Betriebe auf Sparflamme – Gebäudemanagement in Zeiten des Coronavirus

Für zahlreiche Besitzer von Einzelhandelsgeschäften ist die Zeit der Ungewissheit vorerst vorüber. In den letzten Tagen dürfen kleinere Geschäfte in Deutschland und Österreich wieder ihre Pforten öffnen. In der Schweiz soll das ab dem 26.April so sein. Hingegen ist es für Betreiber von Produktionsanlagen, Hotels, Ferienressorts oder Büros nach wie vor ungewiss wann sie wieder auf Vollbetrieb umschalten dürfen.

Leere Hotellobby

Während eifrig an einem Impfstoff geforscht wird, treffen Regierungen weltweit Vorkehrungen, um die Ausbreitung des Virus einzudämmen. Der Flugverkehr ist großteils zum Erliegen gekommen, Reisen werden abgesagt und Menschen unter Quarantäne gestellt. Diese sehr notwendigen Maßnahmen zum Schutz des Lebens fallen sehr zum Nachteil der Weltwirtschaft aus.

Produktionsanlagen und Bürogebäude sind aufgrund des einzuhaltenden Sicherheitsabstandes beinahe leer oder laufen auf Sparflamme. Betreiber von Hotels und Gaststätten leiden ebenfalls am Ausbleiben ihrer Laufkundschaft. Viele Betriebe mussten schließen. Die Umsätze leiden. Die wenigen, die Hotelzimmer als ihr temporäres Home-Office nutzen, reichen nicht aus, um im Vollbetrieb zu bleiben. Viele Immobilienbesitzer und Facility Manager beschäftigen sich daher mit der Frage, welche Möglichkeiten bestehen, um die COVID-19-bedingten Umsatzeinbußen und die trotzdem anstehenden FM-Leistungen in der Waage zu halten.

Sauberkeit, Service, Wartungen

Auf den ersten Blick möge man denken, dass sich der Umfang der benötigen Gebäudemanagement-Leistungen mit der durch die Quarantäne bedingten Reduzierung von Personal und Kundschaft aufheben würde. Allerdings betrifft das überwiegend den Bereich des infrastrukturellen Facility Managements (Reinigungsdienstleistungen, Hausmeisterdienste, Catering, Entsorgung, etc.) und weniger das des technischen Facility Managements – Instandhaltungsarbeiten, Anlagenwartungen, Gerätewartungen, Sanierungsarbeiten, etc. – Diese Aufgaben werden im gleichbleibenden Maße das Budget strapazieren.

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Flexibles Gebäudemanagement mit PlanRadar

Ungeachtet dessen wie lange dies alles dauern könnte, können wir uns einig sein, dass eine proaktive Herangehensweise wie das richtige Einschulen Ihres Personals, uns allen hilft, diese Zeit am effizientesten durchzustehen. Je frühzeitiger Sie – sei es als Immobilienbesitzer oder Gebäudemanager – sich mit Ihren Kollegen abstimmen, desto besser und schneller können Sie im Ernstfall reagieren.

Stellen Sie Ihren Angestellten entsprechende COVID-19-Checklisten zur Verfügung, um ein sicheres Arbeiten zu gewährleisten. Das kann einmalige Aufgaben umfassen, wie Sicherheitsvorkehrungen bei Grundstückseingängen (2m Sicherheitsabstand halten) oder das Abkleben jedes zweiten Sitzplatzes in der Kantine. Zu den täglichen Aufgaben könnten u.a. das zur Verfügung stellen ausreichender persönlicher Schutzausrüstung und Händedesinfektionsmitteln gehören oder das korrekte Reinigen öffentlich zugänglicher Bereiche.

Dazu bedarf es einer Projektkommunikationsplattform, welche Sie mit Ihren Teams gleichermaßen auf Letztstand hält und kostenlos für Ihre Subunternehmer ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit PlanRadar die bevorstehenden Aufgaben effizient bewältigen können:

1.      Technisches Facility Management auch mit geringem Personal

Kommunizieren und teilen Sie Informationen im Handumdrehen

Im Facility Management wird vieles in persönlichen Treffen kommuniziert. Jetzt, wo sich sowohl Wartungstechniker als auch Inspektoren vermehrt aus der Ferne abstimmen müssen, wird es zur Herausforderung, sich gegenseitig auf Letztstand zu halten.

Es müssen sich nicht alle Beteiligten am selben Ort treffen. Lassen Sie die Kollegen vor Ort das Vorher und Nachher mit Fotos dokumentieren, um den Status der Arbeiten zu überprüfen.

Mit PlanRadar erstellen Sie in wenigen Klicks mehrere Aufgaben. Diese sollen nicht nur anstehende Probleme und Fragen für Sie dokumentieren, sondern auch dessen Fortschritt mitverfolgen lassen. Alle Projektinformationen sind sicher und zentral in der Cloud abgespeichert und können von den unterschiedlichen Teams zu jeder Zeit und von überall abgerufen werden.

Anstatt zwischen E-Mails, Telefonanrufen und SMS-Chats zu wechseln, sehen Sie über das Dashboard oder im Menü Benutzermetriken (Abbildung oben), welche Arbeiten wo ausgeführt werden müssen, wie weit diese vorangeschritten oder sie den richtigen Personen zugewiesen sind.

Benutzermetriken Planradar

2.      Vereinfachen Sie die Vor-Ort-Hygiene Vorkehrungen

Auch mit weniger Personen im Gebäude sollte unbedingt auf die korrekte Hygiene geachtet werden. Die Verwendung eigens erstellbarer Protokolle hinsichtlich erhöhter Hygienevorschriften hilft Ihnen die Risiken zu minimieren. Von der Überprüfung ausreichender Desinfektionsmittel, der regelmäßigen Desinfektion von Lichtschaltern und Türgriffen bis hin zur Überwachung ob Personen Handschuhe und Mundschutz tragen. Lassen Sie sich mit PlanRadar eigens erstellbare Hygieneprotokolle für Räumlichkeiten mit erhöhten Anforderungen exportieren. Das machen Sie ganz einfach über die individuell konfigurierbaren Berichtsvorlagen:

Schritt 1: Erstellen Sie ein passendes Formular und nennen sie es z.B.: „Erhöhte Hygienemaßnahmen“ –> Hier die Anleitung!

Ticket layout erstellen mit PlanRadar

Schritt 2: Passen Sie dazu individuell eine Berichtsvorlage an –> So gehts!

Berichtsvorlage erstellen mit PlanRadar

Schritt 3: Erstellte Formulare sofort für Tickets anwenden und Bericht exportieren

PDF exportieren

Filtern Sie nach dem Formular „Erhöhte Hygienemaßnahmen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF exportieren“. In wenigen Sekunden haben Sie ein vorlegbares Protokoll mit den aktuellen Tagesaufzeichnungen generiert.

Hygieneprotokoll mit PlanRadar

LESETIPP: Alle Funktionen von PlanRadar auf einen Blick

3.      Die Räumlichkeiten richtig hinterlassen

Aus der Ungewissheit darüber, was die nächste Zeit bringen wird und vor allem aus versicherungstechnischen Gründen ist es wichtig, dass Sie nicht nur Ihre gesamte Einrichtung inventarisieren, sondern auch den Zustand Ihrer Räumlichkeiten dokumentieren.

Notieren Sie den Status der zu betreuenden Räumlichkeiten gründlich mit Datums- und Zeitstempeln, um sich zu schützen, falls der Fall eintreten sollte, dass Sie Daten für einen Versicherungsanspruch angeben müssen. Mit PlanRadar können Sie und Ihr Team eine kollaborative Checkliste erstellen, um den Prozess zu unterstützen, Fotos zur Überprüfung der Bedingungen aufnehmen und diese direkt im Plan verorten.

So einfach würde der Vorgang mit PlanRadar aussehen.

Sollte es neuerlich zu temporären Schließungen kommen oder wenn in regelmäßigen Abständen verschiedene Personen für die Betreuung von Räumlichkeiten verantwortlich sind, sollten Sie regelmäßig dokumentieren wie diese hinterlassen wurden.

 

Bleiben Sie gewappnet für das, was vielleicht noch auf Sie und Ihre Belegschaft zukommen wird. Mit unserer flexiblen und praxistauglichen App verfügen Sie über ein Tool um Arbeitsprozesse zur Aufrechterhaltung kritischer Dienste zu gewährleisten. In ungewissen Zeiten wie diesen, schaffen Sie sich auf diese Weise die Basis um schnell handeln zu können, sobald sich die Lage wieder normalisiert hat und Sie in kürzester Zeit wieder auf Vollbetrieb umschalten dürfen.

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