Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Verglichen mit anderen Bereichen besteht bei der Digitalisierung in der Immobilienbranche und der Automatisierung von Prozessen noch viel unerschlossenes Potenzial. 2020 lässt sich jedoch festhalten: Die Verantwortlichen haben die Vorteile zunehmend erkannt. Laut einer Umfrage des FondsForum unter Unternehmen der institutionellen Immobilienwirtschaft stufen rund 90 Prozent der Befragten den Digitalisierungsprozess als wichtig oder sehr wichtig ein. Wir liefern Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um die Digitalisierung im Immo-Bereich und erklären, wie Sie mit PlanRadar die Kommunikation und Dokumentation rund um Immobilienprojekte revolutionieren.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung in der Immobilienbranche?
Der Begriff Digitalisierung beschreibt die Umwandlung von analogen in digitale Daten. Das Sammeln und Verarbeiten von Informationen erfolgen nicht mehr von Hand, sondern (voll-)automatisch. Für Anwender und Anwenderinnen im Immobilienbereich bringt das eine Vielzahl an Chancen mit sich. Denn die Ansprüche von Bewohnern und Nutzern an Immobilien steigen seit Jahren beständig. Das führt zum Beispiel zu einer stärkeren Automatisierung von Gebäuden. Gleichzeitig wird die Situation am Markt (Stichworte: Niedrigzinsniveau, geringe Margen) nicht einfacher. Die Immobilienbranche muss auf diese Entwicklungen reagieren. Durch die Digitalisierung in der Immobilienbranche können Ressourcen besser eingesetzt und Kosten reduziert werden.
Standardisierte Tätigkeiten automatisieren:
Auf Basis digitaler Informationen erfolgen verschiedene Prozesse automatisch oder auf Knopfdruck. Ein Beispiel sind Analysen und statistische Auswertungen von Gebäudeinformationen. Zudem sinkt die Fehleranfälligkeit bei repetitiven Abläufen gegen Null.
Datenfluss beschleunigen:
Elektronische Daten stehen allen Mitarbeitern oder externen Partnern sofort zur Verfügung, da sie nicht umständlich von Papier in andere Formate übertragen, archiviert und weitergeleitet werden müssen.
Hohe Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen:
Digitale Datensätze lassen sich jederzeit und ortsunabhängig abrufen. So lässt sich zum Beispiel die Baugeschichte eines Objekts im Zuge einer Ortsbegehung besser nachvollziehen. Angaben dazu, wer, wann, wo, welche Leistungen erbracht oder Aufträge erteilt hat, erhöhen zudem die Nachvollziehbarkeit.
Zukünftige Entwicklungen besser voraussagen:
Eine ausreichende Datenmenge vorausgesetzt, können auf Grundlage vergangener Ereignisse mit Hilfe Künstlicher Intelligenz in der Immobilienbranche zukünftige Trends, return of investments oder cashflows besser prognostiziert werden.
LESETIPP: Wie Sie mit Immobilienmanagementsoftware Ihr gesamtes Portfolio digitalisieren
Welche Hürden bestehen bei der Digitalisierung in der Immobilienbranche?
Auch wenn die Digitalisierung in der Branche auf immer größere Akzeptanz stößt, gibt es nach wie vor Gründe, die diesem Trend Steine in den Weg legen:
Voraussetzungen müssen passen:
Damit die Digitalisierung von Prozessen Sinn macht, müssen zwei Grundvoraussetzungen erfüllt sein – die Menge der anfallenden Informationen muss groß genug sein, damit sich ein Umstieg lohnt und ihre Komplexität muss in einen Rahmen fallen, der eine problemlose Weiterverarbeitung ermöglicht. Wenn zum Beispiel bestimmte Daten aufgrund datenschutzrechtlicher Fragen (Stichwort: DSGVO in der Bau- und Immobilienbranche) nicht oder nur erschwert erfasst und genutzt werden können, macht es mitunter mehr Sinn, diese Informationen weiterhin analog zu verarbeiten.
Mögliche Ablehnung durch Teile der Belegschaft:
Die Digitalisierung und Automatisierung bringen zwangsläufig eine Veränderung von Abläufen mit sich. Von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens erfordert das Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, Prozesse neu zu gestalten. Insbesondere Angestellte der Generation 50+ können von einem solchen Wandel überfordert sein oder die Digitalisierung als Bedrohung auffassen – interne Maßnahmen wie Schulungen oder der Einsatz einfach verständlicher Lösungen machen den Umstieg leichter.
Ein hohes Maß an Standardisierung ist erforderlich:
Damit Daten gesammelt und verarbeitet werden können, müssen Informationen vereinheitlicht werden. Das bedeutet, dass Daten anhand von Regeln definiert und mittels fixer Prozesse erfasst und verarbeitet werden müssen. Die Implementierung benötigt vor allem zu Beginn dieses Umstellungsprozesses Zeit und verursacht Kosten.
Qualität der Daten:
Ein System zur Informationsverarbeitung kann bestmöglich konfiguriert sein – dieser Nutzen löst sich jedoch in Luft auf, wenn die verwendeten Daten Mängel oder Fehler aufweisen. Eine entsprechende Qualität der Informationen muss entweder von vorne herein sichergestellt oder mittels geeigneter Maßnahmen garantiert werden.
Für eine erfolgreiche Digitalisierung in der Immobilienbranche ist ein stabiles Umfeld wichtig:
Die digitale Erfassung und Verarbeitung von Daten können ihre Stärken nur in einer beständigen Umgebung ausspielen. Kommt es regelmäßig zu Umstellungen bei verwendeten Technologien, oder herrscht innerhalb des Unternehmens viel Fluktuation beim Personal oder der Organisation von Abläufen, kann sich das negativ auswirken. Prozesse zur Informationsverarbeitung sollten sich mittel- bis langfristig kaum verändern.
Sofort und einfach bedienbare Lösung für die Digitalisierung der Immobilienbranche
Dass die Digitalisierung von Prozessen im Zuge von Immobilienprojekten alles andere als kompliziert ist, zeigt die Software PlanRadar. Die Anwendung vereinfacht die Kommunikation sowie Dokumentation und ist dank App für Android, iOS und Windows für alle mobilen Endgeräte verfügbar.
- Die intuitive Benutzeroberfläche orientiert sich an beliebten Anwendungen wie WhatsApp und ist auch für Laien einfach zu bedienen. Bereits nach wenigen Minuten können auf Basis von digitalen Gebäudeplänen eigenen Projekte erstellt
- Wird zum Beispiel im Zuge einer Begehung ein Baumangel oder ein anderer Sachverhalt in einem Objekt festgestellt, können die Daten mit wenigen Fingertipps in Form eines Tickets als Text, Bild, und Tonaufnahme direkt auf dem Gebäudeplan verzeichnet Die so hinterlegten Informationen werden mit den relevanten internen und externen Partnern sofort geteilt.
- So lassen sich Aufgaben einfach zuweisen und die Abstimmung mit anderen Beteiligten erfolgt im Handumdrehen. Die Auftragnehmer sehen nur die für sie bestimmten Daten, können ihrerseits Texteingaben vornehmen oder Bilder hinzufügen und sich sofort an die Durchführung der Arbeiten machen.
- Alle Tickets Informationen lassen sich auf den Gebäudeplänen sofort auffinden. Die darin enthaltenen Informationen sowie die dazugehörige Kommunikation der Projektbeteiligten sind in ihrem zeitlichen Verlauf jederzeit nachvollziehbar.
- Zu jedem Objekt sind auf Grundlage der hinterlegten Daten Auswertungen möglich. Daran lassen sich der Objektstatus und andere Informationen mit einem Blick erkennen. Statistiken ermöglichen zudem eine effiziente Personaleinsatzplanung.
- Alle hinterlegten Daten können auf Wunsch jederzeit als PDF oder Excel-Datei exportiert
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Unternehmen aller Größen aus 43 Ländern setzen PlanRadar für verschiedene Aufgaben wie Mängelmanagement, Due-Dilligence, Aufgabenzuweisung, Reporting, Abnahmen, Bestandsaufnahmen, Beweissicherung, Baudokumentation, oder für Zertifizierungen ein. Nutzer verzeichnen pro Woche eine durchschnittliche Zeitersparnis von 7 Stunden. Wöchentlich werden mit PlanRadar im Schnitt 25.000 Projekte vollzogen.
