Digitale Baudaten gegen Informationsverlust: Praxisguide 2025

TL;DR – Digitale Baudaten gegen Informationsverlust im Bauprojektmanagement nutzen

Informationsverlust zählt zu den größten Produktivitätskillern am Bau – und verursacht jährlich Milliardenkosten. Digitale Baudaten helfen, Projekte effizienter, sicherer und transparenter zu steuern. Wer Daten strukturiert sammelt, zentralisiert und auswertet, verbessert die digitale Projektsteuerung, reduziert Risiken – und legt die Grundlage für effizientere Bauprozesse auf einer zentralen Datenplattform. Dieser Praxisguide zeigt, wie Sie mit der richtigen Software und klaren Prozessen Informationsverlust vermeiden – und digitales Bauprojektmanagement effizient gestalten.

Inhalt

• Warum Informationsverlust im Bau teuer ist – auf einen Blick
• Warum gehen so viele Baudaten verloren – und welche Kosten entstehen dadurch?
• Welche Vorteile bringt datengesteuertes Bauprojektmanagement?
• Welche Daten sind im Bauprojektmanagement relevant?
• How-To: Digitale Baudaten effizient erfassen und nutzen
• Praxisbeispiel mit PlanRadar
• Fragen und Antworten

Warum Informationsverlust im Bau teuer ist – auf einen Blick

🔺 Wissenschaftliche Studien zeigen, dass 90 % der Bauprojekte nicht planmäßig fertig werden – meist wegen fehlender oder verspäteter Informationen.

💸 165 Mio. EUR pro Jahr verliert ein typisches Bauunternehmen (Umsatz: 1 Mrd. EUR) durch fehlerhafte oder unvollständige Daten.

📉 Weltweit entstehen 1,8 Billionen EUR Schaden jährlich durch Informationsverlust in der Bauwirtschaft.

🔐 Nur 37 % der Bauunternehmen haben einen Cybersecurity-Plan – obwohl 38 % bereits Datenlecks erlebt haben.

📂 Hauptursachen: Papierformulare, E-Mails, fehlende Standards, keine zentrale Datenplattform.

👉 Der Schlüssel zur Lösung: Digitale Baudaten – systematisch erfasst, zentral gespeichert und ausgewertet.

Warum gehen so viele Baudaten verloren – und welche Kosten entstehen dadurch?

Informationsverlust entsteht durch Medienbrüche, fehlende Standards und nicht vernetzte Tools. Digitale Baudaten helfen, Projektverzögerungen, Nacharbeiten und hohe Folgekosten zu vermeiden – wenn sie systematisch erfasst und zentral gesteuert werden.

Die Folgen:

1️⃣ Unvollständige Informationen verzögern Entscheidungen

2️⃣ Missverständnisse führen zu Nacharbeiten

3️⃣ Kommunikationsfehler treiben die Kosten hoch

Laut einer Erhebung von Autodesk und FMI sagen 30 % der Bauprofis, dass sie regelmäßig mit unvollständigen oder ungenauen Daten arbeiten. Ohne klaren Datenfluss verlieren Teams Zeit, Geld – und im schlimmsten Fall das Vertrauen der Auftraggeber.

Welche Vorteile bringt datengesteuertes Bauprojektmanagement?

Digitale Baudaten verbessern Bauprojekte durch schnellere Entscheidungen, bessere Qualität, mehr Transparenz und geringere Risiken. Sie ermöglichen die Echtzeitüberwachung, standardisierte Kommunikation und fundierte Analysen.

1. Schnelle Entscheidungen durch Echtzeit-Daten

Digitale Baudaten ermöglichen eine lückenlose Fortschrittskontrolle. So erkennen Projektverantwortliche frühzeitig Abweichungen – und reagieren sofort, bevor Verzögerungen entstehen.

2. Höhere Produktivität durch automatisierte Abläufe

Standardisierte Erfassung, automatische Aufgabenverteilung und strukturierte Daten machen Schluss mit ineffizientem Nacharbeiten. Teams fokussieren sich auf wertschöpfende Tätigkeiten.

3. Bessere Qualität durch systematische Kontrolle

Mängel, Abweichungen oder Versäumnisse werden früh erkannt. Datenbasierte Qualitätssicherung reduziert Nachbesserungen und verbessert die Ausführungsqualität nachhaltig.

4. Klare Kommunikation & weniger Missverständnisse

Alle Beteiligten greifen auf dieselben, aktuellen Informationen zu – zentral gespeichert, mobil abrufbar. Das minimiert Abstimmungsfehler und verbessert die Zusammenarbeit am Bau.

Welche Daten sind im Bauprojektmanagement relevant?

Eine effektive Datenverwaltung im Bauwesen beginnt mit dem Verständnis, welche Informationen in welcher Form erfasst und strukturiert genutzt werden können. Digitale Baudaten fallen in verschiedensten Formen an – von Zeitstempeln über Materiallisten bis hin zu Qualitätsberichten. Die folgende Übersicht zeigt zentrale Datenarten, ihren typischen Inhalt und welchen konkreten Nutzen sie für das Bauprojektmanagement bieten.

How-To: Digitale Baudaten effizient erfassen und nutzen

Digitale Baudaten bringen Struktur in komplexe Bauprojekte – und sind ein zentraler Bestandteil modernen digitalen Bauprojektmanagements.

Mit diesen 7 Schritten gelingt es Ihnen, Informationsverluste zu vermeiden und Ihre Projektsteuerung messbar zu verbessern.

1. Definieren Sie klare Ziele für Ihre Datennutzung

Warum sollte man klare Ziele für die Datennutzung definieren?
Ohne klare Zielsetzung ist nicht erkennbar, welche Daten überhaupt benötigt werden. Erst wenn feststeht, was verbessert werden soll – etwa Zeitmanagement, Qualität oder Sicherheit – lässt sich gezielt und effizient erfassen, auswerten und steuern.

Fragen Sie sich:

✅ Welche Prozesse möchte ich verbessern? (z. B. Zeitplanung, Qualität, Sicherheit)

✅ Welche KPIs will ich messen? (z. B. Mängelquote, Terminabweichung)

🎯 Nur wer Ziele kennt, kann die richtigen Daten erfassen.

2. Wählen Sie die passende Bausoftware und App

Warum ist die Wahl der richtigen Bausoftware entscheidend?
Die Software ist das Fundament der Datennutzung. Sie bestimmt, wie Daten vor Ort erfasst, zentral gespeichert, ausgewertet und weiterverarbeitet werden können – mobil, vernetzt und skalierbar. Die falsche Lösung führt zu Medienbrüchen und Datenverlust.

Achten Sie auf:

✅ Mobile Nutzbarkeit (Smartphone, Tablet)

✅ Offline-Fähigkeit

✅ Funktionen für Datenerfassung, Auswertung & Export

💡 Tipp: Testen Sie Lösungen wie PlanRadar vor dem Rollout.

3. Verknüpfen Sie Daten direkt mit Plänen und BIM-Modellen

Warum sollten Daten mit digitalen Plänen und BIM-Modellen verknüpft werden?
Nur wenn Informationen räumlich und zeitlich verortet sind, entsteht Kontext. Fotos, Notizen oder Aufgaben auf dem Plan zu platzieren, macht Zusammenhänge sichtbar und verhindert, dass wichtige Details übersehen oder falsch interpretiert werden.

Nutzen Sie Funktionen wie:

✅ Verschiedene Arten von Daten (Bild, Video, Ton, Notiz)

✅ Automatische Zeitstempel und GPS-Daten

📍 So bleibt jede Information im räumlichen und zeitlichen Kontext abrufbar.

4. Ermöglichen Sie Echtzeit-Erfassung auf der Baustelle

Warum ist eine mobile Echtzeit-Erfassung auf der Baustelle wichtig?
Wichtige Informationen entstehen nicht im Büro, sondern auf der Baustelle. Werden sie dort direkt digital dokumentiert, geht nichts verloren – und alle Beteiligten erhalten sofort Zugriff. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Reaktionsfähigkeit.

So funktioniert’s:

✅ Statte Sie Teams mit mobilen Endgeräten aus

✅ Schulen Sie die Nutzung der App vor Ort

🚧 Daten sollten dort entstehen, wo sie gebraucht werden: auf der Baustelle.

5. Standardisieren Sie die Dateneingabe

Warum sollte die Eingabe von Baudaten standardisiert werden?
Standardisierte Formulare sorgen für einheitliche, vollständige und vergleichbare Informationen – selbst bei vielen verschiedenen Beteiligten. Pflichtfelder, Auswahllisten und klare Strukturen minimieren Interpretationsspielraum und sichern die Datenqualität.

Vorteile:

✅ Einheitliche Formulare für alle Beteiligten

✅ Pflichtfelder verhindern Lücken

✅ Dropdowns sorgen für strukturierte Einträge

💡 Tipp: PlanRadar bietet konfigurierbare Vorlagen für jeden Use Case.

6. Verknüpfen Sie Daten aus verschiedenen Quellen

Warum ist das Verknüpfen von Datenquellen so wichtig?
In komplexen Projekten entstehen Daten in verschiedenen Systemen. Werden sie nicht zusammengeführt, bleiben Potenziale ungenutzt – oder Informationen widersprechen sich. Einheitliche Datenflüsse ermöglichen aussagekräftige Analysen und fundierte Entscheidungen.

Nutzen Sie:

✅ Schnittstellen (API), Exporte, Importe

✅ Zentrale Tools zur Zusammenführung und Datenverwaltung im Bauwesen (z. B. Power BI, Excel, Looker Studio)

Wichtig:

✅ Einheitliche Strukturen

✅ Klare Benennungslogik

✅ Regelmäßige Qualitätssicherung

🔄 So vermeiden Sie Dubletten, Inkonsistenzen – und Analysefehler.

7. Werten Sie die Daten gezielt aus

Warum ist die Auswertung so wichtig?
Nur wer aus den Daten die richtigen Schlüsse zieht, kann Arbeitsabläufe optimieren, Fehler vermeiden und Budgets präzise steuern.

Beispielhafte Analysen:

✅ Projektstatus nach Gewerk, Zone oder Phase

✅ Offene Punkte nach Verantwortlichem

✅ KPI-Tracking (z. B. Zeit, Qualität, Budget)

💡 Tipp: Nutzen Sie integrierte Dashboards – oder verbinden Sie Ihre Daten mit Business-Intelligence-Tools.

Datengesteuertes Bauprojektmanagement in der Praxis

Wie die gezielte Nutzung von Baudaten die Effizienz steigert, zeigt das Beispiel der S+B Gruppe, die beim Bau von Österreichs höchstem Wohnturm die Bauaufsicht innehatte.

So verbesserte die Plattform PlanRadar die Ausführungsqualität und sorgte für erhebliche Zeiteinsparungen (8 Stunden pro Woche und Person). Von zentraler Bedeutung dafür war die digitale Dokumentation und Echtzeitverfolgung von Problemen, sowie die verbesserte Kommunikation mit ausführenden Unternehmen, die wichtige Aspekte des datengesteuerten Baumanagements sind.

In diesem Detailgrad und den hohen Qualitätsanforderungen, könnte das Projekt ohne PlanRadar nicht umgesetzt werden. PlanRadar trägt unweigerlich dazu bei, dass die Ausführungsqualität steigt.

Wolfdieter Jarisch, Vorstand und Gesellschafter

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Fragen und Antworten

Warum ist ein zentraler Datenzugriff für alle Projektbeteiligten so wichtig?

Ein zentraler Zugriff sorgt dafür, dass alle Beteiligten – vom Bauleiter bis zum Subunternehmer – mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten. Das verhindert Missverständnisse, reduziert Abstimmungsaufwand und erhöht die Umsetzungsgeschwindigkeit vor Ort.

Welche Rolle spielt Datenqualität im Bauprojektmanagement?

Ohne strukturierte Datenverwaltung im Bauwesen sinkt die Aussagekraft jeder Analyse – mit direkten Folgen für Planung und Umsetzung. Eine hohe Datenqualität – also Vollständigkeit, Aktualität und Struktur – ist die Grundlage für zuverlässige Auswertungen, belastbare Reports und rechtssichere Dokumentation.

Wie kann man Informationsverluste bei Projektwechseln oder Mitarbeiterfluktuation vermeiden?

Wenn Mitarbeitende das Projekt oder das Unternehmen verlassen, gehen oft Wissen und Zusammenhänge verloren. Mit einer zentralen, strukturierten und revisionssicheren Datenerfassung bleibt dieses Wissen dokumentiert und nachvollziehbar – unabhängig von einzelnen Personen.

Welche rechtlichen Vorteile bietet eine digitale Dokumentation?

Digitale Baudaten ermöglichen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit – z. B. bei Gewährleistungsfällen, Mängelrügen oder Sicherheitsprüfungen. Das reduziert rechtliche Risiken und stärkt die Beweissicherheit im Streitfall.

Wie lässt sich der ROI von digitalem Datenmanagement messen?

Der Return on Investment zeigt sich in:

⭐ weniger Nacharbeit und Mängeln

⭐ kürzeren Durchlaufzeiten

⭐ besserer Planerfüllung

⭐ sinkendem Koordinationsaufwand

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