PlanRadar für den öffentlichen Bereich – Flexibilität in starre Prozesse einführen

Verkehrspolizist lenkt den Verkehr und hält das Schild "Slow"

Öffentliche Arbeitgeber werden mit lethargischer Entscheidungsfindung und starren Arbeitsprozessen verbunden. Der Drang privater Bauunternehmen und Architekturbüros mit dem öffentlichen Apparat zusammen zu arbeiten, hält sich somit in Grenzen. Diesem Umstand muss sich im Zeitalter der Digitalisierung keiner mehr ergeben. Unter Einsatz von PlanRadar wandeln Sie starre Arbeitsprozesse in effektive Workflows um. Seien Sie flexibel, wenn Deadlines und Budgets es nicht sein können.

Der negative Ruf öffentlicher Auftraggeber trägt wesentlich dazu bei, dass Unternehmen – in der Voraussicht ohnehin nicht Bestbieter zu werden – überhöhte Angebote legen. Und falls Sie doch den Zuschlag erhalten, soll sich die unwillkommene Zusammenarbeit zumindest monetär auszahlen. Ein Auftrag ist immer noch besser als keiner. Doch nicht nur die Legung schlechter Einheitspreise oder schlampiger Leistungsverzeichnisse macht öffentliche Auftraggeber bei der Angebotsöffnung zu schaffen, sondern auch die oft magere Ausbeute an Angeboten zu Ausschreibungseinladungen.

Öffentliche Bauherren sind sich ihres Rufes generell bewusst. Wie können sie es nicht sein, wenn Negativprojekte wie der Berliner Flughafen oder das AKH in Wien auch heute noch Schlagzeilen machen. Das schreckt nun mal ab. Die Herausforderungen im Zusammenhang mit Beschaffungsvorschriften und Bürokratie dürfen nicht unterschätzt werden. Der Abschluss einer Partnerschaft mit einem öffentlichen Auftraggeber kann ein wahres Minenfeld stressauslösender Szenarien sein.

Mit PlanRadar können öffentliche Auftraggeber nun den ersten Schritt setzen, ihre Arbeitsprozesse zu flexibilisieren, um eventuell ihre Reputation zu verbessern. Wird eine Zusammenarbeit wieder attraktiv, werden auch mehr Angebote gelegt. Mehr Konkurrenz führt wiederum zu wettbewerbsfähigeren Preisen.

Etwas andere Anforderungen

2017 wurden in Deutschland rund 150 Bauaufträge ab einem Bauvolumen von 5 Mio. Euro von den Bundesministerien vergeben. Von Regierungsbehörden wird erwartet, dass sie mit weniger finanziellen Mitteln dasselbe erbringen wie der Privatsektor. Klar gibt es Zuschüsse und Förderungen, doch deren Finanzierung ist an Bedingungen geknüpft. Diese zu erfüllen sind nicht immer förderlich für den Bauablauf. Die strengen Vorgaben staatlicher Apparate zwingen Planer Monate vorauszudenken, um Bauprojekte vorzubereiten.

Eine der größten Herausforderungen für öffentliche Auftraggeber ist die Fähigkeit, Projektinformationen effektiv verfolgen, prüfen und gleichzeitig die vielen Ebenen von Projektbeteiligten und Interessensgruppen auf dem Laufenden halten zu können. PlanRadar bietet eine cloudbasierte Mängel- und Dokumentationsmanagement-Lösung, die auf hochgradig konfigurierbaren Workflowprozessen basiert und es öffentlichen Auftraggebern ermöglicht, ihre einzuhaltenden Genehmigungs-Workflows und Prüfungsanforderungen zu integrieren, um die strengen behördlichen Richtlinien effektiv einzuhalten und gleichzeitig die erforderliche Transparenz von Vorgängen und Informationen zu gewährleisten.

Der staatliche Apparat setzt bereits in anderen Sektoren auf die Vorteile der Digitalisierung, also wieso sollte der Bausektor nachhinken, wenn es bereits Softwarelösungen wie PlanRadar gibt, die sämtliche Probleme bereits adressiert und erfolgreich abwickelt. So auch bei der Modernisierung eines ca. 3,8 km langen Streckenabschnittes der Wiener U-Bahn:

„Mit PlanRadar konnten wir die Baudokumentation sehr viel schneller als bisher abwickeln und somit beim Erstellen der Berichte wesentlich Zeit einsparen. Insbesondere ist der Baufortschritt mit der mobilen App durch einfaches und zielgenaues Verorten der Tickets am Plan jederzeit nachvollziehbar.“STRABAG AG, Dir. IC – Ingenieurbau

Das Baugewerbe ist eine informationsintensive Branche, in der Dokumente wie Zeichnungen, Projektpläne, Änderungsaufträge, Sicherheitsaufzeichnungen und Qualitätsprüfberichte regelmäßig geteilt werden. Die Dynamik von Projekten bringt täglich neue Herausforderungen mit sich. Umso mehr sollten einem die Vorteile der Digitalisierung bewusst werden. PlanRadar bietet eine bessere Zusammenarbeit und Transparenz über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg und verbessert das Bedarfsmanagement, die Ressourcennutzung und die Dokumentation, wodurch die Nachverfolgung und Berichterstellung von Kosten und Ressourcen erleichtert wird.

Risikoabdeckung mit PlanRadar

  • In- und Outsourcing

Ein aktuelles Problem staatlicher Auftraggeber ist die Grundsatzfrage ob Aufträge extern vergeben oder in Eigenregie umgesetzt werden sollen. Regierungsbehörden haben in der Vergangenheit die Auslagerung von Tätigkeiten bevorzugt. Doch auch der jüngste Trend, seine Angestellten mit der Ausführung zu betrauen konnte bisher noch keinen klaren Gewinner definieren. Digitale Lösungen wie PlanRadar machen diese Entscheidung obsolet, da Sie in beiden Varianten Aushilfe schafft. Der Grund: Keine Einschulung erforderlich und beinahe unabhängig vom Fachwissen des Anwenders, solange dieser Daten und Informationen erfassen kann.

  • Preisdruck

Die strikt einzuhaltenden Budgets der Bundesregierung sind für die Auftragnehmer spürbar, da sie zum Preisdumping verleiten. Von Unternehmen, die Verträge mit der Regierung abschließen, wird erwartet, dass sie mit weniger Geld, effizienter arbeiten – bei gleichbleibend höchster Qualität. Ausgenommen von der Schweiz neigen die Regierungen in Österreich und Deutschland nach wie vor dazu, Projekte auf der Grundlage des niedrigsten Preises und des technisch akzeptablen zu vergeben, anstatt sich nach dem besten Preis-Leistung-Verhältnis zu richten. Das machte es für viele Unternehmen schwierig, am Wettbewerb teilzunehmen und dabei konkurrenzfähig zu bleiben.

  • Verordnungen

Die Belastung durch Vorschriften staatlicher Auftraggeber ist ein weiterer Grund, warum Sie sich möglicherweise vor der Unterzeichnung eines Vertrags gefasst machen müssen. Öffentliche Verträge sind stark reguliert, um einheitliche Richtlinien und Praktiken zu gewährleisten. Die typischen Regierungsbestimmungen verlangen jedoch praktisch, fließend im Rechtsjargon zu sein. Das macht die Auslegung von Ausschreibungen und Streitfälle komplizierter als sie sein müssen.

  • Unvorhersehbarkeit

Als ob die vorangegangenen Herausforderungen nicht ausreichen würden, um das kontrahierende Geschäftsumfeld zu verkomplizieren, kann auch die unvorhersehbare Natur der Staatsausgaben Sie nachts wachhalten, wenn Sie sich über dessen Risiken und Unsicherheiten Gedanken machen müssen. Auftragnehmer öffentlicher Aufträge müssen sich in einem äußerst volatilen Umfeld bewegen, da Budgetkürzungen, Neuzuweisungen und Konsolidierungen innerhalb des staatlichen Apparates ohne Vorwarnung stattfinden können. Die Auftragnehmer müssen auch auf Änderungsaufträge und Kündigungen von Verträgen achten, da Regierungen das einseitige Recht behalten, Prioritäten umzuleiten. Beispielsweise kann ein Vertrag gekündigt werden, wenn die Finanzierung eines Programms im Rahmen eines fortlaufenden Beschlusses ausläuft.

Die oben genannten Probleme bergen Risiken für jeden, der sein Geschäft auf Vertragsbeziehungen mit einem öffentlichen Auftraggeber stützt, und sind daher nichts für schwache Mägen.

Der staatliche Apparat goes digital

Die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern erfordert eine schnelle und offene Kommunikation und einen kooperativen Ansatz zwischen mehreren Interessengruppen. Das Baupersonal hat sich traditionell auf papierbasierte Arbeitsmittel verlassen, wenn es um den Informationsaustausch, das Beheben von Problemen auf der Baustelle oder einer schnellen Entscheidungsfindung geht. Wir wissen bereits, dass dieser Ansatz umständlich, fehleranfällig und zeitaufwändig ist. Fördern Sie daher eine Arbeitsumgebung die Engpässe dieser Art, auf der Baustelle, gar nicht erst zulässt, damit Prozesse effizient ablaufen können.

Die ersten staatlichen Bemühungen dazu zeigten sich in Projekten wie der eGK, ELSTER, e-Vergabe, etc. Es wurde aus der Vergangenheit gelernt. Aufwendiges Dokumentenmanagement in Papierform, der eingeschränkte Wissensaustausch innerhalb und zwischen den verschiedenen Branchen, ineffiziente Prozesse und Probleme bei der Verwendung vorhandener Softwaresysteme, können mittlerweile dank der Digitalisierung gelöst werden.

Fazit

Selbst die am besten geplanten Projekte bergen ein gewisses Risiko. Seien es klimabedingte oder politische Ursachen, Dinge passieren. Das Budget könnte gekürzt oder die Finanzierung umgeleitet werden. Sollte es in den schlimmsten Fällen ein Bauvorhaben zum Stillstand bringen, so sollte der öffentliche Auftraggeber seine Prozesse zumindest rückverfolgbar und transparent erfasst haben. Auf diese Weise hält er sich schadlos vor Dingen, die außerhalb seines Einflussbereiches liegen.

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