Устали заполнять горы строительной документации и понимаете, что технологии могут вам помочь? С PlanRadar вы сэкономите день в неделю на отчетах, а вся документация полностью перейдет в цифру. Как заполнять все документы просто в смартфоне и как цифровой документооборот оптимизировал бизнес наших клиентов?
Содержание:
Стройка это не только работа в “поле”, но и большой “фронт” бумажных работ: важно документально зафиксировать каждый шаг, каждое действие. Ни один серьезный проект не обойдется без оформления проектной, исполнительной, сметной, правоустанавливающей, разрешающей документации, множества чертежей и графиков. И это далеко не весь перечень! Такой массив бумаг и информации приводит к множеству проблем: сложности его структурирования, организации данных, управления документацией и многому другому:
- Сложность заполнения: документация требует точности и внимательности. Нужно внимательно следить за соответствием информации на чертежах, спецификациях, чтобы избежать ошибок. Как минимум, нужен единый шаблон для полноты вносимых данных. Но записанные “на коленке” результаты могут быть не точны или плохо читаемы.
- Человеческий фактор. Даже высококвалифицированный и ответственный специалист может что-то упустить в огромном потоке документации: забыть заполнить документ или запамятовать, куда он его сохранил. Excel не спасет, если у вас нет четко структурированного единого хранилища и автоматизированной системы. К тому же, на практике далеко не все сотрудники стремятся добросовестно заполнять бумаги. Нередко подрядчики небрежно относятся к заполнению документации, а прорабы заполняют акты на ходу, допуская множество ошибок. Как результат — неверно заполненная, неполная и даже утерянная документация. Еще одна проблема — дублирование информации, когда требуется просто перенести ее, например, в отчет из имеющейся документации. Легко допустить ошибку, упустить один “нолик”. Такая ситуация автоматически отразится на последующих расчетах и процессе приемки работ.
- Финансовые и юридические риски. Они возникают как следствие неправильно заполненной или утерянной документации. Все подрядчики надеются, что им не придется сталкиваться с судебными процессами, однако иногда возникают претензии и конфликты. Во время судебных разбирательств обе стороны изучают строительную документацию, чтобы подтвердить свою точку зрения и выявить ошибки противоположной стороны. Нередко подрядчик, столкнувшийся с претензией или обнаруживший дефект в строительстве, понимает, что не сохранил необходимую документацию и ему просто нечем подтвердить свою правоту. А это может привести к финансовым потерям.
- Внесение корректировок: в ходе строительства постоянно возникает необходимость внесения изменений в проектную, сметную, исполнительную документацию. Особенно часто приходится обновлять смету ценовых колебаний и смены поставщиков и все пересчитывать. Только представьте, сколько правок нужно внести! И никто не застрахован от ошибок при дублировании данных, если они не синхронизируются.
- Актуальность данных. Бумажные копии и данные, которые хранятся на разрозненных электронных носителях не дают главного: единой базы и обновления данных в режиме онлайн. Из-за этого каждый раз, когда вы обращаетесь к какому-либо документу, возникает вопрос: Является ли найденная версия самой последней? Был ли документ подписан руководством? Если для работы по ошибке использовали устаревшую информацию, специалисты в лучшем случае просто теряют время, а в худшем — задерживают выполнение проекта из-за переделок.
- Отсутствие цифровой подписи: подрядчикам приходится ждать, пока менеджер сможет подписать бумаги. Но он не всегда доступен: командировки, совещания, занятость — это вызывает задержки в проектах.
- Сложности организации фотографий: с появлением сперва смартфонов, а затем и дронов фотографий по проекту стало больше. Они упрощают обнаружение проблем и оперативный обмен информацией, но создают проблемы с управлением файлами. В проектах возникает огромное количество фотографических данных, которые требуют организации.
- Контроль графика: проектная документация только закладывает основу для реализации проекта. Чтобы следовать этим планам, необходимо отслеживать прогресс в режиме реального времени. Однако может пройти несколько дней, пока информация пройдет все этапы, бумаги будут подписаны ответственными лицами, и необходимые данные будут проанализированы и представлены в виде отчетов.
- Неудобство работы в “поле”: менеджеры и супервайзеры, работающие на стройплощадке, во время работы должны опираться на документацию: чертежи, проект, фотографии, иногда даже 3D-модель. Отсутствие проектной документации под рукой затрудняет контроль строительных работ на месте. Она необходима для сопоставления выполненных работ. Работать с ноутбуком на стройплощадке часто неудобно, не говоря уже о бумажных версиях, где сложно найти нужный документ среди горы бумажек.
- Сложный поиск данных. Чтобы найти нужную информацию, сопоставить данные, специалисту необходимо просмотреть множество документов. Но документы могут находиться на разных носителях, быть неполными, устаревшими. Теряется время на поиски данных.
Читайте также: Лайфхак: как PlanRadar сокращает время на составлении отчетов
- Путь к решению всех этих проблем — цифровое ведение документации с использованием облачных решений для автоматизации работы. Такой подход снижает вероятность ошибок, повышает эффективность и облегчает контроль над процессом строительства. При чем речь не идёт просто о PDF-файле или отсканированном документе: цифровая строительная документация — это подтвержденные цифровые данные, которым придана юридическая сила при помощи электронной подписи. Эти данные могут передаваться дальше без участия человека в другие информационные системы, автоматизируя процесс.
- Современные цифровые решения, такие как программное обеспечение PlanRadar, предлагают возможность полностью перевести весь документооборот строительной компании в цифровой формат! Все акты, отчеты, дефектные ведомости, протоколы, журналы объекта, чек-листы, ведомости по авторскому надзору, пожарной безопасности и другие документы можно оформлять прямо в смартфоне или планшете. А вся информация по проектам легко доступна и организована, что помогает эффективному контролю и управлению стройкой.
- Как это работает? Как происходит цифровой документооборот в одной системе и сколько времени удается сэкономить? Мы расскажем на примере нашего приложения и поделимся отзывами наших клиентов.
Цифровой документооборот с PlanRadar
Функция управления документами
Для удобного управления и хранения документов PlanRadar создал отдельное решение. Оно помогает систематизировать все файлы проекта.
С новым функционалом все документы по вашему проекту хранятся в единой базе и доступны каждому участнику. Их легко организовать по папкам, прикрепить к конкретному слою и работать с ними всей командой.
Вы можете загрузить все данные по проекту в приложение со своего ПК, подгрузив файлы из Sharepoint, Dropbox и Google Drive. Документ можно просто перетащить на поле:
Простой в использовании интерфейс позволяет быстро и легко освоиться в системе. С функцией Документы намного проще систематизировать и находить важные документы по проекту: из можно сортировать, искать по ключевым словам, систематизировать по слоям:
Интеграция без кодинга дает возможность автоматически обмениваться документами с другими программными системами.
Заверяйте документы цифровой подписью! Раздел “Запросы на утверждение” упрощает согласование документов. Например, мы отправляем готовый отчет на согласование: выбираем из списка лицо, которое должно поставить свою рецензию:
После чего документ сразу же отображается в Документах, в разделе “Запросы на утверждение”. Туда попадают все документы, которые необходимо подписать, попадают в запросы на утверждение. Дальше их легко заверить цифровой подписью. Это решает проблему долго согласования документов руководством и экономит время: цифровая подпись позволяет подписывать документы в режиме реального времени, а не ждать, пока ответственное лицо вернется в офис. И главное, эта функция делает цифровую документацию равноценной бумажной, дает возможность полностью перейти на электронный документооборот.
Создание проекта
Новый проект настраивается буквально за 10 минут – навигация интуитивная, в приложении много подсказок.
Читайте также: Как настроить PlanRadar за 10 минут на компьютере
Добавьте название, код, дату начала и планируемые сроки завершения, сайт и другие параметры.
В проектах легко искать информацию по ключевым словам или фильтрам: это упрощает поиск нужной информации. Благодаря централизованному управление документами, все данные защищены, их легко найти по запросу, нет необходимости в тоннах бумажных версий.
Создание задач
Автоматизируйте любые задачи: будь то дефекты, или проведение экспертизы. Создать задачу просто: достаточно выбрать в меню “Задачи” и нажать соответствующую кнопку.
Укажите сроки выполнения задачи и ответственного: член команды моментально получит уведомление в системе о созданной задаче. Автор задачи может проконтролировать, просмотрел ли исполнитель задание и отследить прогресс выполнения.
Добавьте к задаче фото, видео, голосовые заметки. Фотофиксация имеет большое значение, особенно при отчетности, составлении дефектных ведомостей. С PlanRadar к каждой задаче вместо длинного текстового описания можно приложить детальные снимки, сделанные со смартфона. Их смогут просмотреть все члены команды и заказчик.
Проблемные участки можно отметить на фото стикерами, чтобы точно указать на недостаток. Это экономит время: достаточно со стройплощадки прикрепить мультимедиафайл, чтобы поставить команду в известность о текущей проблеме. Работать с PlanRadar можно на ходу: если нет времени на текстовое описание, надиктуйте голосовую заметку.
Добавьте расположение участка на плане или 3D-модели. Вы можете сразу создать задачу прямо на плане или информационной модели создайте задачу, чтобы конкретизировать участок. Кстати, работать можно напрямую с BIM-моделями, которые также отображаются в мобильном приложении.
Как только вы сохраните вашу задачу, все данные с фото, описанием и точной геометкой автоматически уйдут с уведомлением к назначенному ответственному лицу. На базе этой задачи потом создается отчет, где автоматически заполнятся нужные поля, так что отправить его можно будет в пару кликов. Задача никогда не исчезнет и не потеряется. Главное, что все это можно сделать прямо на ходу, со смартфона! Даже при отсутствии сети на стройплощадки с приложением можно работать, предварительно загрузив документы, вносить данные. При подключении к сети вся информация синхронизируется.
Контролируйте ход работ. В PlanRadar вы всей командой работаете в облаке в режиме реального времени. На информационной панели и в “Задачах” вы можете мониторить ход работ в режиме онлайн: как только исполнитель выполнит задачу и изменит ее статус в приложении, менеджер получит уведомление. Статус задач обозначен цветом: зеленый — задача выполнена, красный — задержка сроков, синий — в работе. Приложение оповестит, когда задача будет выполнена и напомнит, если сроки горят, а проблема еще не решена. Наглядная информационная панель, где вы видите сведения по статусу проекта, о количестве выполненных задач, приближающихся дедлайнах, дает возможность оперативно принимать решения, избегать задержек. Это дает возможность контролировать каждый этап строительства на расстоянии, без необходимости лично посещать объект или постоянных созвонов командой. В целом, задачи позволяют вам работать с единой базой данных, которая доступна в режиме реального времени. Таким образом, исключается возможность использования устаревших планов и документов в работе.
Вы можете задать автоматическое повторение задачи в определенный срок: например, вы ежемесячно проводите проверку пожаробезопасности на объекте.
Поиск данных в задачах облегчен при помощи ключевых слов и фильтров.
Создание шаблонов
Здесь вы можете создать шаблоны, с которыми затем будете работать, чтобы не заполнять каждый раз документы с чистого листа. Работа по шаблонам решает сразу две задачи: ускоряет заполнение документов и стандартизирует вашу документацию. Прораб не сможет оформить акт неправильно: у него есть форма, куда он просто вносит данные. Вы можете создать цифровой фирменный бланк с учетом внутренних стандартов, который должны будут заполнять все сотрудники. Это поможет избежать переделок, пробелов в документации.
Зайдите в меню Шаблон. Вам предлагаются 2 опции: “Отчеты по задаче” и “Отчеты по проекту”.
С таким компоновщиком в пару кликов можно создать шаблоны для большинства стандартных документов: актов приемки, дефектных ведомостей, строительного журнала, чек-листов и другого. Загрузите свое лого, фирменный бланк, чтобы цифровой документ выглядел как часть документации вашей компании.
Например, мы создадим здесь шаблон дефектного акта.
Вы сами выбираете, какие составляющие вам понадобятся в шаблоне. Достаточно один раз создать образец, чтобы затем просто вносить в него данные прямо в смартфоне.
Создание отчетов по задаче
Создавайте цифровые отчеты по задачам в пару кликов. Все отчеты автоматически генерируются на основании задач: нет необходимости дублировать данные.
Чтобы создать отчет по задаче, выбираем задачу, а затем кнопку “Создать отчет”. Далее нам предлагают выбрать шаблон — формат, в котором мы хотим представить наш отчет. В нашем примере мы выбираем заранее созданный шаблон “Дефектный акт”)
Отчет автоматически формируется в формате PDF: все данные, которые были внесены в Задачу, без нашего участия переносятся в дефектный акт. Нам не нужно дублировать информацию, а это снижает затраты времени и нивелирует вероятность совершения ошибки при повторном переносе данных. Это огромная экономия времени!
Все изображения и комментарии фиксируются в протоколе задачи и отображены в отчете. После скачивания отчет легко отправить в PDF- формате ответственному лицу или руководителю.
Такой подход значительно упрощает многие виды работ: строительную экспертизу, авторский надзор, приемки монтажных работ, контроль качества — все, что подразумевает работу в “поле”, на объекте. Потому как достаточно внести в задачах данные прямо на месте в смартфон, загрузить медиафайлы, и нажать одну кнопку, чтобы сформировать отчет. Автоматически вся информация по данной задаче подтягивается в форму отчета, которым можно прямо с телефона поделиться в формате PDF.
Создание отчетов по объекту
Также моментально вы можете подготовить отчет по объекту. Сперва создайте шаблон в пункте меню “Шаблоны”, “Отчет по объекту”. Затем достаточно зайти в любой из созданных шаблонов, заполнить данные и сформировать отчет.
Предусмотрен инструмент, с которым вы можете вносить аннотации в отчете, делать пометки.
Реализована функция цифровой подписи: можно заверить отчет и сразу отправить его в электронном виде заказчику, прямо с мобильного телефона. Цифровой отчет полностью пригоден для пересылки в удобном формате. Цифровая подпись позволяет подписывать документы в режиме реального времени: не нужно ждать, когда менеджер вернутся в офис.
Отчет можно скачать или сразу отправить на печать. После его сохранения внесение правок невозможно.
Созданный отчет сразу же отображается в разделе “Отчеты по проекту”. Вы можете его экспортировать в PDF или Excel. Таким образом, экспорт отчетов о сдаче объекта или приемке работ происходит буквально за один клик!
Работа с формами и списками
Раздел формы и списки позволяют моментально создавать любые документы. Достаточно выбрать мышкой нужное поле, чтобы сформировать форму для заполнения. Например, выберем для дефектной ведомости заголовок, ответственное лицо, получателей, срок.
Как только ведомость будет заполнена, исполнитель сразу же получит уведомление в приложении. Это гарантирует, что ни один дефект не будет “потерян”, все данные зафиксированы, а менеджер сможет контролировать ход устранения недостатка. Так вы сможете легко контролировать каждый этап строительства, моментально выявляя и устраняя дефекты, сэкономив массу времени на переделках!
Использовать формы можно в разных аспектах. Например, вы можете создать акт, заключение по техническому осмотру и другое. Все документы доступны в PDF-формате, их можно экспортировать в несколько кликов. Также приложение работает с документами Excel.
Создавайте списки, по которым будет проводиться проверка: так вы точно ничего не упустите!
Ведите журнал строительных работ, создав один раз структуру вашего журнал: вся команда проекта будет использовать эту форму и вносить данные прямо на объекте со смартфона. Достаточно просто заполнить нужные строчки формы: программа сама скомпонует дальнейшую документацию. Не нужно тратить на ее оформление время в офисе.
Назначив доступ определенным участникам проекта, вы делегируете им заполнение журнала. И вы всегда увидите, кто и когда заполнил журнал учета строительных работ, можете оценить ситуацию по проекту.
А так выглядит создание акта освидетельствования скрытых работ: достаточно один раз настроить форму.
Ведение финансовой документации
В строительном проекте часто происходят изменения, в основном, из-за колебаний стоимости материалов, роста энергоносителей. Это ведёт к постоянным корректировкам проектно-сметной документации. В PlanRadar вы можете параллельно работать с бухгалтерией 1С: благодаря открытому API, ПО интегрируется более чем с 200 приложениями. Это обеспечивает бесшовность внесения данных, снижает риск ошибок, что крайне важно в сметной и финансовой документации.
PlanRadar — это единая платформа, которая объединяет всю команду на платформе. Нет необходимости искать нужный контакт в мессенджерах, вспоминать, кто отвечает за определенный участок. В каждой задаче есть свой чат, где можно обсудить командой конкретную проблему. Вы видите, кто и чем занимается, можете непосредственно написать сотруднику по сути. Не нужно тратить время на описание проблемы, о которой вы ведете речь: это видно в протоколе задачи.
Коммуникация и работа онлайн
В PlanRadar вы получаете обновления по проекту в режиме реального времени. Вы уверены, что работаете с последней версией документа. Все вносимые данные моментально доступны: это дает возможность оперативно взаимодействовать с подрядчиками. Каждый участник увидит все изменения и записи в режиме реального времени и может немедленно приступить к решению вопросов. Это обеспечивает связь стройплощадки с офисом. Даже если сотрудник находится в командировке, он может подключиться к обсуждению, если возникли вопросы.
Назначение ролей
На аккаунт можно бесплатно добавить неограниченное число пользователей: дать им доступ в рамках их компетенций. Вам не нужно дополнительно платить за подрядчиков. Например, вы можете добавить экспертов, которые проводят аудит, комиссию для оценки качества и приемки работ. Согласования в цифровой среде проходят быстрее и прозрачнее. Все это оптимизирует работу — общение становится бесшовное, согласования и утверждения проходят моментально.
Удобная статистика
В разделе статистики оперативно выводятся наглядные графики и диаграммы по проектам: вы легко заметите проблемные участки. Это помогает вести проект эффективнее и придерживаться графиков.
Все вносимые данные автоматически анализируются системой и формируются в графическом виде: вам не нужно ничего высчитывать вручную.
Это дает возможность понимать ситуацию по проекту, выявлять риски, оперативно принимать меры. Любым графиком или диаграммой можно поделиться в пару кликов с членом команды или конкретным лицом. Вы можете создавать диаграмму Ганта, широко используемый инструмент для визуального представления графика строительства.
Протокол действий по задаче в PlanRadar
PlanRadar ведет электронный протокол действий работников: виден каждый шаг по каждой задаче, все прозрачно. И в спорных случаях всегда можно найти “крайнего”: кто и какие действия совершал по проекту, какая документация была заполнена и кем. Это поможет как в случае внутренних конфликтов, так и в качестве доказательств в судебных разборках. Также такой подход делает невозможным подписание документов задним числом или анонимное искажение каких-либо данных, снижает коррупционные риски.
Ведение электронного календаря, не связанного с онлайн обновлениями по проекту, просто бессмысленно. Планируйте проект с легкостью: создавайте списки, задачи в пару кликов, обозначите сроки и ответственных лиц. Вся информация будет обновляться в режиме онлайн, и менеджмент сможет отслеживать на информационной панели актуальные данные по проекту. Вы получите оповещение о приближающихся дедлайнах.
График планирования процессов
Статус завершения задач указывается в процентах: наглядный график избавляет от необходимости постоянно мониторить работы. При необходимости, вы можете экспортировать график в Excel.
PlanRadar поддерживает Open BIM, поэтому дает возможность работать с информационными моделями, при чем загрузить модель можно прямо на смартфон. Это особенно удобно при работе в “поле”. Вы также можете работать с планами: загрузите чертежи в PDF-формате. А благодаря интеграции с другим ПО, IFC -файл можно загружать в другие CAD-программы. Это делает работу специалистов бесшовной.
Работа с цифровыми чертежами и BIM-моделями
Прямо на чертеже или BIM-модели вы можете ставить задачи, вносить правки и аннотации, прикреплять фото к геометке.
Функция сравнения чертежей позволит увидеть разницу версий: все изменения выделены цветом. Это удобно и наглядно: никаких разночтений в команде
Поиск и хранение данных
Вся проектная информация отправляется в архив и надежно хранится в цифровом облаке. Найти информацию можно в пару кликов по ключевым словам и фильтрам. Безопасность данных в PlanRadar соответствует международному стандарту ISO 27001. Информация архивируется и хранится в течение всего жизненного цикла объекта.
Как видите, правильное ПО для управления строительством позволяет полностью отказаться от бумаги, сократить время на заполнении документации, улучшить контроль за процессами. И при подборе цифрового решения речь должна идти не только о хранении документации, но и решения целого комплекса задач, включая наличие цифровой подписи для полноценной работы. И главное — простота интерфейса, ведь неудобное и сложное ПО просто не приживется в офисе.
Как клиенты PlanRadar оптимизировали бизнес-процессы
Компания Sawatzky, лидер рынка управления коммерческой недвижимости до применения приложения, с помощью PlanRadar почти в три раза сократила время на аудиты. До применения цифрового решения процесс был длительный и трудозатратный из-за бумажных форм и долгих согласований с заказчиком. Андрей Синявин, директор консультационного отдела Sawatzky Property Management: «Без применения PlanRadar работа по техаудиту объекта требовала человекодня. Теперь она занимает не больше двух часов, и мы получаем дефектную ведомость по стандартам нашей компании. Это существенно экономит время на административную работу и освобождает больше ресурсов для решения других задач“.
Universum Project, входящей в ТОП -5 компаний России по качеству услуг проджект-менеджмента, удалось сэкономить 8 часов на каждом отчете. Это один рабочий день в неделю! «PlanRadar оказался очень простым в применении приложением: мы все быстро использовать применять его на разных девайсах с разными ОС и оценили, насколько просто составлять отчеты на ходу, проводить фиксацию фактов для оценки объекта», — отмечает Вячеслав Рыжков, управляющий партнер в Universum Project.
Wainbridge, крупный застройщик в России, применил PlanRadar для приемки объекта SOHO+NOHO, который был признан «Лучшим комплексом апартаментов бизнес-класса Москвы».
Один из крупнейших застройщиков в РФ «Сибпромстрой», входящий в ТОП-10 застройщиков России, использовал приложение для повышения контроля качества приемки внутренних отделочных работ на объекте ЖК «Первый Зеленоградский»: оперативно фиксировали дефекты и моментально сообщать о них исполнителям через встроенные каналы коммуникации. В компании подчеркнули простоту использования приложения: “После короткого курса 2–3 часового знакомства с программой и просмотра нескольких видео не возникает никаких сложностей с работой в программе”, – считают в ГК “Сибпромстрой”.
«Мы знакомим новых членов команды или субподрядчиков с инструментом PlanRadar в течение нескольких минут. После краткого объяснения они могут быстро использовать PlanRadar самостоятельно», — отметил Клаус Захерль, старший менеджер объектов в HABAU GROUP, австрийской строительной компании.
С PlanRadar не тратится время на постобработку документации, а оповещения приходят моментально, что дает возможность быстро закрывать вопросы и гарантировать высокое качество исполнения строительных работ.
Узнайте, насколько PlanRadar сократит ваши затраты времени и денег: оцифруйте свой бизнес. Облачное решение ускоряет все процессы: создание документов, согласования, коммуникацию, аналитику — доступ к актуальным данным в режиме реального времени позволяет оперативно принимать решения. Протестируйте приложение бесплатно 30 дней, чтобы перевести документацию в “цифру” и оценить, насколько эффективно может работать ваш бизнес!
