих менеджеров, которая отнимает массу времени на рутину — составление отчетов. Но без отчетности на стройке никуда: точно заполненная документация позволяет следить за прогрессом работ, контролировать бюджет и качество выполнения проекта.
Строительные отчеты – это главный источник знаний по любому проекту. Они помогают понять, куда движется проект, контролировать ключевые показатели, задокументированные данные о выполненных работах, затратах и других ключевых аспектах проекта.
Регулярное заполнение строительных отчетов нужно как заказчику, так и подрядчику. Для заказчика это возможность вести мониторинг за ходом работ, не выезжая на объект. Подрядчики с помощью отчетов могут оперативно корректировать планы и графики, отслеживать расход материалов и затраты трудовых ресурсов.
Многие решения влияют на сроки, например, когда нужно заменить подрядчика, перераспределить работы. Строительные отчеты помогают вести контроль по всем показателям:
- Контроль расходов. Оперативные отчеты помогут увидеть финансовое состояние дел и оперативно принять решения.
- Снижение рисков. Отчеты помогают управлять рисками, влиять на вероятность и снижать негативные последствия.
- Коммуникация в команде. Именно отчетность помогает команде осознавать, как продвигаются дела на участке. А для принятия решений важно понимание статуса проекта и ресурсов на площадке.
Читайте также: Лайфхак: как PlanRadar сокращает время на инспекции объектов/приемку работ
Объем документации по проекту впечатляет. Формы строительных отчетов, с которыми сталкиваются строители:
- Ежедневные строительные отчеты о ходе работ: содержат информацию о проделанной работе в течение каждого дня, включая количество и тип работы, использованные материалы, контрольный список инвентаря, погодные условия, обзор рисков и прочее.
- Еженедельный отчет. Подводит итоги за неделю, позволяет оценить общее соответствие графику.
- Ежемесячный отчет. Содержит данные о выполненных за месяц объемах, расходах, акты выполненных работ. Позволяет выявить отклонения от графика и скорректировать дальнейшие планы.
- Отчет строительной организации о несчастных случаях и инцидентах. Составляется при возникновении происшествий для фиксации обстоятельств.
- Итоговый отчет. Составляется по завершении всех работ, суммирует результаты, затраты, объемы. Является основанием для окончательных взаиморасчетов.
- Отчеты строительной компании о затратах и бюджете — они фиксируют расходы на строительство, включая закупку материалов, оплату труда, оборудование и другие затраты.
- Отчеты о качестве и безопасности: отчеты содержат информацию о проверках качества работ, результаты испытаний материалов, мерах безопасности.
- Дефектная ведомость: фиксируются все выявленные дефекты, недостатки или проблемы. Это важный инструмент контроля качества и управления дефектами.
- Акты отчета-передачи — финальный документ, отчетность на завершающем этапе строительства при вводе объекта в эксплуатацию.
Кроме того, можно разбить отчеты на такие блоки:
- Отчет по работам. Информация о выполненных объемах за смену по подрядчикам, объектам, часто нужно прикреплять фото. Перечень работ определяется планами. Это позволяет понять прогресс и принимать ключевые решения.
- Отчет по численности персонала. Рассчитать ресурсы для проведения работ на каждом этапе — важная задача, иначе можно просто сорвать сроки работ. Отчетность позволяет рассчитать производительность, детализировать данные по профессиям, работам, объектам.
- Отчет по машинам и механизмам. Другой важный ресурс – техника. Благодаря отчетности собирают данные по количеству техники по видам.
Строительный отчет: практика и проблемы в заполнении
Несмотря на кажущуюся простоту, процесс составления строительных отчетов таит в себе ряд подводных камней и трудностей. Традиционно отчеты в строительстве велись вручную или с использованием офисных приложений типа Excel.
- Отчетность требует больших временных затрат на сбор данных, заполнение форм, проверку информации. Поэтому многие компании ищут способы оптимизировать этот процесс.
- Возникают риски ошибок из-за “человеческого фактора”. Малейшая задержка в задаче может привести к срыву всего проекта. Поэтому ежедневные строительные отчеты должны опираться на цифровые технологии, автоматически собирающие и формирующие данные.
- Некорректное заполнение данных по объемам и видам выполненных работ. Это ведет к искажению реальной картины хода строительства.
- Несвоевременное предоставление отчетности. Отсутствие актуальных данных о ходе работ не позволяет оперативно вносить изменения в графики и планы.
- Недостоверное отражение расходов. Может привести к убыткам из-за неправильного расчета себестоимости.
Читайте также: Как составить дефектный акт c PlanRadar (видео)
Мобильные решения для строителей: помощь в составлении отчетов
Современные технологии позволяют автоматизировать работу с отчетностью. Использование специализированных программ для управления строительными проектами дает ряд преимуществ:
- Автоматический сбор данных с объекта в режиме реального времени сводит к минимуму ручной труд. Приложения, такие как PlanRadar, помогают автоматизировать сбор данных об объемах работ, расходе материалов и рабочего времени. Информация поступает в систему с площадки в режиме реального времени.
- Удобный доступ к отчетности в любое время из любого места для всех участников проекта. Для этого нужно мобильное решение для управления строительством и документацией.
- Быстрая генерация отчетов в нужном формате “в пару кликов”.
- Снижение риска ошибок благодаря автоматическим проверкам и расчетам.
- Оперативное оповещение о возникших проблемах или отклонениях от плана.
- Экономия времени и ресурсов за счет сокращения рутины.
- Мгновенно формировать строительные отчеты в нужном разрезе, проверять их корректность. Данные не требуется вносить и переносить вручную из документа в документ.
- Хранить всю отчетность в единой системе в удобном для анализа виде. Доступ к архивам можно предоставить всем заинтересованным лицам.
- Интегрировать отчетность со сметами и графиками. Это дает возможность быстро оценить отклонения и скорректировать планы.
- Получать наглядные диаграммы и графики визуализации данных для лучшего восприятия.
Читайте также: Лайфхак: как PlanRadar упрощает работу с субподрядчиками
Внедрение таких систем позволяет компаниям повысить скорость и качество работы с отчетностью. А рабочее время сотрудников можно направить на более важные задачи, чем заполнение бланков. Поэтому цифровизация отчетности – ключ к эффективному управлению строительными проектами.
- Отчетность становится прозрачной, все видят источники ошибок и могут принимать верные действия. Только цифровые решения для строителей могут поддерживать такие функции.
- Стандартизируйте системы и рабочие процессы. В каждом проекте 80% процессов одинаковы. Стандартизация систем и процессов снижает ошибки. В единой системе все знают свои задачи и алгоритмы. Это экономит время на связь площадки и офиса.
- Объедините участников проекта на единой платформе. Эффективность строительства зависит от скорости взаимодействия специалистов. Быстрая реакция на проблемы и устранение дефектов благодаря коммуникации в реальном времени – залог успеха.
Как PlanRadar экономит время на отчетах
- Не нужно каждый раз создавать новый отчет. Экономьте время, заранее создав шаблоны.
- PlanRadar предлагает простые шаблоны отчетов. Вы можете настраивать их по своим параметрам. Их можно создать под любые документы. В меню “Шаблоны” есть готовые шаблоны и Компоновщик шаблонов для создания собственной документации.
Исходя из потребностей, можно выбрать готовый шаблон, отредактировать его или создать с нуля. С помощью Компоновщика легко создать форму, добавив нужные поля. Часть из них можно предзаполнить данными о проекте. Это поможет быстро создать документ с необходимыми блоками.
- Стандартизируйте вид отчетов. Создавайте шаблоны под себя, добавьте лого и другие элементы фирменного стиля. С нашим приложением вы избавитесь от вечной проблемы с разрозненным видом отчетов, которые каждый подрядчик заполняет по своему усмотрению.
Читайте также: Лайфхак: как PlanRadar избавит вас от кипы бумажной документации и сэкономит время
- Составляйте строительные отчеты в электронном виде. Выберете галочкой задачу, по которой вы хотите создать отчет. Найдите “Создать отчет” на панели навигации, чтобы начать работу с цифровым отчетом. Далее система предложит вам выбрать из списка шаблон — вид, в котором будет представлен отчет строительной организации. Отчет моментально загружается в формате PDF. Все это можно сделать со смартфона прямо на стройплощадке.
- Информация вносится в систему один раз. Вам не нужно специально вносить данные для создания отчета. Сотрудники вносят их в задачу в течение рабочего дня. Далее на базе уже внесенных данных в пару кликов формируется отчет. Так вы не тратите время на составление отчетов в конце рабочего дня.
- При желании отчет строительных работ можно сохранить как черновик, чтобы вернуться к нему позже и закончить. После отправки отчет нельзя отредактировать.
- К отчету можно прикрепить фото, видео, все комментарии и примечания из протокола.
- Отчет строительной компании заверяется онлайн. В приложении есть функция цифровой подписи: достаточно отправить документ на рецензию, обозначить пользователей, которые должны его заверить, чтобы оперативно решить вопрос. Руководитель сразу же получает уведомление в системе и может моментально заверить документацию. Это значительно ускоряет все процессы, не нужно ждать, когда начальство приедет в офис и просмотрит отчеты.
- В приложении есть отчеты по проектам. Их также можно выбрать из списка шаблонов и внести нужные данные, а далее отправить на подписание документа онлайн. Менеджер в отчете может добавлять свои аннотации.
- Информация обновляется в реальном времени. Панели информации в режиме реального времени позволяют видеть актуальные данные. Не нужно ждать еженедельных отчетов.
- Данные отчетов автоматически формируются в наглядные графики и диаграммы. Это позволяет быстро выявлять проблемы и принимать решения.
- Контролируйте каждый шаг строительства в режиме онлайн, чтобы избегать задержек и дополнительных затрат.
- С помощью PlanRadar решена проблема поиска данных. Любую информацию можно мгновенно найти с помощью ключевых слов.
- Структурированная документация. В приложении есть отдельный раздел Документы, где найти любой документ можно в пару кликов. Строительные отчеты можно сортировать по дате, автору, статусу, и другим параметрам.
- Отчетность доступна онлайн. Все данные надежно хранятся в облаке. Это гарантирует точность и прозрачность информации, любой уполномоченный участник команды может в любой момент найти нужную информацию для работы, причем без временных затрат.
Все это позволяет сократить время на составление отчетности. Наши клиенты говорят, что приложение избавило специалистов от рутинной и долгой подготовки отчетов, а функционал сохранения версий планов (с чем начали работать, какие были проблемы и далее — следующие итерации) дал возможность использовать по-максимуму всю сохраненную информацию, чтобы проверять и перепроверять при случае. Это в целом обеспечивает гарантию качества оказания услуг и прозрачность всех работ с заказчиком.
До применения приложения PlanRadar на составление полноценного отчета только по осмотру выбранного заказчиком помещения, здания, уходило около 2 дней. Но с цифровым инструментом Планрадар мы экономим до 8 часов на каждом отчете
Кроме того, PlanRadar обеспечивает своевременное взаимодействие команды. Все члены команды имеют актуальную информацию, задачи с приоритетами и сроками. Клиенты отмечают удобный пользовательский опыт:
С помощью PlanRadar решена проблема поиска данных. Любую информацию можно мгновенно найти с помощью ключевых слов.
- Простой интерфейс
- Наличие мобильной версии
- Не требует внедрения
- Работает с BIM-моделями
- Поддержка русского языка
- Неограниченное число пользователей
- Данные в облаке
- Интеграция с другим ПО
- Гибкие тарифы
- Масштабируемость
- Бесплатная тестовая версия
Внедрение таких систем существенно упрощает работу с отчетностью, позволяет избежать рутинных ошибок, значительно экономит время сотрудников. Руководители получают надежные и актуальные данные для принятия управленческих решений, все участники процесса – прозрачную и понятную картину хода работ. Цифровизация отчетности – это важный шаг к повышению эффективности управления строительными проектами.
