Verträge, Pläne, Mängelberichte, Abnahmen: Die Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil jedes Bauprojekts. Doch vielerorts werden Bauakten noch immer in Papierform geführt – verteilt auf Aktenordner, E-Mail-Postfächer oder lokale Laufwerke. Das macht die Nachverfolgung früherer Vorgänge aufwendig und fehleranfällig. Spätestens wenn Jahre nach Projektabschluss etwa ein Riss im Mauerwerk festgestellt wird, stellt sich die Frage: Wer dokumentierte was – und wann?
Die Lösung: eine digitale Bauakte Software, mit der Sie alle Projektdaten zentral, strukturiert und jederzeit abrufbar verwalten. Statt Zettelchaos und unvollständiger Kommunikation bietet eine digitale Bauakte mit Software wie PlanRadar eine rechtssichere, effiziente und transparente Dokumentation über alle Projektphasen hinweg – mobil auf der Baustelle ebenso wie im Büro.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was eine digitale Bauakte ausmacht,
- welche Vorteile eine digitale Bauakte Software im Vergleich zur analogen Variante bietet,
- und wie Sie mit PlanRadar rechtssicher und zeitsparend dokumentieren.
Was ist eine digitale Bauakte?
Die digitale Bauakte ist das zentrale Informationsdokument für jedes Bauprojekt – nur eben nicht mehr in Papierform, sondern vollständig digital verwaltet. Sie enthält alle projektbezogenen Unterlagen wie Genehmigungen, Baupläne, Gutachten, Verträge, Mängelprotokolle und Berichte. Statt in verschiedenen Ordnern abgelegt, werden diese Dokumente in einer Softwarelösung zentral erfasst, versioniert und sicher archiviert.
Mit einer digitalen Bauakte Software wie PlanRadar behalten Projektverantwortliche jederzeit den Überblick – egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Datenbasis, der Zugriff erfolgt rollenbasiert, und relevante Informationen sind mit wenigen Klicks verfügbar.
Typische Inhalte einer digitalen Bauakte:
- Bauanträge und -genehmigungen
- Verträge, Schriftverkehr und Abnahmen
- Pläne, Grundrisse, Statiken, Gutachten
- Protokolle, Mängelberichte, Fotos
- Bautagebuch und Nachweise für Behörden
- Dokumentation von Änderungen und Nachträgen
Die digitale Bauakte ersetzt damit nicht nur den klassischen Bauordner – sie bietet auch Funktionen, die im analogen System schlicht nicht möglich sind: automatische Protokollerstellung, lückenlose Nachverfolgung von Aufgaben, mobile Datenerfassung und PDF-Export auf Knopfdruck.
Analoge vs. digitale Bauakte – der Vergleich
Warum lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Bauakte Software? Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen analoger und digitaler Dokumentation im Bauwesen:
| Aspekt | Analoge Bauakte | Digitale Bauakte |
| Zugänglichkeit | Nur im Büro, oft ortsgebunden | Jederzeit und überall, auch mobil |
| Dokumentation | Medienbrüche, händische Ablage | Digitale Erfassung direkt vor Ort |
| Suche & Filter | Manuelles Durchblättern | Intelligente Filter- und Suchfunktionen |
| Aktualität der Daten | Risiko veralteter oder fehlender Unterlagen | Echtzeit-Synchronisierung für alle Beteiligten |
| Zusammenarbeit | Keine einheitliche Datenbasis | Zentrale Plattform mit rollenbasiertem Zugriff |
| Sicherheit & Archivierung | Brand-, Verlust- und Zugriffrisiko | Gesichert, versioniert, DSGVO-konform |
| Rechtssicherheit | Nachweise manchmal schwer auffindbar | Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge |
| Export & Berichte | Manuell, fehleranfällig | Automatisierter und individualisierbare PDF-/Excel-/Word-Export |
| Bearbeitungsaufwand | Hoher Zeit- und Personalaufwand | Massive Zeitersparnis durch Automatisierung |
Digitale Bauakte Software PlanRadar: Funktionen & Vorteile
Die digitale Bauakte Software PlanRadar bietet weit mehr als eine einfache Dokumentenablage. Die Plattform für die Dokumentation, Kommunikation und das Berichtswesen vernetzt Projektbeteiligte, reduziert manuellen Aufwand und stellt sicher, dass alle Informationen vollständig, korrekt und jederzeit abrufbar sind. Ob auf der Baustelle oder im Büro – mit PlanRadar steuern Sie Ihre Bauprojekte effizient und rechtssicher.
🔧 Kernfunktionen im Überblick
1️⃣ Mobile Datenerfassung: Fotos (in 360-Grad), Videos, Sprachnachrichten, Notizen und mehr direkt vor Ort erfassen und automatisch mit dem Projekt verknüpfen.
2️⃣ Digitale Tickets: Mängel, Aufgaben oder Beobachtungen werden als Tickets mit Plan-Position, Kategorie, Verantwortlichen und Fristen dokumentiert.
3️⃣ Zugriffskontrolle: Jeder Projektbeteiligte sieht nur die für ihn relevanten Inhalte – für Datenschutz und Übersicht.
4️⃣ PDF-, Word- & Excel-Export: Berichte lassen sich individuell anpassen und mit einem Klick erstellen, formatieren und versenden – ideal für Abnahmen, Nachweise oder Übergaben.
5️⃣ Filter- & Suchfunktionen: Schneller Zugriff auf alle Informationen über Metadaten, Kategorien oder Freitextsuche.
6️⃣ Automatisierte Dokumentation: Änderungen, Kommentare und Zuständigkeiten werden automatisch protokolliert – lückenlos und nachvollziehbar.
PlanRadar bringt uns eine große Arbeitserleichterung durch Zeitersparnis in der Dokumentation, schnelleren und gezielteren Kommunikation sowie der Abbildung von Schnittstellen mit den ausführenden Gewerken
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5 Praxisszenarien: Digitale Bauakte Software im Einsatz
Die Vorteile einer digitalen Bauakte sind in der Theorie klar – doch wie sieht das im Projektalltag konkret aus? Die folgenden Beispiele zeigen, wie eine digitale Bauakte Software in unterschiedlichen Situationen echten Mehrwert schafft: von der Mängelverfolgung bis zur Übergabe an das Facility Management.
📁 1. Nachtragsverhandlung bei Mehrleistungen
Ein Auftragnehmer fordert einen Nachtrag wegen unvorhergesehener Arbeiten. Ohne digitale Bauakte fehlen Belege – mit PlanRadar lässt sich anhand von Tickets, Plänen und Tagesberichten klar nachvollziehen, wann und warum die Zusatzleistung beauftragt wurde.
➡ Vorteil: Beweissicherheit und bessere Verhandlungsposition
📷 2. Mängelmanagement bei Großprojekten
Auf einer Baustelle mit mehreren Gewerken treten immer wieder Mängel auf. Über die digitale Bauakte werden alle Mängel mit Fotos, Kommentaren, Fristen und Zuständigkeiten dokumentiert. Bauleitung und Subunternehmer arbeiten synchronisiert – auch mobil.
➡ Vorteil: Effiziente Koordination und lückenlose Nachverfolgung
🏗️ 3. Übergabe an Facility Management
Nach Projektabschluss soll das Gebäude an das FM-Team übergeben werden. Statt Ordner mit Papierdokumenten erhält die Facility-Abteilung Zugriff auf die digitale Bauakte – mit allen Revisionsplänen, technischen Unterlagen, Abnahmen und Nachweisen.
➡ Vorteil: Nahtloser Wissenstransfer und einfaches Facility Onboarding
📆 4. Behördenprüfung oder Audit
Ein öffentlicher Auftraggeber prüft stichprobenartig Bauprojekte im Rahmen eines Audits. Über die digitale Bauakte werden sofort alle geforderten Nachweise, Pläne, Freigaben oder Mängelberichte exportiert – vollständig und geordnet.
➡ Vorteil: Schnelle Reaktionsfähigkeit und rechtliche Absicherung
👷 5. Personalwechsel in der Bauleitung
Der bisherige Bauleiter fällt unerwartet aus. Ein neuer Kollege übernimmt die Baustelle. Statt Einarbeitung mit Zetteln und Rückfragen kann er die komplette Projekthistorie in der digitalen Bauakte nachvollziehen – samt aller offenen Tickets, Kommunikationsverläufe und Zuständigkeiten.
➡ Vorteil: Kontinuität im Projekt ohne Informationsverlust
Fazit: Mit digitaler Bauakte Software von PlanRadar sind Sie auf der sicheren Seite
Die Anforderungen an Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit im Bauwesen steigen – nicht nur in komplexen Großprojekten, sondern auch bei kleineren Bauvorhaben. Wer weiterhin mit analogen Ordnern, handschriftlichen Notizen und unstrukturierten Ablagen arbeitet, riskiert Zeitverlust, Missverständnisse und im Ernstfall sogar rechtliche Nachteile.
Mit der digitalen Bauakte Software von PlanRadar machen Sie Schluss mit Medienbrüchen und Papierchaos. PlanRadar wurde entwickelt, um Ihren Arbeitstag einfacher zu machen.
✅ Flexibel: PlanRadar passt sich an Ihre Arbeitsweisen, Workflows und Bedürfnisse an. Von den Formularen zur Datenerfassung über Statistik-Dashboards bis zu den fertigen Berichten – Sie legen Inhalt und Aussehen frei fest.
✅ Immer verfügbar: PlanRadar ist 24/7 von überall aus verfügbar und kann auch genutzt werden, wenn Sie offline sind.
✅ Eine Plattform für alle: Aufgaben, Pläne, Personen und mehr – alle relevanten Daten und Informationen befinden sich auf an einem Ort, so dass alle jederzeit auf dem gleichen Stand sind.
✅ Einfach zu nutzen: Neue Nutzer:innen steigen innerhalb weniger Minuten ein.
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