Gebäudemanagement Software: So profitieren Sie

Kosten sparen, Wartungsarbeiten planen, die Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitern sowie externen Unternehmen effizienter gestalten – das Facility Management sieht sich täglich mit einer Reihe an Herausforderungen konfrontiert. Mit der Gebäudemanagement Software PlanRadar vereinfachen Sie diese 5 häufig auftretenden Aufgaben und Prozesse und sparen dabei nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven.

Gebäudemanagement Software - Wartungsarbeiten planen

  1. Kosten sparen

Die meisten Gebäudemanager kennen dieses Lied wahrscheinlich zur Genüge: Sie sollen eine wachsende Anzahl an Tätigkeiten mit immer weniger zur Verfügung stehenden Ressourcen durchführen. Dabei ist es nicht unüblich, dass bestehende Mittel nicht nur beschränkt, sondern gekürzt werden. Immer häufiger müssen Facility Manager bei Budget-Sitzungen Lösungsvorschläge machen, wie Kosten in ihrem Verantwortungsbereich noch weiter reduziert werden können.

Ein Ansatzpunkt ist die Arbeitszeit. Mit PlanRadar steht ein Tool zur Verfügung, mit dem sich bei Begehungen und Inspektionen von Liegenschaften viel Zeit und damit Kosten sparen lassen. Ob Reparaturen an der technischen Gebäudeausstattung, Reinigungsarbeiten im Objekt, oder als Vorbereitung für Umbau- und Optimierungsmaßnahmen: Offene Themen und Aufgaben werden bei Begehungen direkt vor Ort mit mobilen Endgeräten als Foto, Text und Sprachmemo erfasst. Alle Informationen zu einem Sachverhalt sind an einem zentralen Ort hinterlegt und können von dort mit wenigen Fingertipps wieder abgerufen werden. Die langwierige Nachbearbeitung von Baumängeln & Co. im Büro wird damit überflüssig.

LESETIPP: Wie Sie mit der Facility Management Software PlanRadar Aufgaben und Teams immer im Blick haben

  1. Lebensdauer von Objekten und Ausstattungen erhöhen

Bauvorhaben sind kapitalintensiv und Bauherren geben beträchtliche Summen aus, um Gebäude so modern wie möglich zu errichten. So wird sichergestellt, dass die Objekte auf dem Markt attraktiv und wettbewerbsfähig bleiben. Mit zunehmendem Alter kommt es jedoch unvermeidlich zu Schäden und Abnutzungserscheinungen am Gebäude sowie der darin befindlichen Ausstattung. Wenn der Boiler oder andere technische Anlagen nicht mehr funktionieren, kann es schnell teuer werden. Für das Facility Management besteht eine wesentliche Aufgabe somit darin, die Lebensdauer von Immobilien sowie deren Einrichtung möglichst weit zu verlängern. Durch die Vermeidung von Schäden und Abnutzungserscheinungen, beziehungsweise einer Minimierung der Zeit zur Behebung von Problemen, lassen sich langfristig große Einsparungen erzielen.

Eine proaktive Wartungsstrategie mit routinemäßigen und vorbeugenden Wartungsplänen trägt viel dazu bei, die Lebensdauer zu verlängern. PlanRadar ermöglicht die effiziente Planung von Wartungsmaßnahmen. Alle Aufgaben und Maßnahmen sind als Tickets auf digitalen Gebäudeplänen oder in praktischer Listenform ersichtlich. Jedes Ticket kann mit Deadlines und aktuellem Auftragsstatus versehen werden. Das erleichtert die Organisation und Steuerung von Arbeitsabläufen in Objekten und stellt sicher, dass die Wartungsmaßnahmen zur optimalen Zeit erfolgen.

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  1. Mit Gebäudemanagement Software effizienter kommunizieren

Facility Manager müssen sich täglich um eine Vielzahl an Dingen kümmern. Sie müssen Mitarbeiter koordinieren, den Status von Arbeiten verfolgen, externe Partner beauftragen, oder Kundenanfragen und E-Mails bearbeiten. Doch im stressigen Arbeitsalltag können wichtige Informationen leicht übersehen werden oder verloren gehen. In Folge verzögert sich die Erledigung von Aufgaben.

Mit PlanRadar erfolgt eine unkomplizierte Delegation und Koordination von Maßnahmen. Die Aufgabenzuteilung und Abstimmung mit dem Personal sowie externen Partnern erfolgt durch das Erstellen von Tickets im Handumdrehen. Die Auftragnehmer sehen nur die für sie relevanten Informationen und können sofort mit der Durchführung der Arbeiten beginnen. Darüber hinaus können Empfänger selbst Kommentare sowie Bilder hinzufügen und den Status von Tickets bearbeiten.

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  1. Mit Gebäudemanagement Software alle Sachverhalte im Objekt lückenlos dokumentieren

Wer hat wann welchen Auftrag erteilt? Wurden alle vereinbarten Leistungen erbracht? An der korrekten Beantwortung dieser Fragen hängen oft hohe Geldbeträge. Im Vorteil ist, wer alle Aufgaben und Arbeiten rund um ein Objekt dokumentiert – gerade dann, wenn Streitfragen vor Gericht geklärt werden. Doch eine Dokumentation lohnt sich nicht nur zur rechtlichen Absicherung, sondern vereinfacht auch das alltägliche Arbeiten. Angenommen, es werden zu den Wartungsarbeiten eines HKLS-Systems keine Aufzeichnungen angefertigt. In Folge besteht Unklarheit, wann das nächste Service geplant werden soll. Das kann wiederum zu einem Ausfall oder zu einem zu früh angesetzten Wartungstermin führen. In beiden Fällen läuft es auf eine Verschwendung von Geld und Zeit hinaus. Dank Gebäudemanagement Software PlanRadar per Smartphone oder Tablet ist eine lückenlose Aufzeichnung aller Vorgänge möglich.

Diese papierlose Dokumentation erfolgt automatisch. Sie hat zudem den Vorteil, dass Daten auch Jahre später noch mit wenigen Klicks oder Fingertipps aufgerufen werden können. Dank praktischer Filterfunktion lassen sich bestimmte Informationen Objektübergreifend abrufen. Alle gespeicherten Daten können jederzeit als PDF oder Excel Datei exportiert werden. Ob für den Kontakt mit Mietern oder Eigentümern – der Nachweis erbrachter oder auch fehlender Leistungen in einem Gebäude gelingt dem Facility Management damit im Handumdrehen.

Gebäudemanagement Software PlanRadar am Tablet

  1. Analysen zu Objekten erstellen

Insbesondere in größeren Liegenschaften ist das Gebäudemanagement meist mit mehreren Aufgaben zur gleichen Zeit konfrontiert. Mit steigender Arbeitslast kann das dazu führen, dass der Überblick verloren geht. Damit die Instandhaltung von Anlagen und andere Prozesse immer im Blick bleiben, sind mit PlanRadar detaillierte Analysen zu jedem Objekt möglich. Statistiken und Auswertungsfunktionen geben Übersicht über den Stand der Dinge.  Auf einen Blick wird der Erledigungsstand aller Aufträge ersichtlich. Wo verläuft alles nach Plan? In welchem Objekt treten Verzögerungen auf? Das ermöglichen eine effiziente Personaleinsatzplanung.

PlanRadar ist als Gebäudemanagement Software in der Praxis bewährt

PlanRadar ist als App für alle mobilen Plattformen auf Android, iOS und Windows erhältlich. Dass das Facility Management durch die Nutzung der Software profitiert, belegen auch Beispiele aus der Praxis. Eines davon ist der weltweit agierende US-Immobiliendienstleister CBRE. Thomas Herr, EMEA Head of Digital Innovation, hält fest: „Bei CBRE sind wir stets auf der Suche nach neuen digitalen Werkzeugen, die unseren Kunden einen Mehrwert liefern und unseren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Mit PlanRadar haben wir ein Produkt, das beide Anforderungen erfüllt.“

Die Vorteile der Software überzeugen Kunden weltweit. PlanRadar wird von über 20.000 NutzerInnen in 43 Ländern für verschiedene Einsatzbereiche verwendet. Darunter als Gebäudemanagement Software, für das Mängelmanagement, Aufgabenzuweisungen, Baudokumentation, Beweissicherung, Due-Diligence, oder Zertifizierungen. Anwender und Anwenderinnen profitieren von einer satten Effizienzsteigerung. Im Durchschnitt verringert sich der wöchentliche Zeitaufwand pro Nutzer um 7 Stunden. Aktuell werden pro Woche weltweit mehr als 25.000 Projekte über die Software abgewickelt.

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