Le groupe REWE Autriche : Gagner du temps grâce à une communication efficace

Gagner du temps grâce à une communication et une gestion des réclamations efficaces

Comment le groupe REWE Autriche optimise la gestion des défauts et des réceptions lors de la construction et la rénovation des magasins de vente au détail et lors des évaluations d’inventaire.

Le groupe REWE Autriche a été fondé en 1953 sous le nom de BILLA. Les activités internationales du groupe REWE sont désormais également menées à partir de son siège social à Wiener Neudorf en Autriche. Avec plus de 46 000 employés répartis dans environ 2500 magasins, le groupe REWE fournit de manière fiable des produits d’épicerie et de pharmacie par l’intermédiaire de ses sociétés de vente au détail : BILLA, PENNY, BIPA et ADEG. Son chiffre d’affaires s’élève à plus de 9 milliards d’euros par an. Le département technique, dirigé par Stefan Pany, est responsable des nouveaux bâtiments et des rénovations dans le réseau de magasins BILLA et BILLA PLUS, ainsi que sur les sites des entrepôts et du siège social. De la planification à la construction en passant par l’entretien, la maintenance, et la fermeture et la réutilisation de divers sites, le cycle de vie complet d’un bâtiment relève de la responsabilité du département technique. Le département technique du Groupe REWE Autriche utilise PlanRadar pour la gestion des défauts et des réceptions. Globalement, le logiciel améliore l’efficacité de l’échange d’informations et du traitement des réclamations.

PlanRadar est régulièrement utilisé pour des rénovations et la construction de nouveaux magasins de vente de détail alimentaire pour BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY et ADEG. Le logiciel est utilisé par environ cinq collaborateurs par magasin.

Stefan Pany, directeur du département technique de BILLA AG

Le défi : éliminer la duplication des tâches

En tant que chef de projet senior, Roger Lenherr a été chargé d’introduire PlanRadar dans le département technique. Les chefs de projets techniques sont responsables de la coordination et du suivi des coûts, des délais et de la qualité pour l’ensemble du projet. BILLA a connu PlanRadar lorsque son équipe était à la recherche d’une application Web pour standardiser les processus de gestion des défauts et de la réception. Dans des projets antérieurs, l’équipe a testé d’autres méthodes, par exemple en utilisant le logiciel Microsoft Office pour les enquêtes en magasin. Elle a également testé l’envoi de simples messages recensant les défauts par téléphone ou par email ou dans différents rapports de construction. Cette méthode n’a pas permis d’atteindre l’efficacité souhaitée car une grande partie du travail était dupliquée. Par exemple, certains problèmes étaient signalés à la fois par l’équipe locale d’inspection des bâtiments et par des techniciens spécialisés. L’équipe a donc décidé de tester PlanRadar.

9

milliards d’euros de chiffre d’affaires par an

5

utilisateurs PlanRadar par magasin

100

% d’efficacité

La solution : une efficacité accrue grâce à l’outil de gestion des tâches de PlanRadar.

Au sein du Groupe REWE Autriche, le déploiement de PlanRadar a commencé avec les magasins BIPA en 2014. L’équipe a testé les différentes fonctionnalités du logiciel sur un premier projet, qui a remporté un franc succès auprès des utilisateurs. En particulier, l’équipe a constaté que le système flexible de gestion des tâches optimisait les processus de travail. Ils pouvaient attribuer directement les tâches et les ordres de travail à la personne responsable ; tous les autres collaborateurs peuvent consulter l’état d’avancement de la tâche en temps réel. Roger Lenherr explique pourquoi il est satisfait du logiciel : « En se rendant sur cette plateforme centralisée, tous les techniciens ont accès au même niveau d’information. Cela permet d’éviter les erreurs et les malentendus ». PlanRadar aide les techniciens et les architectes à gagner beaucoup de temps en leur permettant de localiser les tâches directement sur les plans numériques, de télécharger des photos et de soumettre une documentation complète depuis le chantier avec une tablette ou un smartphone. La gestion des réclamations peut être lancée immédiatement après l’identification d’un problème. Grâce à PlanRadar, l’équipe a également besoin de moins d’équipement pour réaliser la réception et la gestion des défauts sur le site. Les collaborateurs n’ont plus besoin d’emporter avec eux de grandes impressions de plans, des appareils photo ou des blocs-notes. Ceux-ci peuvent tous être remplacés par les fonctionnalités de PlanRadar directement sur un appareil mobile. « PlanRadar est régulièrement utilisé pour des rénovations et la construction de nouveaux magasins de vente de détail alimentaire pour BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY et ADEG. Le logiciel est utilisé par environ cinq collaborateurs par magasin. », a déclaré Stefan Pany. Avec un si grand nombre d’utilisateurs, la formation est très importante. Tous les collaborateurs concernés doivent avoir une bonne connaissance du logiciel pour pouvoir utiliser ses nombreuses fonctionnalités et obtenir les meilleurs résultats possibles. Chez le Groupe REWE Autriche, ce défi a été relevé grâce à des documents d’application et de formation spécialement conçus à cet effet. Ceux-ci contiennent toutes les responsabilités et les conditions d’utilisation de base que les utilisateurs doivent connaître.

PlanRadar s’est avéré être un outil intuitif et facile à manier pour nos processus. Actuellement, il est principalement utilisé pour la réception de la construction et la gestion des défauts. Cependant, à l’avenir, il sera également adopté pour la documentation de construction.

Roger Lenherr , chef de projet senior chez BILLA AG

Le résultat : Gain de temps, traitement efficace des défauts et de nouvelles perspectives d’application

En utilisant PlanRadar lors de la construction et de l’évaluation des magasins, le Groupe REWE Autriche a constaté une augmentation significative de l’efficacité des processus. Roger Lenherr parle ainsi de son expérience positive avec le logiciel et de la façon dont il permet de gagner du temps : « Avec PlanRadar, nos processus sont standardisés, clairs et efficaces. Aucun travail n’est dupliqué. »  Parce que l’utilisation du logiciel de gestion des tâches et des défauts réduit la consommation de papier, l’entreprise diminue également ses coûts. Roger Lenherr prévoit déjà de mettre en œuvre PlanRadar chez le Groupe REWE Autriche pour d’autres usages : « PlanRadar s’est avéré être un outil intuitif et facile à manier pour nos processus. Actuellement, il est principalement utilisé pour la réception de la construction et la gestion des défauts. Cependant, à l’avenir, il sera également adopté pour la documentation de construction. »

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Le résultat : Gain de temps, traitement efficace des défauts et de nouvelles perspectives d’application

En se rendant sur cette plateforme centralisée, tous les techniciens ont accès au même niveau d’information. Cela permet d’éviter les erreurs et les malentendus.

Roger Lenherr, chef de projet senior chez BILLA AG

Le groupe REWE utilise PlanRadar pour les tâches suivantes :

Optimisation des processus de gestion des défauts

Le système de gestion de tâches, facile à utiliser et flexible, réduit les erreurs et les malentendus. Tous les participants au projet ont accès à une plateforme centralisée et au même niveau d’information.


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Optimisation des processus de gestion des défauts

Documentation photographique mobile

L’ajout d’épingles aux plans numériques, le téléchargement de photos et de vidéos et la possibilité de travailler sur la documentation à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone permettent au groupe REWE Autriche de gagner énormément de temps.

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Documentation photographique mobile

Répartition efficace des tâches

Avec PlanRadar, BILLA AG peut concevoir ses processus de manière standardisée, claire et surtout efficace. Les tâches sont attribuées à la personne responsable et aucun travail n’est dupliqué.

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Répartition efficace des tâches