Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Beim baubegleitenden Facility Management werden bereits im Planungsprozess die Grundlagen für einen effizienten Gebäudebetrieb gelegt. Mit intelligenter und vorausschauender Planung lassen sich zukünftige Betriebs- und Wartungskosten minimieren, welche rund 70 bis 80 Prozent der Gesamtkosten einer Immobilie ausmachen. Was baubegleitendes Facility Management genau ist, wie es funktioniert und wie Verwaltung und Betrieb Ihrer Liegenschaft konkret davon profitiert, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Was ist baubegleitendes Facility Management?
Das Ziel eines planungs- und baubegleitenden Facility Managements besteht darin, die Kosten der Instandhaltung einer Liegenschaft möglichst gering zu halten. Dazu wird bereits in der Planung auf eine effiziente und robuste Umsetzung des Bauprojekts geachtet. Materialien und Strukturen, welche möglichst wenig störungsanfällig, leicht reparierbar und langlebig sind, reduzieren die laufenden Kosten während der Nutzungsphase. Beispiele, welche im Umfang des baubegleitenden Facility Managements zur Anwendung kommen, sind unter anderem ein resistenter und leicht zu reinigender Bodenbelag, der Einbau flexibler Wandelemente oder der Einsatz von spezieller Software.
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Welche Vorteile bietet baubegleitendes Facility Management?
Während der Planungsphase und unter Umständen auch während der Bauphase ist das baubegleitende Facility Management ein zusätzlicher Kostenpunkt. Diese Kosten sind allerdings eine sinnvolle Investition und werden während der Nutzungsphase in der Regel wieder um ein Vielfaches kompensiert. Während der Planungsphase besteht das größte Optimierungspotential durch den Service des Facility Managers. Mit fortlaufender Planung nimmt die Möglichkeit zur Beeinflussung der Bewirtschaftungskosten konsequent ab. Spätestens mit dem Ende der 3. HOAI Leistungsphase stehen die wesentlichen Parameter fest – zu diesem Zeitpunkt können nur noch Material und gestalterische Details beeinflusst werden.
4 Punkte: So funktioniert die Effizienzsteigerung durch planungs- und baubegleitendes Facility Management
Beim baubegleitenden Facility Management geht es darum, bereits während des Baus aktiv Entscheidungen zu treffen, welche sich positiv auf die späteren Bewirtschaftungskosten auswirken. Wie das genau funktioniert, erläutern die folgenden Punkte:
1. Frühe Einbindung des Facility Managements
Wie der Name “baubegleitendes Facility Management” bereits erahnen lässt, spielt das Facility Management bei diesem Ansatz schon während der Entstehung des Gebäudes eine tragende Rolle. Dies geschieht etwa durch die Integration von FM-Expert:innen in der Planungsphase und der interdisziplinären Zusammenarbeit mit den Architekt:innen und Ingenieur:innen. So lassen sich Herausforderungen und Komplikationen frühzeitig erkennen, sodass noch während der Planungs- oder Bauphase Lösungen gefunden werden können. Anforderungen und Einwänden aus dem Facility Management kommt während der Planung eine höhere Gewichtung zu; Gebäude werden also so geplant und gebaut, dass sie möglichst pflegeleicht sind.
Der entstandene Mehraufwand in der Planungsphase rentiert sich mittel- und langfristig gesehen. Denn ist die Immobilie samt Gebäudetechnik erst mal errichtet, sind die Einflussmöglichkeiten auf zukünftige Kostensenkung gering. Spätere Umbauten und Instandhaltungen sind vergleichsweise unverhältnismäßig teuer. Vergleicht man die Errichtungskosten mit den Nutzungskosten über die gesamte Lebensdauer einer Immobilie so zeigt sich, dass die Nutzungskosten die Errichtungskosten sogar um ein Vielfaches übersteigen können! Maximale Einsparpotentiale lassen sich erst mit der Implementierung der baubegleitenden Facility Verwaltung und Kontrolle realisieren.
2. Kostenverursacher identifizieren
Die jährlichen Ausgaben fürs Facility Management belaufen sich in Deutschland auf rund 80 Milliarden Euro pro Jahr – so viel wie in keinem anderen europäischen Staat. Somit überrascht es nicht, dass Betreiber:innen bzw. Eigentümer:innen von Gebäuden versuchen diese Kosten zu senken, indem sie potenzielle Kostenverursacher in der Nutzungsphase analysieren. Bei der Planung neuer Gebäude dienen diese Daten dazu, Gebäude zu konzipieren, deren Management weniger kostspielig ist. Mittels einer Lebenszykluskostenanalyse lassen sich Kosteneinsparungen berechnen, beispielsweise über die Auswahl langlebiger Materialien.
3. Einsatz digitaler Werkzeuge und Technologien
Mit der Digitalisierung sind auch in der Bau- und Immobilienbranche Daten jederzeit zugänglich. Der Einsatz von Technologien wie BIM und Software für die Dokumentation und Kommunikation bei Bau- und Immobilienprojekten hilft dabei, genaue Daten zu sammeln und diese zum eigenen Vorteil zu nutzen. So unterstützen spezielle Softwares im Zuge des Bauprozesses die Dokumentation und die Verfolgung von Baufortschritten. Diese Daten lassen im zukünftigen Gebäudebetrieb für ein effizienteres FM nutzen. Der Einsatz von IoT und Sensoren unterstützt mit Echtzeit-Daten die Entscheidungsfindung, etwa im Bereich präventive Wartung. So verbessern digitale Lösungen zum einen die Planung an sich und senken zum anderen auch den Wartungsaufwand während der Nutzungsphase.
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4. Implementierung nachhaltiger Lösungen
Wie lassen sich die Kosten in der Nutzungsphase von Gebäude konkret senken? Verschiedene Lösungen bieten mehr Nachhaltigkeit und umfassen die Integration energieeffizienter Systeme und die Verwendung umweltfreundlicher Materialien.
Mögliche Ansätze, die im Zuge der Planung verfolgt werden können, sind zahlreich und umfassen verschiedenste Bereiche des Facility Managements. Hier sind einige Beispiele:
- Die Wahl des richtigen Bodenbelags, der Robustheit mit einer einfachen Reinigung kombiniert.
- Bepflanzung von Grünflächen mit Pflanzen, die wenig Pflege benötigen.
- Einbau flexibler Wandelemente, um Räumlichkeiten nach Bedarf oder sich verändernden Kundenwünschen zu verändern.
- Vermeidung von verwinkelten oder engen Gebäudeteilen, die den Einsatz von Reinigungsgeräten erschweren.
- Zugänge und genügend Platz für Wartungsarbeiten berücksichtigen.
- Berücksichtigung von Aspekten, die das Einsammeln, Befördern und Entsorgen von Abfall unterstützen.
- Unfallvermeidende Aspekte berücksichtigen, wie zum Beispiel Vermeidung von ungünstigen Treppenkonstruktionen.
Welche Ersparnisse sind mit baubegleitendem Facility Management möglich?
Die effektiv eingesparten Kosten sind projektspezifisch und können sich je nach Liegenschaft stark unterscheiden. Auf Sicht des gesamten Lebenszyklus einer Immobilie sind 10 bis 20 Prozent Kosteneinsparung durchaus realistisch. Das Optimierungspotential fällt hauptsächlich auf die Bereiche Reinigung und Reparatur.
Fazit
Das baubegleitende Facility Management gehört zu den verlässlichsten Methoden um Kosten während der Nutzungsphase von Immobilien zu redizieren. Langfristige Überlegungen lohnen sich in den meisten Fällen mehr als die kurzsichtige Jagd nach dem schnellen Profit. Durch den Einsatz von Software wie PlanRadar, legen Immobilienbetreiber bereits in der Planungs- und Bauphase den Grundstein für ein erfolgreiches Facility Management. Mit der Software werden Gebäudedaten bereits während der Planungs- und Bauphase sicher erfasst und lassen sich dann in der Nutzungsphase effizienzsteigernd weiterverwenden. Im Gebäudebetrieb unterstützt die Software Prozesse rund um Wartung und Instandhaltung, indem Fakten einfach erfasst und kommuniziert werden. Das Resultat: Über 90 Prozent aller Anwender:innen sagen, dass Sie mit PlanRadar die Effizienz von Prozessen steigern.
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Titelbild Copyright (C) PLACE Immobilienberatung
