Cyfrowe rozwiązania dotyczące gospodarki magazynowej ułatwiają zarządzanie procesami logistycznymi, podnoszą efektywność pracy oraz polepszają jakość obsługi klienta – tym samym współtworząc sukces nowoczesnych przedsiębiorstw. Za sprawą technologii informatycznych obieg dokumentów we współczesnym centrum logistycznym staje się zautomatyzowany, wymiana informacji zyskuje na płynności, a kontrola dostaw przebiega sprawnie. Wszystko to oznacza mniej błędów lub pomyłek, przyspieszenie i zoptymalizowanie wszelkich procesów, wzrost poziomu bezpieczeństwa pracy, a także zredukowanie kosztów operacji logistycznych i lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej. Mądre projektowanie obiektów logistycznych i zarządzanie magazynami stwarza optymalne warunki do prowadzenia i rozwoju biznesu.

8 aspektów zarządzania gospodarką magazynową

Efektywne zarządzanie magazynem i jego infrastrukturą obejmuje coraz szerszy zakres. Wraz z nowymi usługami i wzrostem zapotrzebowania na budowę różnego rodzaju wyspecjalizowanych centrów logistycznych pojawiają się w nich zaawansowane technologicznie rozwiązania, takie jak zdalnie sterowane wózki widłowe, drony do przeprowadzania inwentaryzacji, roboty zajmujące się kompletowaniem zamówień i wiele innych. Nie oznacza to bynajmniej, że obiekty tego typu funkcjonują w 100% bezobsługowo i nie potrzebują audytów, konserwacji czy napraw. Zarządzanie centrum logistycznym to skomplikowany proces, który uwzględnia kwestie bezpieczeństwa ludzi, towarów i budynków oraz stanowi o sukcesie lub porażce biznesu. Obejmuje on 8 istotnych aspektów:

  1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej oraz książki obiektu budowlanego.
  2. Kontrolowanie realizacji umów z dostarczycielami takich usług jak: utrzymanie techniczne, ochrona, sprzątanie, dostawa mediów, wywóz odpadów komunalnych.
  3. Dbanie o ochronę przeciwpożarową obiektu
  4. Wdrażanie sposobów zabezpieczeń i ochrony, nadzór nad firmą ochroniarską.
  5. Organizację i stały nadzór nad bieżącą konserwacją oraz pracami remontowymi i budowlanymi.
  6. Dokonywanie audytu dokumentacji technicznej nieruchomości.
  7. Zlecanie przeglądów i kontroli technicznych urządzeń zgodnie z wymogami prawa budowlanego.
  8. Przygotowywanie okresowych raportów i generowanie statystyk.

Utrzymanie centrum logistycznego wyzwaniem dla facility managerów

Wszystkie innowacyjne systemy wykorzystywane w zarządzaniu magazynami – IoT, automatyzacja, monitoring czy zabezpieczenia przeciwpożarowe – zwykle wymagają ścisłego zarządzania i regularnych kontroli, aby działały poprawnie i nie niosły za sobą ryzyka awarii. Facility managerzy mają do odegrania istotną rolę w przypadku zarządzania magazynem, bo kompleksowo planują konserwację zapobiegawczą, a w razie ewentualnych usterek reagują najszybciej jak to możliwe, minimalizując straty poniesione w związku ze zniszczeniem lub uszkodzeniem przechowywanych towarów oraz kosztownymi przestojami w funkcjonowaniu centrum logistycznego.

W swojej codziennej pracy natrafiają jednak na wiele trudności. Papierowe wersje dokumentacji budynku są mało poręczne, często nieaktualne lub zdekompletowane, co utrudnia przeprowadzanie audytów, konserwacji zapobiegawczej czy napraw. Pracownicy i podwykonawcy często mają trudności ze znalezieniem dokładnych informacji lub zasobów niezbędnych do wykonania pilnych zadań albo usunięcia awarii. Z pomocą przychodzą im systemy CAFM (ang. Computer-Aided Facility Management) – rozwiązania informatyczne wspierające efektywne zarządzanie gospodarką magazynową.

Jak PlanRadar wspiera zarządzanie centrum logistycznym?

Program do gospodarki magazynowej w rodzaju PlanRadar skupia w jednym miejscu kompletne i aktualne dane dostępne dla uprawnionych użytkowników – w tym podwykonawców zewnętrznych realizujących przykładowo pilne naprawy. Z poziomu urządzenia mobilnego typu smartfon czy tablet, a także z dowolnego miejsca i o każdej porze można uzyskać dostęp do informacji zapisanych w wygodnej cyfrowej wersji i na ich podstawie szybko i łatwo generować raporty lub statystyki. Ale to nie wszystko. PlanRadar to również narzędzie do codziennego zarządzania zadaniami, przeprowadzania audytów, planowania, przypisywania, harmonogramowania i rejestrowania wszelkich konserwacji czy napraw.

Predefiniowane audyty

Inspekcje i audyty stanowią niezbędną składową zarządzania magazynem. Dzięki PlanRadar zajmują mniej czasu i przynoszą lepsze efekty. Wszelkie niezbędne dane są rejestrowane za pomocą gotowych szablonów albo spersonalizowanych formularzy zaprojektowanych w kreatorze. Przeglądy techniczne czy ocenę bezpieczeństwa pożarowego można nie tylko sprawnie dokumentować, lecz także załączać do nich zdjęcia, filmy, komentarze lub notatki głosowe. Z pomocą PlanRadar da się oznaczyć usterki bezpośrednio na cyfrowych wersjach planów, a następnie przypisać związane z nimi zadania do odpowiednich członków zespołu. Efektywnemu zarządzaniu gospodarką magazynową z wykorzystaniem programu sprzyja również sprawna komunikacja pomiędzy członkami zespołu – wykorzystując czat i powiadomienia push, można ustalać priorytety dla zleconych zadań, monitorować tempo pracy i ustalać terminy realizacji. To, co spędza sen z powiek osobom zarządzającym centrum logistycznym – pracochłonne raportowanie – w przypadku korzystania z oprogramowania sprowadza się do użycia jednego przycisku. Oznacza to koniec godzin spędzonych dodatkowo w biurze, by przepisać notatki sporządzone podczas inspekcji. Dane wprowadza się na bieżąco, a potem wystarczy je wyeksportować do pliku PDF lub Excel i rozesłać do zainteresowanych osób.

Konserwacja zapobiegawcza

Regularne dbanie o budynki oraz serwisowanie maszyn i urządzeń jest niezwykle istotne, bo może pomóc zauważyć potencjalne problemy, zanim się pojawią. Co jednak zrobić, by związane z tym zadania zabierały mniej czasu? PlanRadar wspiera planowanie i przeprowadzanie konserwacji zapobiegawczej, delegując potrzeby w czasie rzeczywistym i ustalając harmonogram cyklicznych prac. Cyfrowe plany i listy kontrolne dostępne w aplikacji z powodzeniem da się wykorzystać do organizowania i przeprowadzania prac konserwacyjnych, które zapobiegają kosztownym naprawom, rozległym awariom czy przestojom w funkcjonowaniu magazynu. Oprogramowanie pozwala śledzić na bieżąco realizację zadań związanych z konserwacją, przypominając osobom zajmującym się zarządzaniem magazynem o konieczności dokonania kontroli czy serwisowania. Choć dane przechowywane są w chmurze, ich zbieranie może odbywać się również w trybie offline – bez dostępu do sieci – a później podlegać synchronizacji.

Szybkie naprawy

Nawet najlepsze zarządzanie gospodarką magazynową nie gwarantuje, że od czasu do czasu nie wystąpią jakieś awarie. Wsparcie PlanRadar w takich sytuacjach oznacza błyskawiczne zorganizowanie i realizację naprawy. Dzięki sprawnym narzędziom komunikacji i łatwemu dostępowi do aplikacji na smartfonie lub tablecie usterki mogą być natychmiastowo zgłaszane, wyczerpująco opisane i zobrazowane materiałem multimedialnym, a następnie od razu przekazane do realizacji. Postęp prac jest na bieżąco monitorowany – można mieć wgląd w ich aktualny status i szybko sprawdzić, czym jeszcze należy się zająć. Czas reakcji w takim przypadku ulega zredukowaniu do minimum, co w razie awarii odgrywa kluczową rolę. Udostępnianie danych w ramach jednego systemu eliminuje pomyłki i zakłócenia w komunikacji. Bez trudu można też eksportować pliki ze szczegółowymi statystykami ukończonych i trwających napraw. Wsparcie PlanRadar to po prostu sprawna koordynacja napraw i podniesienie poziomu efektywności zarządzania centrum logistycznym.

Interesuje Cię problematyka związana z zarządzaniem magazynami i wsparciem systemów CAFM? Przetestuj PlanRadar przez 30 dni bez ponoszenia jakichkolwiek opłat i przekonaj się, jak wiele można usprawnić w działaniu centrów logistycznych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące oferowanego przez nas rozwiązania – napisz, a my chętnie udzielimy Ci wszelkich odpowiedzi i wyjaśnień.