Darauf warteten Unternehmen schon (zu) lange! Die Novellierung der DIN ISO 9001:2015 erleichterte die Implementierung eines internen Qualitätsmanagementsystems enorm. Zwar stiegen mit der Normänderung die Anforderungen an Unternehmer, gleichzeitig fällt die Starrheit der ISO 9001:2008, die bei vielen Unternehmen den Nutzen der freiwilligen Zertifizierung in Frage stellte.

Lesen Sie in diesem Beitrag:

  • über die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements,
  • was ISO 9001:2015 bedeutet,
  • wie Bauunternehmen von einem ISO 9001-konformen QM-System profitieren,
  • warum die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems enorm erleichtert wird,
  • was die Vorteile der Implementierung von Software Produkten sind und
  • wie Sie mit PlanRadar beim Qualitätsmanagement an Zeit sparen.

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Was ist Qualitätsmanagement am Bau nach ISO 9001:2015?

Qualitätsmanagement beinhaltet alles, was Sie unternehmen, um zu gewährleisten, dass Sie die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens gemäß den Spezifikationen und zu angemessenen Kosten herstellen und liefern. Das Qualitätsmanagement stellt sicher, dass die Waren oder Dienstleistungen eines Unternehmens konsistent qualitativ hochwertig sind.

Gemäß der neuen ISO 9001:2015 Norm gibt es sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements:

Kundenorientierung
Die Erfüllung der Kundenbedürfnisse ist das zentrale Ziel des Qualitätsmanagements, denn langfristiger Erfolg ist nur dann gewährt, wenn die Ansprüche des Kunden verstanden und erfüllt werden. Die wandelnden Ansprüche des Kunden müssen intern kommuniziert werden, um die Kundenzufriedenheit und folglich die Kundenbindung zu maximieren.

Daher sollte man ein direktes Feedback System für Kunden einrichten, um die Reaktionszeit auf Probleme zu verkürzen, die Kundenzufriedenheit zu überwachen und Probleme proaktiv anzugehen. Außerdem sollten Unternehmen die Kundenbeziehungen aktiv pflegen, um langfristig erfolgreich zu sein.

Führung
Die Führungskräfte eines Unternehmens fungieren als Vorbilder für den Rest des Personals und müssen sicherstellen, dass die Unternehmenspolitik auch im Alltag praktiziert wird. Hierzu ist es unerlässlich, dass alle Angestellten mit der Qualitätsphilosophie der Firma engstens vertraut sind. Die Führung ist nicht nur für die Implementation, sondern auch für die Aufrechterhaltung und Pflege des Qualitätsmanagementsystems verantwortlich.

In der Praxis sollten Führungskräfte die Mission, Vision, Strategie, Richtlinien und Prozesse des Unternehmens in der gesamten Organisation klar kommunizieren. Sie sollten auch die Bemühungen der Mitarbeiter um die Qualität der Organisation anerkennen und belohnen.

Engagement von Personen
Die Beschäftigung engagierter und qualifizierter Mitarbeiter ist für die Qualitätssicherung eines Unternehmens nicht wegzudenken. Ganz egal, wie groß Ihr Betrieb ist. Jedes Unternehmen ist ein Team, dass alle Mitglieder mit einbeziehen muss, um in jedem Bereich des Unternehmens Qualität und Wert zu schaffen.

Darüber hinaus werden durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in das Gesamtbild deren Verständnis und Fähigkeiten verbessert. Mit mehr Wissen und Kommunikation sind die Mitarbeiter besser in der Lage, wertsteigernde Entscheidungen zu treffen.

Prozessorientierter Ansatz
Ein modernes QM-System umfasst diverse Prozesse, die miteinander verbunden sind, um konsistente und vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen. Wenn alle Beteiligten ein umfassendes Verständnis davon haben, wie das QMS zu kontinuierlich hochwertigen Ergebnissen führt, können sie sich effektiver auf Verbesserungsmöglichkeiten konzentrieren, die funktionsübergreifende Leistung optimieren und ihren Partnern das Vertrauen vermitteln, dass sie gleichbleibende Qualität liefern werden.

Verbesserung
Risikobasiertes Denken und Qualitätsmanagement sind keine einmaligen Ereignisse. Erfolgreiche Unternehmen konzentrieren sich auf die kontinuierliche Verbesserung, um die Innovationskraft zu steigern und die Fähigkeit zu verbessern, interne und externe Chancen zu antizipieren und darauf zu reagieren. Nur Unternehmen, die sich fortlaufend verbessern, können ihre Wettbewerbsfähigkeit und ihr Leistungspotenzial steigern.

Faktengestützte Entscheidungsfindung
Jede Beschlussfassung ist mit einem gewissen Maß an Ungewissheit verbunden. Wenn Sie Ihre Lösungsansätze jedoch auf die Analyse und Bewertung von Daten stützen, können Sie das Risiko am besten minimieren.

Eine auf Fakten basierende Entscheidungsfindung hilft dabei, die betriebliche Rentabilität zu maximieren, die Prozessleistung effektiv zu beurteilen und ein tieferes Verständnis für mögliche unbeabsichtigte Folgen zu erlangen.

In der Praxis sollten Unternehmen diesbezüglich Ansätze zur Analyse und Bewertung der Datenqualität modernisieren und eine zentrale Stelle für alle Daten schaffen, um der objektiven Wahrheit ein Stück näherzukommen. Es gibt hierfür keine feste Vorlage, die auf alle Unternehmen und Branchen anwendbar ist, da bei der Entscheidungsfindung immer ein individualisierter Ausgleich zwischen Evidenz, bisheriger Erfahrungen und Intuition notwendig ist.

Beziehungsmanagement
Das QM erstreckt sich nicht nur auf die innerbetrieblichen Abläufe, sondern auch auf die Art und Weise, wie Sie die Geschäftsbeziehungen zu externen Partnern wie Subunternehmen oder Lieferanten gestalten. Ein effektiver Umgang mit Partnerbeziehungen erhöht Ihre Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Kunden, fördert eine effiziente Lieferkette und verbessert die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens insgesamt. Eine gründliche Erfassung aller relevanten Beziehungen zu Lieferanten, Partnern, Kunden und Investoren und die Priorisierung des Beziehungsmanagements dieser Parteien macht sich oft schnell bezahlt.

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Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

Die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems (kurz: QMS) ist ein wertvolles Mittel auf dem Weg zur ISO 9001:2015 Zertifizierung. Ein ISO-konformes QMS kann für ein Unternehmen äußerst wertvoll sein, um das Vertrauen von Industriepartnern, Lieferanten und Kunden zu gewinnen.

Ein QMS ist eine Sammlung von organisatorischen Vorgehensweisen und Richtlinien, die zur Optimierung der Gesamtqualität von Unternehmensprozessen eingeführt wurden.

Die Qualität eines Unternehmens ergibt sich aus dem Zusammenspiel von innerbetrieblichen Prozessen, der Qualität der verwendeten Materialien sowie der Unternehmensmoral. Alles zusammen kann sich auf die Richtlinien und Normen des Unternehmens auswirken. Aus diesem Grund implementieren viele Unternehmen ein vorgefertigtes QMS. Darüber hinaus verwenden einige von ihnen sogar Software, wie PlanRadar, die die Umsetzung eines QMS erleichtert.

Wie sieht Qualitätsmanagement im Bauwesen aus?

Die ordnungsgemäße Abwicklung eines Bauprojekts bedarf angemessener Qualitätsmanagementkontrollen. So werden Fehler und Nacharbeiten vermieden, die Lieferfristen eingehalten, die Kosten gesenkt und die Geschäftsbeziehungen verbessert.

Ein wichtiges Dokument bei der Umsetzung von QM im Bauwesen ist der Qualitätsmanagementplan. Dieser wird in der Regel vom Auftragnehmer verfasst und legt diverse Praktiken, Grundsätze und Prozesse fest, die der Auftragnehmer Folge leisten wird. So kann sichergestellt werden, dass die Qualitätsanforderungen des Bauvorhabens erfüllt oder sogar übertroffen werden.

Zwei wichtige Bestandteile des QM-Plans sind die Qualitätssicherung und die Qualitätskontrolle. Beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Die Qualitätssicherung ist die Festlegung des Auftragnehmers, wie die Qualität des Projekts während der Bauphase gehandhabt werden soll. Alle besonderen Qualitätsansprüche des Projekts müssen in einem projektspezifischen Begleitdokument festgelegt werden. Darin wird festgelegt, wer für die Verwirklichung der Qualitätsstandards verantwortlich ist und wie diese erreicht werden sollen. Es legt einen Rahmen mit bestimmten Verfahren und Praktiken fest, um zu gewährleisten, dass das fertige Produkt die projektspezifischen Qualitätsvorgaben erfüllt.

Die Qualitätskontrolle ist ein Prozess, mit dem der Auftragnehmer sicherstellt, dass die geforderte Qualität des Projekts erreicht wird. Dieser Vorgang definiert die Überprüfungsanforderungen, den Zeitplan für die Überprüfungen, den schriftlichen Bericht und die Personen, die diese erhalten und überprüfen sollen, sowie für den Fall, dass Korrekturen erforderlich sind, wer und wie diese vorgenommen werden.

  • Auf organisatorischer Ebene

Die organisatorische Qualitätskontrolle ergibt sich aus den Einflussfaktoren, über die man auf organisatorischer Ebene verfügt. Man muss die systematische Einführung von Systemen und Instrumenten überwachen, die auf alle Projekte und Teams angewandt werden können, und man muss für eine angemessene Ressourcenausstattung sorgen und die Mitarbeiter entsprechend schulen und verwalten, um sicherzustellen, dass die Projekte und Maßnahmen über das nötige Fachpersonal und andere Mittel verfügen, um die Arbeit im Rahmen der festgelegten Qualitätsstandards zu erledigen.

  • Auf Projektebene

Das Qualitätsmanagement auf Projektebene wird in der Regel von einer Kombination aus Mitarbeiter:innen der Managementebene, Projektmanager:innen und Mitarbeiter:innen, die aktiv am Projekt mitwirken, durchgeführt. Auf dieser Ebene werden Maßnahmen und Instrumente zur Qualitätssicherung eingeführt, um sicherzustellen, dass Informationen und Erkenntnisse auf Projektebene ordnungsgemäß erfasst, organisiert und nachverfolgt werden.

  • Auf Teamebene

Auf dieser Ebene befassen sich die Teams und Unternehmen mit der tatsächlichen Arbeitsleistung und damit, wie Menschen, Geräte und Hilfsmittel genutzt werden, um sicherzustellen, dass die durchgeführten Arbeiten im Rahmen der zulässigen Grenzwerte ausgeführt werden.

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Bauleiter bedient PlanRadar auf Tablet und sitzt am Tisch mit Plan||Riss an einer Außenfassade

Qualitätsmanagementsystem Bauwesen – Vorteile und Nutzen

Das dokumentierte Verfahren, (Prozessbeschreibung und -verwaltung des Bauvorgangs) ermöglicht Ihnen eine konstante Überprüfung des Soll-Ist-Vergleichs der Bauausführung und dient damit der Qualitätssicherung. Die wesentlichen Vorteile eines unternehmensinternen Qualitätsmanagements sind:

  1. Beschleunigte und weniger fehleranfällige interne Übergaben

Ein Personalwechsel in der Bauleitung ist während des Bauprozesses kein seltener Fall. Vollständige Baudokumentationen beugen im hektischen Alltag die Fehlerquote durch Informationsverluste vor und erhöhten Qualität und Transparenz in der Bauausführung, womit sich nicht nur Ihre Zufriedenheit erhöht, sondern auch die Ihrer Kunden.

  1. Beweissicherung vor, während und nach der Gewährleistungsfrist

Bei Schadensansprüchen entscheidet die bessere Beweisgrundlage über Haftung und Forderungsansprüche. Bei Organisationsverschulden können Ansprüche sogar über die Gewährleistungszeit hinaus geltend gemacht werden. Mit PlanRadar beginnen Sie die Beweissicherung bereits während des Planmanagements und können selbst nach Jahren alle Beweise zu Ihren Dienstleistungen mit nur einem Knopfdruck wiederfinden.

  1. Reduzierung des Gutachterhonorars

Vollständig dokumentierte Unterlagen erleichtern Gutachtern den Einstieg in eine bestimmte Problematik. Das ermöglicht eine schnellere Erfüllung der Auftragnehmerpflichten nach BGB und VOB und senkt gleichzeitig die Gutachterkosten. Ein Plus für das Total Quality Management!

  1. Systematisches Lernen aus Fehlern

Eine stetige Leistungsverbesserung erfolgt durch Forschung und Fehleranalysen. Protokollierte Unterlagen über den Bauprozess geben Ihnen einen Referenzwert, an dem Sie den Soll-Ist Zustand der Bauausführung vergleichen können.

Vorteile für Auftraggeber

Einer der wichtigsten Faktoren für die Einführung von QMS ist die Ausrichtung auf die Steigerung der Kundenzufriedenheit, indem deren Bedürfnisse und Ziele ermittelt werden. Die ISO 9001 Zertifizierung bietet potenziellen Auftraggebern die Gewissheit, dass Sie ein zuverlässiges, qualitativ hochwertiges Bauunternehmen sind. Auf Kundenrückmeldungen kann dank des QMS schnell und effizient reagiert werden. Oft ist auch eine präventive Planung Teil des QMS. Hierbei werden Probleme angegangen, bevor sie eine Chance haben sich zu entwickeln und das Bauvorhaben zu stören oder zu verzögern und so Ihren Kunden und Kundinnen Probleme zu bereiten.

Vorteile für die Mitarbeiter:innen

Das QMS fördert eine Kultur der kontinuierlichen Qualitätssteigerung und kann dazu beitragen, die Arbeitsmoral zu verbessern, indem es den Beschäftigten das Gefühl gibt, dass sie aktiv an der Entwicklung, Umsetzung und Optimierung der Bauprozesse, die sie täglich durchführen, beteiligt und dafür verantwortlich sind.

Schulung, Einarbeitung und Bildungsressourcen sind dank verbesserter Planung und organisatorischer Strukturierung besser verfügbar. Wie bereits erwähnt, erleichtert eine ISO 9001 Zertifizierung nicht nur die Kundenakquise, sondern auch die Kundenbindung. Diese festen Geschäftsbeziehungen schaffen mehr Sicherheit für Arbeitsplätze.

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Was ist ISO 9001?

ISO 9001 wurde erstmals 1987 von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) veröffentlicht, einer internationalen Organisation, die sich aus den nationalen Normungsgremien von mehr als 160 Ländern zusammensetzt.

Die Norm legt die Voraussetzungen für ein QMS fest. Organisationen nutzen diese Norm, um nachzuweisen, dass sie in der Lage sind, Produkte und Dienstleistungen zu liefern, die den Anforderungen der Kundschaft und der Behörden entsprechen. Sie ist die am weitesten verbreitete Norm der ISO 9000-Reihe und die einzige Norm dieser Reihe, nach der sich Organisationen zertifizieren lassen können.

Die aktuelle Fassung von ISO 9001 wurde im September 2015 veröffentlicht und heißt 9001:2015. Sie löste den Vorgänger von 2008 ab.

Jedes Unternehmen kann von dieser Norm profitieren und Millionen von Betriebe unterschiedlicher Branchen sind bereits DIN 9001 zertifiziert. In der Regel handelt es sich hierbei um mittlere oder große Unternehmen, da der Aufwand für Kleinunternehmer oft zu groß ist.

DIN ISO 9001:2015 konformes Mängelmanagement im Bauwesen per App

Mit der Revision der ISO 9001 wurde unter anderem die Dokumentations-Starrheit entschärft, die vielen Bauunternehmen wertvolle Zeit gekostet hat. Die Normänderung entbehrt bis dato erforderliche Maßnahmen wie das realitätsfremde Handbuch in Papierform, um Prozessbeschreibungen und -verwaltung des Bauvorgangs abzubilden.

Das Handbuch – für Unternehmen DAS Werkzeug um den Überblick über den Bau zu behalten – kann nun EDV- bzw. webbasiert erfolgen. Mit dem Modell von PlanRadar implementieren Sie spielend die digitale Baudokumentation und Mängelmanagement per App und erhalten automatisierte PDF-Berichte und Statistiken zu jedem Projekt. Ob von der Baustelle, dem Büro oder aus dem Home-Office, spielt dabei keine Rolle.

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Qualitätsmanagement Bau – Die Versionierung entscheidet

In diesem Zusammenhang beschreibt die Normänderung das dokumentierte Verfahren – sprich, wie Dokumente gelenkt werden:

Wer erstellt die Mängelliste? Wer zertifiziert sie? Und wer gibt sie frei? Wo werden sämtliche Dokumente archiviert?

Das Problem der ISO 9001:2008 lag nicht in der Erstellung der Dokumente, sondern mehr in dessen Versionierung.
Spätestens, wenn Unterlagen ausgedruckt, mit zur Baustelle genommen, händische Notizen weitergereicht oder eine Information an Kollegen und sonstige per E-Mail versendet werden, beginnt die zeitraubende Suche, Aktualisierung und Nachbearbeitung der Unterlagen. Von dieser Entwicklung war keine Organisation in der Baubranche ausgenommen. Nun ist klar, dass sich die Bauwirtschaft die Eignung einer an das Bauen angepassten Software zur Zertifizierung von Abläufen eingesteht.

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Wie hilft PlanRadar bei der Einführung eines Mängelmanagements im Bauwesen?

Die Implementierung eines Qualitäts- bzw. Mängelmanagements im Bauwesen ist auf zwei grundsätzliche Faktoren reduzierbar:

  1. Motivation zur Veränderung

Veränderung bringt Ungewissheit und Chancen mit sich. Ermutigen Sie deshalb Ihre Mitarbeiter die intuitive PlanRadar Software kostenlos zu testen und erklären Sie ihnen den Vorteil der Nutzung: Zeit- und Nervenersparnis. Die heutige Technologie ermöglicht es vollständige Dokumente bereits während dem Bauprozess zu erstellen und den PDCA-Gedanken (Plan-Do-Check-Act) zu leben. Bei Bedarf halten wir in Ihrem Unternehmen eine Produktpräsentation oder Schulung ab und erklären Ihnen alle Funktionen im Detail.

  1. Das schrittweise Einführen neuer Software

Früher galt: Führen Sie neue Software in Etappen ein und geben Sie Ihnen, Kollegen und Prozessen ausreichend Zeit zur Adaptierung. Heutige Software fordert diese Vorlaufzeit nicht mehr. Sie können PlanRadar sofort benutzen und in Ihre Prozesse einbinden – Der Download, Installationen und komplizierte Softwarebedienung sind hinfällig! Die Funktionen der Software selbst lassen sich dabei über die Baudokumentation und das Mängelmanagement hinaus auch auf andere Maßnahmen wie z. B. den Arbeits- und Gesundheitsschutz übertragen.

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Planung und Umsetzung

Qualitätsmanagementsysteme stellen den Nutzen für den Kunden und somit den Nutzen für das eigene Unternehmen in den Vordergrund. Die Implementierung erfolgt dabei strukturiert nach DIN EN ISO 9000 ff.

Ein wesentlicher Teil bei der Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems ist die Zielsetzung. Diese gibt Bauunternehmen nicht nur einen roten Faden bei der Einführung des Systems, vielmehr definiert sie die Zielsetzung, Werte und Regeln, die sich auch bei den Mitarbeiter:innen widerspiegeln sollten.

Hier agiert jedes Unternehmen nach seinen eigenen Kriterien. Mögliche Zielsetzungen eines Unternehmens könnten sein:

  • Gesteigerte Konkurrenzfähigkeit gegenüber Mitbewerbern
  • Höhere Wirtschaftlichkeit durch Einsparungspotentiale und gesteigerter Effizienz
  • Image und Kundenbindung durch transparente Leistungen, Innovation etc.

Nach dem 1979 ersten begründeten Standard BS 5750 durch das britische Standard Institut (BSI, Entstehung der Normenreihe ISO 9000), lockern sich 2017 die Bestimmungen und öffnen sich mehr und mehr den Innovationen und der Digitalisierung.