Digital dokumenthantering och automatiserad byggarbetsdokumentation

Föreställ er följande fiktiva scenario: För 11 år sedan avslutades ett murverk och nu finns det sprickor i murverket. Oavsett vem som bär ansvaret, ligger det i alla berörda personers och företags intressen att klargöra vad som orsakat dessa sprickor och vem som ska betala för reparationen av murverket.
I den här artikeln kan ni läsa om hur digital dokumenthantering och automatiserad byggarbetsdokumentation via PlanRadar hjälper er att lösa detta scenario och effektiviserar era arbetsprocesser.


digital-dokumenthantering-med-PlanRadar

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering handlar om att ha kontroll över alla nödvändiga dokument i ett projekt, de ska lagras, märkas, uppdateras och kontrolleras vilket innebär mycket jobb. Dokumenthanteringen är en stor del av ett byggprojekt. Hundratals eller till och med tusentals A4-sidor i form av filer, dokument och mappar måste man ha full koll på och det gäller att ha en dokumenthanteringsplan.

Effektiv dokumenthantering med PlanRadar

Programvaran PlanRadar automatiserar dokumenthantering i projekt och ger byggföretag ett digitalt dokumenthanteringssystem. Grunden för detta är:

  • Omfattande felhantering som sker på byggarbetsplatsen synkroniseras i PlanRadars system för dokumenthantering, via mobila enheter. Byggplatsinformation, foton, anteckningar, röstinspelningar och så vidare, hanteras också i plattformen. Varje defekt skapas i form av ett ”ärende”.
  • Digitala rapportmallar med självuppdaterande informationsfält för effektiv rapportering för alla processer underlättar ert arbete. Använd våra befintliga rapportmallar och minska ert administrativa arbete i bygg- och fastighetsprojekt.

 

Smarta ärende- och filtreringsfunktioner gör det möjligt för experter att fördjupa sig i ämnet i detalj inom några sekunder. Vill ni veta vem som var ansvarig för en specifik uppgift på ett särskilt datum? PlanRadar ger er fullständiga och omfattande konstruktionsdokumentation för byggprojekt som till och med var aktuella för flera år sedan. Med den kostnadsfria testversionen kan ni få en överblick över hela utbudet av funktionerna i PlanRadar och .

Testa PlanRadar dokumenthanteringssystem gratis i 30 dagar

Fördelar med ett dokumenthanteringssystem

Med Planadars system för dokumenthantering registreras defekter via så kallade ärenden. Därefter kan bland annat entreprenören, defektkategori, typ, prioritet och status anges. Datum för slutförande, foto och manuella ritningar kompletterar informationsinnehållet för varje ärende. Varje ändring av ett ärende från entreprenören (eller observatören) bidrar till ärendets informationsinnehåll. På detta sätt hålls en digital dokumenthanteringsplan automatiskt i bakgrunden, som kan nås av alla användare var som helst och närsomhelst.

Fördelen för er:
PlanRadar sparar hela kommunikationshistoriken för ärenden kronologiskt och låter er filtrera ärenden enligt valda kriterier. Den insamlade informationen synkroniseras och hanteras automatiskt på plattformen och är tillgänglig för er på alla enheter (smartphone, surfplatta och stationär dator).

Fiktivt fall ”En spricka i muren” – Utveckling med PlanRadar

I det här scenariot hanterades byggarbetsplatsen via PlanRadars programvara från början. Ett ärende för sprickan i murverket finns redan. Mitt i bilden kan ni se alla detaljer om defekten. För rekonstruktionen av ärendet är den högra kolumnen kanske ännu mer intressant: hela uppgiften och kommunikationshistoriken kan ses här. Ni får en snabb översikt över vem som har utfört vilka uppgifter och när, utan att behöva bearbeta berg av filer och dokument. När klienten har bjudit in er i projektet via e-post, har ni tillgång till all information.

”Spricka i murverket” – Data och fakta (från början till slut)

  • Murverket avslutades i april 2006 av byggföretaget och accepterades av byggaren.
  • Efter att sprickorna dykt upp i murverket öppnades ärendet igen. Klienten instruerade platschefen att granska murverket igen.
  • Platschefen inspekterar sedan murverket och tilldelar ärendet till byggaren, som reparerar skadan.
  • Platschefen accepterar reparationen och tilldelar klienten ärendet igen.
  • Vid denna tidpunkt bjuder klienten in er till projektet, så att ni får tillgång till den fullständiga informationen om vad som händer.

 

När ni har lagts till i ett projekt kan ni exportera all information (statusändringar, datum- och tidsinformation, ändringar till entreprenören och olika bilagor) som en PDF-rapport. Varje ärende har sin egen kommunikationshistorik som kan nås via alla enheter.

Digitala konstruktionsfiler – PDF-export, filterfunktioner och komplexa fakta

När ni har lagts till i ett projekt kan ni exportera all information (statusändringar, datum- och tidsinformation, ändringar till entreprenören och olika bilagor) som en PDF-rapport. Varje ärende har sin egen kommunikationshistorik som kan nås via alla enheter.

Exportera-kompletta-digitala-dokument-som-pdf-med-ett-knapptryck

Mer komplexa byggfel och problem presenteras ofta i relaterade ärenden. För att arbeta effektivt med detta finns också ärendefilterfunktionen, med vilken ni snabbt kan hitta relevanta ärenden enligt vissa kriterier.

Formuleringssökning
Ni kan exempelvis söka ärenden med hjälp av specifika ord och få fram alla ärenden som innehåller det ordet i deras beskrivning. Formuleringen ”spricka” matades in i sökfältet:

Sök-ärenden-med-hjälp-av-formuleringssökning

För komplicerade fall kan ni skapa egna filtreringar. Ni kan ställa in olika attribut som exempelvis prioritet, kategori, titel, status, entreprenör, framsteg, kund, slutdatum och så vidare.
Enligt vårt exempel kan ni exempelvis välja entreprenör och samtidigt filtrera efter önskad kategori, skapande och slutdatum.

Skapa-egna-filtreringar-för-att-lättare-hitta-det-ni-letar-efter

PlanRadars digitala dokumenthanteringsprogram ger effektivare byggprojekt

PlanRadars digitala dokumenthanteringsprogram är ett värdefullt verktyg för entreprenörer och värderare och gör att ni snabbt kan sätta er in i projektet. Den digitala lagringen av defekthistoriken på plattformen gör att ni kan arbeta effektivt och oberoende av människor. Tack vare den plattformsbaserade programvaran får ni alltid den senaste versionen av rapporten samt komplett och avgörande dokumentation med ett knapptryck. PlanRadar ger er platsoberoende tillgång till er digitala dokumentlagring, antingen från kontoret eller på byggarbetsplatsen – även utan internetanslutning.

Om ni har några frågor eller förslag, tveka inte på att kontakta oss !

Testa gratis nu