Fotodokumentation auf der Baustelle: Top 4 Apps im Vergleich

Das Mitverfolgen und Dokumentieren von Arbeitsschritten auf der Baustelle ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Bauvorhabens. Doch während vieles in Worte gefasst werden kann, sagt ein Bild bekanntlich mehr als tausend Worte. Mit Apps für die Fotodokumentation auf der Baustelle wird dieser Prozess erheblich vereinfacht. Sie verbessern nicht nur die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten, sondern bieten auch eine zuverlässige Grundlage für die Beweissicherung von Fortschritten und Herausforderungen auf der Baustelle.

In diesem Artikel vergleichen wir vier führende Apps für die Fotodokumentation auf der Baustelle, um Ihnen die besten Optionen für Ihre Bedürfnisse vorzustellen.

Inhalt

• 4 Apps für die Fotodokumentation auf der Baustelle: PlanRadar, Capmo, BauMaster, 123erfasst
• 6 Punkte für eine einwandfreie Fotodokumentation auf der Baustelle
• So sparen Sie Zeit und verringern Ihren administrativen Aufwand
• Do’s & Dont’s der Rechtssicheren Fotodokumentation
• Digitale Fotodokumentation auf der Baustelle mit PlanRadar vereinfachen

Übersicht: 4 Apps für die Fotodokumentation auf der Baustelle

Bei den vorgestellten Produkten vergleichen wir die folgenden Punkte: Plattformverfügbarkeit, wichtigste Funktionen, Preise und Nutzerbewertungen. Bitte beachten Sie, dass alle Angaben ohne Gewähr erfolgen! Bei weiteren Fragen zu den einzelnen Softwares und Apps wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Hersteller.

1. PlanRadar

PlanRadar ist mehr als nur eine App für die Fotodokumentation am Bau. Die Plattform wird für die Dokumentation, Kommunikation und das Berichtswesen bei Bau- und Immobilienprojekten entwickelt und bietet zahlreiche Funktionen. Dazu zählen ein umfangreicher und leicht bedienbarer Foto-Editor, die Integration von Panoramafotos in 360 Grad, das Verorten von Fotos auf digitalen Plänen und das Erstellen von fertigen Berichten wie Bautagebüchern, Protokollen und Fotodokumentationen auf Knopfdruck. Weltweit zählt PlanRadar über 170.000 Nutzer:innen in mehr als 75 Ländern. Ein wesentlicher Grund ist die große Flexibilität der Plattform. Von Formularen zur Datenerfassung über Statistik-Dashboards bis zu den fertigen Berichten lassen sich verschiedene Funktionen individuell an eigene Wünsche und Anforderungen anpassen. Das Ergebnis: 94 Prozent der Nutzer:innen berichten, dass sie mit PlanRadar weniger Zeit für das Erstellen von Berichten benötigen). 

Verfügbarkeit

💻 Online im Webbrowser

📱 Als App für Android

📱 Als App für iOS

Wichtige Funktionen

• 360° Panoramafoto-Integration
• Aufgabenmanagement
• Bautagebuch
• Berichtsmanagement
• Dokumentenmanagement
• Fotodokumentation
• Mängelmanagement
• Projektmanagement
• Statistiken
• Plattform-Übersicht

Preis

💲 Kostenlose Testversion (30 Tage)

💲 Basic-Lizenz ab 26 Euro / Monat

Bewertungen

⭐⭐⭐⭐⭐ 4.8 im Apple App Store

⭐⭐⭐⭐ 4.2 im Google Play Store

⭐⭐⭐⭐ 4.2 auf Capterra

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Capmo

Capmo ist die App für das Management von Bauprojekten und ermöglicht eine strukturierte Fotodokumentation direkt auf der Baustelle. Alle Bilder sind zentral in einer Fotogalerie abrufbar und lassen sich eindeutig Tickets oder Bautagebucheinträgen zuordnen. Ergänzend ist bei jedem Foto nachvollziehbar, wann es aufgenommen wurde und von wem – für mehr Transparenz bei der Dokumentation von Fakten.

Verfügbarkeit

💻 Online im Webbrowser

📱 Als App für Android

📱 Als App für iOS

Wichtige Funktionen

• Aufgabenmanagement
• Bautagebuch
• Bauzeitenplan
• Fotodokumentation
• Projektmanagement

Preis

💲 Abhängig vom Projektvolumen

Bewertungen

⭐⭐⭐⭐⭐ 4.5 im Apple App Store

⭐⭐⭐⭐ 4.0 im Google Play Store

⭐⭐⭐⭐ 4.4 auf Capterra

BauMaster

Auch BauMaster ist eine App für Bauvorhaben, die Funktionen für die Fotodokumentation bietet. Anwender:innen können Fotos direkt zu Bauprotokollen, Berichten oder Mängelaufnahmen hinzufügen oder sie zentral im Projektordner ablegen. Die Aufnahmen lassen sich entweder sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt im integrierten Editor bearbeiten – etwa durch das Einfügen von Skizzen, Markierungen oder Kommentaren. So wird die visuelle Dokumentation präziser und unterstützt eine klare Kommunikation im Projektverlauf.

Verfügbarkeit

💻 Online im Webbrowser

📱 Als App für Android

📱 Als App für iOS

Wichtige Funktionen

• Aufgabenmanagement
• Bautagebuch
• Bauzeitenplan
• Berichtswesen
• Mängelmanagement
• Projektmanagement

Preis

💲 Ab 79 Euro pro Monat

Bewertungen

⭐⭐⭐⭐ 3.8 im Apple App Store

123erfasst

123erfasst protokolliert automatisch Datum, Uhrzeit und GPS-Koordinaten der aufgenommenen Fotos, wodurch eine lückenlose Nachverfolgung direkt auf der Baustelle möglich ist. Die Bilder lassen sich bearbeiten, markieren und mit zusätzlichen Informationen wie Kommentaren oder Statusangaben versehen, um beispielsweise Änderungen oder Mängel deutlich hervorzuheben. Die Einbindung der Fotos in das digitale Bautagebuch erfolgt mit nur einem Klick, was den Dokumentationsaufwand reduziert. Darüber hinaus bietet die App modular aufgebaute Funktionen für unterschiedliche Anwendungsbereiche wie zum Beispiel Zeiterfassung und Gerätemanagement.

Verfügbarkeit

💻 Online im Webbrowser

📱 Als App für Android

📱 Als App für iOS

Wichtige Funktionen

• Aufgabenmanagement
• Bautagebuch
• Fotodokumentation
• Mängelmanagement
• Projektmanagement

Preis

💲 Kostenlos in der Free Version mit begrenztem Funktionsumfang

💲 Ab 10 Euro / Monat in der Standard Version

Bewertungen

⭐⭐⭐ 3.0 im Apple App Store

⭐⭐⭐ 3.0 im Google Play Store

⭐⭐⭐⭐ 4.0 auf Capterra

6 Punkte für eine einwandfreie Fotodokumentation auf der Baustelle

Uneinheitliche Abläufe bei der Datenerfassung auf der Baustelle führen häufig dazu, dass Mitarbeiter:innen und Subunternehmer:innen viel Zeit mit der Suche nach passenden Fotos, Dokumenten und anderen projektrelevanten Informationen verbringen. Damit die Fotodokumentation zuverlässig und nachvollziehbar erfolgt, sollten klare Richtlinien und Qualitätsanforderungen festgelegt werden – insbesondere hinsichtlich der Art und Weise, wie Fotos aufgenommen und zugeordnet werden. Nur wenn alle Projektbeteiligten dieselben Standards befolgen, lässt sich eine konsistente und aussagekräftige Dokumentation sicherstellen. Die folgenden Tipps helfen dabei, die Fotodokumentation auf der Baustelle erfolgreich umzusetzen:

1️⃣ Regelmäßige Updates: Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Fotos von der Baustelle machen, um den Fortschritt kontinuierlich zu dokumentieren. Dies hilft, Veränderungen im Bauprozess genau nachzuverfolgen und bietet eine klare Chronologie der Arbeiten.

Profi-Tipp: Die 360 Grad Fotodokumentation mit PlanRadar ermöglicht einfache vorher/nachher-Vergleiche Ihrer Bauprojekte.

2️⃣ Klar und deutlich: Stellen Sie sicher, dass jedes Foto weder verschwommen noch unscharf oder verpixelt ist. Damit eine fotografische Abbildung als Nachweis oder Beweismittel gelten kann, muss klar erkennbar sein, um welches Motiv es sich handelt.

3️⃣ Je mehr, desto besser: Je mehr Fotos Sie machen, desto besser ist dies für die Kommunikation innerhalb des Teams und mit externen Projektmitarbeitern. 

4️⃣ Verwenden Sie eine Skalierung: Ob mit einem Maßband, einer Münze oder einem anderen Objekt: Fügen Sie ein Objekt in Ihre Detailaufnahme ein, das den Bildmaßstab anzeigt.

5️⃣ Machen Sie sich Notizen und Anmerkungen: Erfassen Sie auch relevante Informationen wie den genauen Ort, damit Sie das angefertigte Bildmaterial im Zuge der Nachbearbeitung richtig zuordnen können.

Profi-Tipp: Mit Apps für die Fotodokumentation fügen Sie Fotos ganz einfach Notizen hinzu und Details wie Ort, Zeit, etc. werden von der App automatisch erfasst.

So sparen Sie beim Erstellen von Fotodokumentationen Zeit und verringern Ihren administrativen Aufwand

Bauprojekte bringen eine große Menge an Fotos mit sich – zur Dokumentation von Fortschritt, Mängeln und Details. Ohne ein durchdachtes System wird das schnell zur administrativen Herausforderung: Verantwortliche müssen mitunter tausende Bilder durchsuchen, um Sachverhalte nachvollziehbar darzustellen.

Ein unstrukturiertes Fotoarchiv führt zu Zeitverlust, stockenden Prozessen und Frustration im Team. Um dem entgegenzuwirken, braucht es klare Strukturen.

Ordnung schaffen: Strukturierte Ablage statt Bilderchaos

Eine einheitliche Ordnerstruktur und konsistente Dateibenennung sind entscheidend, um den Überblick zu behalten – auch noch Jahre nach Projektabschluss. Fotos sollten logisch benannt und sortiert werden, etwa nach Projekt, Datum oder Bauabschnitt. Das erleichtert die Wiederauffindbarkeit, spart Zeit und ermöglicht eine schnelle Reaktion bei Nachfragen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.

Digitale Fotodokumentation am Bau: Weniger Aufwand, mehr Übersicht

Apps für die Fotodokumentation am Bau bringen die nötige Struktur direkt vor Ort. Fotos lassen sich unmittelbar erfassen, mit Metadaten wie Ort, Zeit und Beschreibung versehen und direkt den richtigen Einträgen oder Aufgaben zuordnen. Dadurch sinkt nicht nur der Verwaltungsaufwand – auch Fehlerquellen bei der manuellen Erfassung werden minimiert.

Do’s & Dont’s der Rechtsicheren Fotodokumentation auf der Baustelle

✅ Best Practices für die Fotodokumentation:

• Leistungen systematisch und mit Zeitstempel dokumentieren
  Erfassen Sie alle ausgeführten Arbeiten mit hochauflösenden, datierten Fotos – idealerweise direkt nach Fertigstellung und mit Standortangabe.

• Auch kleinere Abweichungen und Mängel lückenlos festhalten
  Dokumentieren Sie nicht nur grobe Mängel, sondern auch geringfügige Unregelmäßigkeiten, um bei späteren Streitfragen vollständige Nachweise vorlegen zu können.

• Fotos konsequent mit Kontextdaten verknüpfen
  Ordnen Sie Bilder eindeutig zu – etwa über eine Verknüpfung mit Bautagesberichten, Tickets, Checklisten oder Protokollen.

• Strukturierte, revisionssichere Ablage gewährleisten
  Speichern Sie alle Fotos zentral, logisch gegliedert (nach Projekt, Gewerk, Datum etc.) und manipulationssicher – etwa in einer zertifizierten Cloud-Umgebung.

❌ Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Unkommentierte Bildersammlungen ohne Aussagekraft
  Bilder ohne Kontext oder Beschreibung sind im Streitfall wertlos – sie belegen weder den Zustand noch den Zeitpunkt zuverlässig.

• Lückenhafte oder sporadische Dokumentation
  Unregelmäßige Erfassungen führen zu Beweislücken – eine systematische, fortlaufende Dokumentation ist essenziell.

• Ablage auf lokalen Geräten ohne Backup oder Zugriffskontrolle
  Vermeiden Sie dezentrale Speicherorte wie private Handys oder USB-Sticks – sie sind weder sicher noch dauerhaft zugänglich.

• Fehlende Zuordnung zu Leistungen oder Vorgängen
  Fotos ohne Bezug zu einem konkreten Vorgang (z. B. Bautagebucheintrag, Ticket, Protokoll) lassen sich im Zweifel nicht rechtssicher zuordnen.

Digitale Fotodokumentation auf der Baustelle mit PlanRadar vereinfachen

PlanRadar wird entwickelt, um Ihren Arbeitstag einfacher zu machen.

✅ Flexibel: Sie wollen eigene Formulare für Ihre Fotodokumentation verwenden oder Berichte in einem bestimmten Format? Kein Problem! PlanRadar erlaubt maximale Flexibilität und passt sich an Ihre Arbeitsweisen an.

✅ Bessere Zusammenarbeit: Alle Personen, Fotos, Dokumente, Aufgaben und mehr befinden sich an einem Ort. So arbeiten Sie, Ihr Team und externe Partner:innen strukturiert, nachvollziehbar und immer transparent.

✅ Immer Verfügbar: PlanRadar ist 24/7 von jedem Gerät und Ort aus für Sie und Ihr Team erreichbar. Und wenn es mal kein Internet gibt? Dann arbeiten Sie einfach offline weiter – die App synchronisiert automatisch, wenn wieder eine Verbindung besteht.

✅ Einfach zu nutzen: Dank intuitiver Benutzeroberfläche gelingt der Einstieg sofort. Selbst neue Nutzer:innen erstellen mit PlanRadar innerhalb von Minuten Ihre ersten Fotodokumentationen.

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