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Aufgaben und Mängel in Hausverwaltung mit Software managen

Als wichtige Interessensvertretung des Eigentümers fungiert die Hausverwaltung als Kommunikationsschnittstelle zwischen Objektbesitzer, Mieter und verschiedenen externen Partnern. Der Instandhaltung und Reinigung von Gebäuden kommt dabei eine große Bedeutung zu. Mit der Software PlanRadar stellt die Hausverwaltung die rechtzeitige Durchführung von Sanierungsarbeiten und Maßnahmen zur Objektpflege sicher.

PlanRadar Software für die Hausverwaltung

Ressourcen und Kosten sparen

Als verlängerter Arm des Eigentümers hat sich das Aufgabenfeld der Hausverwaltung in den letzten Jahren beständig weiterentwickelt. Das Anforderungsprofil fällt dabei je nach Kunden und Immobilien unterschiedlich aus. Was aber für die Branche als Ganzes feststeht: Wie in anderen Bereichen haben auch in der Hausverwaltung in den letzten Jahren Termin- und Kostendruck zugenommen. Teilweise dafür verantwortlich sind die Überalterung der Branche und der Fachkräftemangel – mit dem Effekt, dass die auszuführende Arbeit auf weniger Personal aufgeteilt werden muss. Hinzu kommen wirtschaftliche Aspekte. Die Kosten für die Verwaltung eines Gebäudes sollen so weit wie möglich minimiert werden. Das setzt eine exakte Planung und den effizienten Einsatz vorhandener Ressourcen voraus. Wie die Praxis zeigt, besteht gerade in diesem Bereich noch großes Potenzial für Optimierungen.

LESETIPP: Wie Sie mit der Hausverwaltung Software PlanRadar Ihr Immobilienportfolio verwalten, Betriebskosten optimieren und Facility Teams stärken

Mängel im Objekt und Fehler in der Kommunikation

Viele Hausverwalter dürften diese oder eine ähnliche Schilderung aus ihrem Arbeitsalltag kennen: Der Mieter eines Objekts meldet einen Mangel oder ein anderes Anliegen, worauf sich ein Mitarbeiter auf den Weg zur Immobilie macht, um das Problem zu begutachten. Im Zuge der Begehung werden offene Themen und Arbeiten im Objekt dokumentiert – in vielen Fällen erfolgt dies noch analog, also per Kugelschreiber und Notizblock. Zurück im Büro müssen die Daten elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Sind alle Informationen z.B. in eine Excel-Liste eingetragen, müssen sie noch an einen Mitarbeiter oder externen Auftragnehmer zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden. In manchen Fällen sind zur Klärung von Sachverhalten auch Folgebegehungen im Objekt durchzuführen.

Dabei zeigt sich: Selbst, wenn immer gründlich gearbeitet wird, ist jeder einzelne dieser Schritte anfällig für Fehler oder Missverständnisse. Das gilt insbesondere für die interne und externe Kommunikation. So gehen beispielsweise im Zuge von Personalwechseln Informationen leicht in verschiedenen Posteingängen verloren. Das Resultat: Die Behebung komplexer Mängel kann sich über Wochen oder auch Monate verzögern.

Dank PlanRadar geht das auch anders.

Bodenreinigung durch Hausverwaltung

Mit Software die Hausverwaltung effizienter gestalten

PlanRadar ist eine effiziente Lösung für die Dokumentation und Kommunikation im Bau- und Immobilienbereich. Die Software wird weltweit von Unternehmen unterschiedlicher Größen für eine Vielzahl an Aufgaben verwendet. Dazu zählen unter anderem: Baudokumentation, Facility Management, Schadenmanagement, Aufgabenmanagement, Due Diligence, Bewertungen, oder Übergaben.

Für Hausverwalter ergeben sich durch die zahlreichen Funktionen der Software mehrere Vorteile:

  • Gesteigerte Effizienz im Zuge von Begehungen: Reinigungsarbeiten, Reparaturen, wiederkehrende Wartungen, oder vorbereitende Maßnahmen für Umbautätigkeiten werden direkt vor Ort mit mobilen Endgeräten als Foto, Text und Sprachmemo erfasst.
  • Vereinfachte Delegation von Aufgaben sowie Abstimmung mit Mitarbeitern und externen Partnern: Durch das Erstellen von Tickets werden Auftragnehmer in Echtzeit von neuen oder aktualisierten Aufgaben in Kenntnis gesetzt. Die Auftragnehmer sehen nur die für sie relevanten Informationen, können Kommentare verfassen, den Status bearbeiten oder selbst Bilder hinzufügen.
  • Aktivitäten lassen sich dank der Instandhaltungssoftware besser und einfacher planen: Alle bearbeiteten Sachverhalte sind als Tickets auf digitalen Bauplänen ersichtlich. Das erlaubt maximale Übersicht. Doch oft sind die Liegenschaften, die in den Hausverwaltungen aufliegen, Jahrzehnte alt. Kommen zum Alter auch mehrmalige Eigentümerwechsel hinzu, lässt sich der Verlust von wichtigen Daten nicht ausschließen. Somit stehen Pläne von Gebäuden nicht immer zur Verfügung. Aus diesem Grund können offene Aufgaben und Tätigkeiten mit PlanRadar auch in Listenform gespeichert und dargestellt werden. Das erleichtert den Verantwortlichen die Organisation und Nachverfolgung von Arbeitsabläufen in Liegenschaften.
  • Papierlose Dokumentation: Sämtliche Daten und die Korrespondenzen der beteiligten Personen werden vollständig erfasst und gespeichert. Einzelne Informationen oder Protokolle müssen mit der Instandhaltungssoftware im Zuge von Objektbesichtigungen nicht mehr umständlich organisiert und hinterlegt werden. Das mühsame Zusammensuchen von E-Mail-Korrespondenzen, Fotos, Notizen, etc. wird damit überflüssig.
  • Informationen gezielt suchen und finden: Im Laufe der Zeit gehen Daten in der Informationsflut oft verloren. Die Lösung: Mit der Filterfunktion von PlanRadar lassen sich Tickets objektübergreifend gezielt durchsuchen. Alle Informationen sind so auf einen Klick ersichtlich – auch wenn sie jahrelang zurückliegen.
  • Detaillierte Auswertungen zu jedem Objekt: In welchem Objekt kommt es bei der Instandhaltung zu Verzögerungen? Welche Mitarbeiter verfügen noch über freie Kapazitäten? In welchen Liegenschaften nimmt das Schadenmanagement am meisten Zeit in Anspruch? Diese und andere Fragen lassen sich dank der Statistik- und Auswertungsfunktion der Instandhaltungsmanagement Software besser beantworten. Ein weiterer Vorteil ist in diesem Zusammenhang die vereinfachte Planung des Personaleinsatzes.
  • Protokolle mit wenigen Klicks erstellen: Alle Informationen zu den Arbeiten in einem Objekt, inklusive der chronologischen Auflistung der Kommunikation der Beteiligten, können jederzeit als PDF oder Excel-Datei exportiert Das ermöglicht den vollständigen Nachweis über erbrachte oder fehlende Leistungen beim Kontakt mit Eigentümern, Mietern, oder externen Auftragnehmern.
  • Eigene Layouts verwenden: Das Aussehen sowie der Inhalt von Tickets, Formularen, Checklisten, oder Protokollen können nach Wunsch oder Anforderungen individuell festgelegt Alternativ stehen zur sofortigen Nutzung zahlreiche Vorlagen zur Auswahl.

 

PlanRadar als App am Smartphone in der Hausverwaltung verwenden

Software zur Hausverwaltung auch als App

PlanRadar ist als App auf Android, iOS oder Windows-Geräten vom Smartphone bis zum Tablet erhältlich. Insbesondere, wenn mehrere Mitarbeiter zur selben Zeit an verschiedenen Orten tätig werden, zeigen sich für das Hausmanagement die Vorteile der Instandhaltungssoftware. Sind Liegenschaften über eine Stadt oder Region verteilt, oder handelt es sich um größere Gebäude, wird die Abstimmung mit den anderen Personen zur Herausforderung. Mit der App ausgestattet, können Mitarbeiter und externe Partner bequem vom Büro aus gesteuert und koordiniert werden. Das spart Hausverwaltungen nicht nur Kosten, sondern auch Nerven. Durch die Digitalisierung der beschriebenen Prozesse spart die Hausverwaltung mit der Instandhaltungsmanagement Software PlanRadar Zeit – pro Woche im Durchschnitt 7 Arbeitsstunden.

Das sind Vorteile, die überzeugen: PlanRadar wird weltweit von 20.000 Nutzern in 43 Ländern verwendet. Aktuell werden pro Woche weltweit mehr als 25.000 Projekte über die Software abgewickelt.

Jetzt kostenlos testen