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Technisches Gebäudemanagement 2022: Das müssen Sie wissen

Technisches Gebäudemanagement (TGM) oder auch technisches Facility Management (TFM) ist ein wichtiger Aspekt für den erfolgreichen Betrieb eines Gebäudes. In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen dazu:

  • Was ist technisches Gebäudemanagement und warum ist es für den modernen Gebäudebetrieb wichtig?
  • Was sind seine Aufgaben und Ziele?
  • Was sind die wichtigsten Kennzahlen im TGM?
  • Kostenstruktur des technischen Facilitymanagements
  • Wie Software das technische Gebäudemanagement unterstützt

Technisches Gebäudemanagement 2022 - Die wichtigsten Fragen und Antworten

Was ist technisches Gebäudemanagement?

Das technische Gebäudemanagement kümmert sich um die Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und die Instandhaltung der technischen Anlagen in einem Gebäude. Zu seinen Zielen zählt die Optimierung der Betriebskosten der technischen Ausstattung, um einen wirtschaftlichen Betrieb der Gebäude, Anlagen und der Infrastruktur zu unterstützen.

Warum ist technisches Gebäudemanagement wichtig?

Vom Labor bis zum Einfamilienhaus kommt heute so gut wie kein Gebäude mehr ohne technische Ausstattung aus. Denn technische Anlagen machen den Betrieb von Gebäuden effizienter und angenehmer (Aufzüge und Klimaanlagen sind klassische Beispiele). Oft sind sie aber auch unumgänglich, so wie zum Beispiel die IT-Infrastruktur oder andere Systeme, ohne die ein ordnungsgemäßer Betrieb in Industrie und Gewerbe nicht möglich wäre.

Das technische Gebäudemanagement hat somit einen wesentlichen Anteil daran, dass Gebäude und die darin verbauten Anlagen immer einsatzbereit sind. Und es sorgt dafür, dass dabei alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Welche Pflichten bestehen rund um die technische Ausstattung in Gebäuden?

Laut Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) muss jeder Betreiber eines Gebäudes oder von technischen Anlagen alle notwendigen Schritte umsetzen, um möglichen Schaden von Nutzern und Bewohnern abzuwenden. Entsprechend muss der Betreiber Schutzmaßnahmen und Anweisungen für die Verwendung und Instandsetzung vornehmen. Die Planung und Durchführung dieser Maßnahmen setzt ein kompetentes technisches Gebäudemanagement voraus.

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Welche Aufgaben zählen zum technischen Gebäudemanagement?

Das technische Gebäudemanagement umfasst folgende Aufgaben:

  • Im Allgemeinen die Planung, Umsetzung und Auswertung von Maßnahmen, um den reibungslosen und ordnungsgemäßen Betrieb der technischen Ausstattung in einem Gebäude sicherzustellen.
  • Fachgerechte Errichtung, Wartung, Reparatur und Modernisierung von Anlagen. Wartungs- und Reparaturarbeiten nehmen dabei den größten Anteil ein.
  • Verschiedene Haustechniker- und Hausmeisterleistungen.
  • Durchführung technischer Inspektionen und Prüfungen gemäß verschiedenen Vorschriften und Empfehlungen (z.B. DGVU Information „Wiederkehrende Prüfung elektrischer Anlagen“).
  • Steuerung von Maßnahmen unter Einbezug externer Unternehmen wie Lieferanten und Subunternehmer.
  • Gewährleistungsmanagement – also das Erfassen von Mängeln sowie die anschließende Behebung unter Einbezug von Auftragnehmern.
  • Dokumentation und Berichtswesen damit sich alle Maßnahmen auch zu späteren Zeitpunkten transparent nachvollziehen lassen.

Welche Kennzahlen verwendet das technisches Facility Management?

Das technische Facility Management verwendet verschiedene Kennzahlen, um die Effizienz von Leistungen zu messen. Jedoch müssen je nach Gebäude, technischen Anlagen und beteiligten Unternehmen nicht zwangsläufig alle davon zum Einsatz kommen:

  • Verhältnis zwischen geplanter Wartung und reaktiver Wartung: Geplante oder präventive Wartungsarbeiten werden im Vorweg geplant und durchgeführt, um technischen Gebrechen vorzubeugen. Reaktive Wartung oder Reparaturen erfolgen nach Auftreten eines technischen Gebrechens. Im Idealfall sollten nur 20 bis 30 Prozent der Fälle reaktive Maßnahmen sein, da die mit ihnen verbundenen Kosten viel höher sind.
  • Wartungskosten pro m²: Die Wartungskosten pro Quadratmeter geben den Facility-Managern eine Vorstellung davon, wie viel Budget sie benötigen. Darüber hinaus gibt diese Kennzahl im Laufe der Zeit Aufschluss darüber, ob sich Wartungsprozesse verbessern oder verschlechtern.
  • Reaktions- und Lösungszeiten für Arbeitsaufträge: Die Zeit, die zum Abschließen von Wartungsaufträgen benötigt wird, zeigt die Effizienz von Wartungsplanungen und -abläufen. Wenn die Fertigstellung von Arbeitsaufträgen im Durchschnitt ungewöhnlich lange dauert, kann dies ein Zeichen für schlechte Planung, mangelhafte Kommunikation oder andere Hindernisse sein, die die Fertigstellung verzögern. Letztendlich können langsame Lösungszeiten die Zuverlässigkeit technischer Anlagen im Gebäude beeinträchtigen, da vorbeugende Wartungsaufgaben nicht rechtzeitig abgeschlossen werden.
  • Anzahl der Aufträge im Rückstand: Wie in jedem anderen Bereich gibt es auch im technischen Facility Management bestimmte Aufgaben, die gegenüber anderen auf die lange Bank geschoben werden. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von mangelnden Budgets, über Personalmängel bis hin zu fehlenden Ersatzteilen. Unabhängig davon sollte die Anzahl dieser Rückstände stets auf ein Minimum reduziert werden.

Wie hoch sind die Kosten im technischen Facility Management?

Die durchschnittlichen Kosten für das technische Facility Management belaufen sich auf 25 bis 30 Euro pro m². Grundsätzlich gilt: Je kleiner das Objekt, desto höher sind im Schnitt die Kosten pro Quadratmeter. Ebenso beeinflusst der Gebäudetyp den prozentuellen Anteil des technischen Facility Managements an den Gesamtkosten. In folgenden Sparten nimmt das TFM prozentuell den größten Anteil ein, da diese Objekte oft über eine umfassende und komplexe technische Ausstattung verfügen:

  • Krankenhäuser
  • Labore
  • Industrie
  • Bürogebäude
  • Handel


Mit rund 70 % nehmen die Positionen Inspektion, Wartung und Instandsetzung innerhalb des technischen Facility Managements die größten Kostenanteile ein.

Warum sollte man im technischen Gebäudemanagement Software benutzen?

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an das TGM beständig gewachsen. Eine immer komplexere technische Ausstattung, Kostendruck und Fachkräftemangel setzen die Branche zunehmend unter Druck. Durch den Einsatz von Software steigert das technische Gebäudemanagement die Effizienz von Prozessen.

Mittels Software verwalten Anwender tägliche Aufgaben und Inspektionen, überwachen vorbeugende Wartungsarbeiten und greifen von überall auf alle benötigten Informationen zu. Das sorgt für schnellere Abläufe, Transparenz und weniger Papierkram im Büro.

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