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Baustellenprotokoll Vorlage für Österreich kostenlos herunterladen

31.01.2024 | 11 min Lesedauer

PlanRadar für Bauunternehmen

4 Praxisbeispiele, wie Sie mit PlanRadar eine hohe Bauqualität und reduzierte Nacharbeit gewährleisten

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Halte Sie im Zuge von Bauprojekten alle besprochenen Punkte und Informationen mit Hilfe einer kostenlosen Baustellenprotokoll Vorlage für Österreich fest. In diesem Beitrag finden Sie ein Downloadformular sowie wichtige Informationen zum Zweck und Inhalt von Baubesprechungen.

Bauprotokoll Vorlage für Österreich kostenlos herunterladen

Inhalt

  • Kostenlose Bauprotokoll Vorlage für Österreich herunterladen
  • Was ist ein Bauprotokoll? 
  • Was ist im Protokoll der Baubesprechung enthalten?
  • Warum das Bauprotokoll ein wichtiges Dokument ist
  • Verantwortlichkeit: Wer schreibt das Baubesprechungsprotokoll? 
  • Sind Protokolle von Baubesprechungen in Österreich gesetzlich vorgeschrieben?
  • Digitale Bauprotokolle schaffen Abhilfe
  • Mit Baubesprechungsprotokoll Vorlage fertige Berichte automatisch erstellen
  • Zeit sparen mit zahlreichen Vorlagen für Bautagebuch, Bauabnahme, Mängelanzeigen, etc.

Kostenlose Baubesprechung Vorlage für Österreich herunterladen

Füllen Sie das untenstehend Formular aus, um die Vorlage für die Baustellenbesprechung als Download anzufordern. Anschließend erhalten Sie einen Link zum Download per E-Mail. E-Mail nicht erhalten? Manchmal kann es einige Minuten dauern, bis Sie den Link erhalten. Vergessen Sie nicht, auch Ihren Spam-Ordner zu überprüfen. 

Die Baustellenprotokoll Vorlage können Sie in Microsoft Word ganz einfach an Ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse anpassen. Nicht nur sparen Sie damit Zeit und Aufwand, sondern Sie gehen damit auch auf Nummer sicher, dass keine wichtigen Inhalte vergessen gehen.

Baubesprechung Vorlage mit PlanRadar nutzen

Optimale Resultate erzielen Sie mit der Bauprotokoll Vorlage, indem Sie diese in Kombination mit der Bausoftware PlanRadar verwenden. Die Verwendung von PlanRadar ermöglicht die digitale Erfassung der Daten mithilfe des Musters. Dadurch stehen die Informationen sofort für weitere Verarbeitungsschritte zur Verfügung und Sie erstellen Bauprotokolle auf Knopfdruck.

Baustellenprotokoll Vorlage für Österreich mit PlanRadar digitalisieren:

  • Schritt 1: Fragen Sie den Download-Link an, indem Sie das Formular ausfüllen.
  • Schritt 2: Öffnen Sie die E-Mail von PlanRadar und klicken Sie auf den Link “Vorlage herunterladen”.
  • Schritt 3: Exportieren Sie die Datei als PDF (.pdf).

    Hinweis: Nutzen Sie einen PDF-Editor wie beispielsweise Acrobat Pro oder PDF-XChange Editor, um Ihre PDF-Datei mit interaktiven Feldern auszustatten. Diese Felder können Textfelder, Dropdown-Menüs, Radio-Buttons und Kontrollkästchen umfassen. Bitte beachten Sie, dass Skripting, Berechnungen oder Bildfelder nicht unterstützt werden.

  • Schritt 4: PDF-Datei mit Formularfeldern in der PlanRadar Plattform hochladen.

 

PlanRadar hilft Ihnen dabei, Prozesse zu digitalisieren und damit zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen zu sparen. Buchen Sie eine unverbindliche Produktpräsentation mit dem Plan Radar-Team, um mehr zu erfahren oder testen Sie die Software direkt hier kostenlos.

Was ist ein Bauprotokoll? 

Um nachvollziehbar zusammenzuarbeiten, Missverständnisse zu vermeiden und sich auf eine in Österreich rechtsgültige Beweisgrundlage stützen zu können, ist eine sorgfältige Protokollierung aller Baubesprechungen absolut unvermeidbar.

Diese Protokollierung findet im sogenannten Bauprotokoll statt. Die darin protokollierten Aufzeichnungen umfassen relevante Gespräche zwischen den Vertragsparteien, allen voran Vereinbarungen, Entscheidungen, Änderungen, technische Details, Statusberichte und weitere vertragsrelevante Informationen.

Bauprotokolle werden in Österreich sowohl bei regelmäßig vereinbarten Baubesprechungen als auch bei außerplanmäßigen Sitzungen erfasst.

Für gewöhnlich bildet das neueste Baubesprechungsprotokoll jeweils die Grundlage für das weitere Vorgehen. Gleichzeitig stellt es sicher, dass alle Vertragsparteien auf dem neuesten Stand sind.

In Österreich ist die Protokollierung von Baubesprechungen oft mit erheblichem Aufwand verbunden. Um diese Herausforderung zu bewältigen, bieten sich Lösungen wie entwickelte Baubesprechungs Vorlagen oder professionelle Software wie PlanRadar an. Letzteres ermöglicht sowohl eine effiziente Protokollierung als auch ein übersichtliches Dokumentenmanagement.

Was ist im Protokoll der Baubesprechung enthalten?

Ein Bauprotokoll enthält alle relevanten Besprechungen rund um ein Bauvorhaben. Dabei gilt: je detaillierter, desto besser. 

Ziel des Baubesprechungsprotokolls ist es, alle besprochenen Punkte objektiv auf Papier zu bringen. Es soll die Meinungen, Ansichten und Einwände aller involvierten Parteien realitätsgetreu dokumentieren und es für die Zukunft und für Nicht-Anwesende nachvollziehbar aufzeichnen.

Der Übersichtlichkeit halber empfiehlt es sich, standardisierte Protokolle zu verwenden, die immer der gleichen Form und demselben Schema folgen. 

Besonders einfach geht das mit einer Baustellenprotokoll Vorlage wie der von PlanRadar. Diese sorgt zum einen für eine einheitliche Protokollierung, als auch als Checkliste, um direkt während der Besprechung noch allfällige offene Punkte zu besprechen, die ansonsten vergessen gehen könnten.

Konkret sollte ein Bauprotokoll die folgenden Inhalte aufweisen:

  • Datum und Ort der Baubesprechung
  • Thema bzw. Grund für die Baubesprechung
  • Rückblick auf die letzte Besprechung
  • Alle anwesenden und abwesenden Parteien
  • Alle relevanten Informationen zum Bauprojekt
  • Weiteres Vorgehen, inklusive nächster Besprechung, Termine, Fristen, etc.

 

Diese Liste ist nicht abschließend und dient nur als Wegweiser. Das Protokoll von Baubesprechungen ist in Österreich kein standardisiertes Dokument. Daher können Bauprotokolle je nach Projekt stark voneinander unterscheiden. 

Umso wichtiger wird es, eine flexibel anpassbare Baubesprechungs Vorlage zur Verfügung zu haben.

Warum das Bauprotokoll ein wichtiges Dokument ist

Bauprotokolle enthalten wichtige Informationen zum Geschehen auf der Baustelle. Im Optimalfall enthält es Angaben zu den durchgeführten Leistungen, Arbeitsschritten oder den beteiligten Personen. Eine möglichst genaue Aufzeichnung dieser Daten ist wichtig, damit Verantwortungen und Zuständigkeiten auch Jahre später noch nachvollzogen werden können. Darüber hinaus schreiben Ämter, Behörden, Zulassungsstellen und mehr den Projektverantwortlichen immer häufiger ein genaues Berichtswesen vor.

LESETIPP: Wie Sie mit der Baumanagement Software PlanRadar Daten in Echtzeit erfassen, teilen und auswerten

Fallbeispiel: Wie es ohne ausführliches Bauprotokoll schnell teuer werden kann

Ein lückenloser Überblick von Abläufen auf der Baustelle stellt besonders im Streit- und Schadensfall einen großen Vorteil für alle Beteiligten dar. Wir wollen das an dem folgenden Beispiel veranschaulichen:

Drei Jahre nach Abnahme eines Bauwerks bemerkt der Bauherr im Objekt feuchte Wände. Dies ist ein häufig auftretender Mangel, der oft dazu führt, dass sich Firmen untereinander in der Schuldzuweisung üben. Um die mangelhafte Behebung eines Schadens belegen zu können, benötigt der Bauherr umfassende Beweise, wie zum Beispiel:

  • Aufzeichnungen, welche Personen und Unternehmen an der Ausführung beteiligt waren
  • Fotos, die den Baufortschritt und einzelne Leistungen darlegen
  • Ein Protokoll über die Kommunikation zwischen den Beteiligten
  • Eventuell ein Mängelprotokoll, das Aufschluss über bereits früher festgestellte Mängel und Schäden gibt

 

Doch der Bauherr hat eine genaue Dokumentation im Protokoll versäumt, weil er durch den Mangel an Zeit und Ressourcen sonst sein Tagesgeschäft vernachlässigt hätte. Das Problem: Eine genaue Rekonstruktion der Vorgänge von vor drei Jahren ist somit schwierig. Doch genau das ist die Voraussetzung für einen Erfolg, falls der Streit vor Gericht geklärt werden muss. Als Ausweg bleiben somit nur noch teure und langwierige Gutachten, die die Kosten explodieren lassen.

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Verantwortlichkeit: Wer soll das Baubesprechungsprotokoll schreiben?

In Österreich ist es üblich, dass das Protokoll einer Baubesprechung direkt von einer vor Ort anwesenden Person geführt wird. Oft ist es jemand aus der Bauleitung oder deren Stellvertretung, auch wenn dies kein Muss ist. Tatsächlich gibt es keine festen Regeln, wer das Protokoll führen soll, solange nichts anderes vereinbart wurde. Es könnte also jede:r sein, die am Meeting teilnimmt.

Da das Protokoll so neutral und objektiv wie möglich sein sollte, empfiehlt es sich, diese Aufgabe einer Person zu übertragen, welche dem Gespräch ohne Eigeninteressen folgen kann. 

Zudem hat es sich bewährt, dass immer dieselbe Person das Protokoll schreibt. Das bringt eine gewisse Beständigkeit und Klarheit in die Protokollierung. So ist stets jeder auf dem neuesten Stand und die Informationen im Protokoll sind zuverlässig genug, dass alle beteiligten Parteien darauf bauen können.

Wer unterschreibt das Bauprotokoll?

Normalerweise tragen alle Teilnehmenden einer Baubesprechung durch ihre Unterschrift im Protokoll zur Bestätigung der Richtigkeit des Dokuments bei. Diese Unterschriften können bei späteren Unklarheiten oder Meinungsverschiedenheiten hilfreich sein, um Vorwürfe oder Missverständnisse auszuräumen. Rechtlich gesehen ist es jedoch nicht zwingend erforderlich, dass alle Beteiligten das Protokoll unterzeichnen. Selbst die Unterschrift der Person, die das Protokoll verfasst hat, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Regel üblich.

In der Praxis bittet die protokollierende Person meist um eine schriftliche Bestätigung von den Teilnehmern mit wichtigen Funktionen. Auch wenn das Ausbleiben einer Reaktion rechtlich als stillschweigende Zustimmung angesehen werden kann, hat eine handschriftliche Unterschrift vor Gericht oft eine stärkere Beweiskraft. Wenn explizit die Richtigkeit des Inhalts bestätigt werden soll, kann das Fehlen einer Unterschrift nach österreichischer Rechtsprechung nicht als stillschweigende Zustimmung gewertet werden. In Österreich ist daher die Praxis der Unterschrift im Baubesprechungsprotokoll ein wichtiger Schritt, um Klarheit und Verbindlichkeit zu schaffen.

Wer kann gegen ein Bauprotokoll in Österreich Einspruch erheben?

Fehler in Baubesprechungsprotokollen kommen vor. Meist sind es Missverständnisse, nichts Absichtliches. In solchen Fällen ist es wichtig zu wissen, wer Einspruch erheben kann: Im Grunde jede:r, die bei der Besprechung dabei war.

Wenn eine Person, die an der Besprechung teilgenommen hat, einen Fehler bemerkt, sollte sie nicht zögern: Der nächste Schritt ist, die Protokollführer:in zu informieren. Eine Korrektur muss angefordert werden.  Ein nicht korrigierter Fehler könnte später als Zustimmung ausgelegt werden. Noch heikler wird es, wenn jemand den Fehler sieht, aber das Protokoll trotzdem unterschreibt. Das kann zu schwerwiegende Missverständnissen nach sich ziehen.

Es kann einige Tage dauern, bis das Protokoll geschrieben ist. Sobald der Inhalt verfügbar ist, ist es wichtig, ihn genau zu prüfen. Findet jemand einen Fehler, muss er schnell handeln. In Österreich ist ein dokumentierter Widerspruch bei Unstimmigkeiten sehr wertvoll, da er bei Behörden oder Versicherungen als zuverlässiges Beweismittel dient.

Sind Protokolle von Baubesprechungen in Österreich gesetzlich vorgeschrieben?

Die Protokollierung von Baubesprechungen fällt weder unter die Dokumentationspflicht der freiwilligen vertraglichen Vereinbarung ÖNORM B 2110 noch unter die Bestimmungen ABGB oder einer der neun Bauordnungen der einzelnen Bundesländer. Konkret bedeutet das, dass eine Protokollierung von Baubesprechungen per se in Österreich gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. 

Es ist jedoch hierzulande eine empfohlene Praxis, Entscheidungen, Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten schriftlich festzuhalten. Wie weit ins Detail das Protokoll geht, ist den Vertragsparteien überlassen. Wie bereits zu Beginn dieses Beitrages erwähnt, empfiehlt sich eine möglichst detaillierte Protokollierung, da dies die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Beweislast erhöht.

Obwohl die Protokollierung nicht geregelt ist, entscheiden sich viele Bauleute in Österreich dazu, die Details zur Bauprotokollierung im Bauvertrag festzuhalten. Damit verpflichten sich alle Vertragsparteien rechtlich dazu, die Protokolle gemäß den vertraglichen Bestimmungen zu führen. 

Da schlussendlich alle ehrlich agierenden Beteiligten von einer sorgfältigen Protokollierung profitieren, stößt eine solche Klausel selten auf Widerstand. 

Konkret profitieren die Vertragsparteien von:

  • Informationsweitergabe
  • Nachvollziehbarkeit
  • Beweislast

Informationsweitergabe

Bauprotokolle werden in erster Linie dazu erstellt, den Inhalt von Gesprächen aufzubewahren und weitergeben zu können. Im Gegensatz zur mündlichen Informationsweitergabe stellt die Protokollführer:in mit dem Protokoll der Baubesprechung sicher, dass alle genau die gleiche Informationsgrundlage haben und diese unverfälscht über Person und Zeit weitergegeben werden können. 

Oft passiert es ganz unbewusst und ohne schlechte Absichten, dass Informationen sich bei der mündlichen Weitergabe verändern. Es kann vorkommen, dass Details missverstanden, nicht klar erzählt oder vergessen werden. Ein schriftliches Protokoll hilft dabei, genau diese Probleme zu vermeiden. Dass Baubesprechungen protokolliert und die Ergebnisse mit anderen Beteiligten und Firmen geteilt werden, ist daher ein alltäglicher Teil der Arbeitsroutine auf Baustellen in Österreich.

Nachvollziehbarkeit

Ein weiterer Grund, der für eine ausführliche Gesprächsprotokollierung spricht, ist die dadurch kreierte Transparenz. Das Protokoll einer Baubesprechung fasst alles, was besprochen wurde, noch einmal zusammen. Es wird in schriftlicher Form allen Beteiligten zur Verfügung gestellt, wodurch alle, die am Bau beteiligt sind, auf dem Laufenden.

Zusätzlich verhindert das Baubesprechungsprotokoll, dass sich Diskussionen im Kreis drehen. Themen, die in vorangegangenen Sitzungen bereits besprochen und abgehakt wurden, können jederzeit im Protokoll nachgeschlagen werden.

Beweislast

Ein weiterer großer Pluspunkt von Protokollen von Baubesprechungen ist, dass sie wie ein Sicherheitsnetz bei Unklarheiten oder Streitfällen wirken. Ein Beispiel sind Meinungsverschiedenheiten oder sogar juristische Auseinandersetzungen – hier leisten die sorgfältig geführten Protokolle unschätzbare Dienste, um das Besprochene zu belegen. 

Im Falle eines Falles sind diese Dokumente dadurch handfeste Beweise dafür, wer was gesagt und welche Verantwortung übernommen hat. Dank der akribischen Aufzeichnung lassen sich langwierige Streitigkeiten und Prozesse oft vermeiden.

Auch wenn es keine gesetzliche Pflicht gibt, Protokolle zu führen, machen sie aus rechtlicher Sicht absolut Sinn. Sie sind nicht nur bei Rechtsstreitigkeiten eine große Hilfe, sondern auch bei Versicherungsangelegenheiten, falls es zu Schäden während oder nach dem Bau kommt.

Digitale Bauprotokolle schaffen Abhilfe

Die digitale Dokumentation von Gesprächen sowie des Baugeschehens mittels Software stellt für Auftragnehmende, Auftraggebende und andere Projektbeteiligte eine zeitsparende und ressourcenschonende Möglichkeit zur Datenerfassung am Bau dar.

Ob digitales Bautagebuch, zur Beweissicherung, Mängelprotokolle, oder für andere Aufgaben: Mit PlanRadar dokumentieren und protokollieren Sie sämtliche Vorgänge bei Bauprojekten einfach und direkt vor Ort mit Ihrem mobilen Endgerät. Die Software sichert alle Daten automatisch und chronologisch in der Cloud – keine Information geht verloren und kann auch Jahre später mit wenigen Klicks gesucht und abgerufen werden.

LESETIPP: Dokumentation und Protokollierung mit PlanRadar im Detail

Mit Baubesprechungsprotokoll Vorlage fertige Berichte automatisch erstellen

Dank des praktischen Vorlageneditors von PlanRadar erstellen Sie eine Baubesprechungsprotokoll Vorlage mit wenigen Klicks. Erstellen Sie die Vorlage von Grund auf neu oder übernehmen Sie fertige Layouts per Drag-and-Drop aus Word- oder Excel-Dokumenten. Definieren Sie Datenfelder für Auftraggeber:innen, Besprechungsteilnehmer:innen, Datum, durchgeführte Arbeiten, besondere Vorkommnisse und mehr. Ist die Bauprotokoll Vorlage fertig, führen Sie alle erfassten Daten in lückenlosen Bauprotokollen zusammen.

Alle mit der Software erfassten Informationen werden automatisch in die entsprechenden Felder der Bauprotokoll Vorlage eingefügt. Damit hat das umständliche Zusammenfassen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, oder der mühsame Übertrag von Daten von Papier in elektronische Form ein Ende.

Die Baubesprechungsprotokoll Vorlage kann für beliebig viele Projekte und Bauvorhaben verwendet werden. Da die angelegten Felder von der PlanRadar-Software automatisch ausgefüllt werden, entfällt auch die wiederholte Dateneingabe von Standardinformationen.

Zeit sparen mit zahlreichen Vorlagen für Bautagebuch, Bauabnahme, Mängelanzeigen, etc.

Das Baustellenprotokoll ist ein unverzichtbarer Bestandteil aller Bauvorhaben in Österreich. Es bietet einen Überblick über wesentliche Ereignisse und Entscheidungen auf der Baustelle. 

Für eine effiziente und korrekte Protokollierung stellt die Baustellenprotokoll Vorlage von PlanRadar eine ideale Lösung dar. Diese Vorlage ermöglicht eine einfache Anpassung an individuelle Bedürfnisse in Microsoft Word. Sie spart Zeit und stellt sicher, dass alle wichtigen Inhalte erfasst werden. 

Für optimale Ergebnisse empfiehlt sich die Kombination der Vorlage mit der Bau- und Immobiliensoftware PlanRadar. Diese ermöglicht die digitale Erfassung und sofortige Weiterverarbeitung der Daten. PlanRadar verfügt nicht nur über eine Vorlage für Baubesprechungsprotokolle, sondern bietet auch Muster für verschiedene weitere Anwendungsfälle im Bau- und Immobilienbereich. In wenigen Klicks generieren Sie zum Beispiel ein vollständiges Mängelprotokoll, dass Sie Ihrem Bauprotokoll, Abnahmeprotokoll oder anderen Berichten hinzufügen können. Somit erhalten Sie eine lückenlose Beweissicherung und können diese selbst nach Jahren problemlos zu Beweiszwecken benutzen.

Mit PlanRadar erstellen Sie in wenigen Sekunden aussagekräftige Statusberichte und können diese in kürzester Zeit verteilen. Dass Sie Arbeitsblätter selbst vorkonfigurieren können, bringt noch weitere Vorteile. Zum Beispiel können Sie zu jedem Projekt eigene kurze Projekt-Einführungsunterlagen (Onboarding) zu den Prozessen und der Handhabung erstellen.

PlanRadar kostenlos testen

Weltweit nutzen über 150.000 Anwender:innen in über 70 Ländern die Software für die Kommunikation und Dokumentation bei Bau- und Immobilienprojekten. 

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