REWE Group: Oszczędność czasu dzięki skutecznej komunikacji i zarządzaniu reklamacjami

Oszczędność czasu dzięki skutecznej komunikacji i zarządzaniu reklamacjami

W jaki sposób REWE Group Austria optymalizuje procesy zarządzania usterkami i odbioru, w realizacji prac budowlanych i remontów powierzchni sklepowych, oraz przy inwentaryzacjach.

Wyzwanie: eliminacja niepotrzebnego powielania pracy

Jako starszy kierownik projektu, Roger Lenherr odpowiada za wdrożenie PlanRadar w dziale technicznym. Do obowiązków kierowników projektu technicznego należy koordynacja i monitorowanie kosztów, terminów i jakości całego projektu. Zespół BILLA usłyszał o PlanRadar, kiedy szukał sieciowej aplikacji do standaryzacji procesów zarządzania usterkami i akceptacji prac. We wcześniejszych projektach zespół testował inne metody, np. korzystanie z oprogramowania Microsoft Office do przeprowadzania inwentaryzacji. Wypróbowano też wysyłanie wiadomości dotyczących usterek przez telefon lub e-mail, albo w ramach raportów dotyczących budowy. Wspomniane rozwiązania nie były tak wydajne, jak oczekiwano – wiele czynności się duplikowało. Na przykład te same problemy były zgłaszane przez miejscową ekipę przeprowadzającą inspekcję budynku oraz zespół specjalistów. Dlatego też zespół postanowił wypróbować PlanRadar.

Rozwiązanie: poprawa wydajności dzięki wygodnemu narzędziu do tworzenia zadań w PlanRadar

Wdrożenie PlanRadar w REWE Group Austria rozpoczęło się od sklepów BIPA w 2014 r. Po przetestowaniu różnorodnych funkcji w pierwszym projekcie, zespół przekonał się do oprogramowania. Okazało się, że elastyczny system przydzielania zadań szczególnie przyczynił się do optymalizacji procesu pracy. Użytkownicy mogli przypisywać zadania i zlecenia bezpośrednio do wyznaczonych osób; pozostali pracownicy mogli na bieżąco monitorować postępy. Roger Lenherr wyjaśnił dlaczego jest tak bardzo zadowolony z oprogramowania: „Dzięki dostępowi do centralnej platformy, wszyscy technicy mają wgląd do tej samej puli informacji. Pozwala to niwelować pomyłki i niedopowiedzenia”. Możliwość umieszczania pinezek na cyfrowych planach, załączania zdjęć i przesyłania kompletnej dokumentacji bezpośrednio z placu budowy (przez tablet lub smartfon), pozwala technikom i architektom znacznie oszczędzić na czasie. Zarządzanie reklamacjami może rozpocząć się już w momencie zidentyfikowania problemu. Dzięki pracy z PlanRadar, zespół nie potrzebuje tyle sprzętu do akceptacji prac i zarządzania usterkami w miejscu realizacji robót. Pracownicy nie muszą już nosić ze sobą wielkich wydruków z planem budynku, aparatów czy notesów. Wszystko to da się zastąpić funkcjami, które PlanRadar udostępnia na urządzeniach mobilnych. Według Stefana Pany’ego „Oprogramowanie PlanRadar jest regularnie wykorzystywane do renowacji i realizacji nowych budynków sieci sklepów spożywczych BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY i ADEG. Na każdy sklep przypada średnio pięciu użytkowników PlanRadar”. Przy tak dużej sieci użytkowników etap szkolenia jest niezwykle istotny. Wszyscy zaangażowani pracownicy muszą dobrze znać oprogramowanie, by jak najskuteczniej wykorzystać liczne oferowane przez nie funkcje. W REWE Group Austria to wyzwanie rozwiązano dzięki zastosowaniu aplikacji i dokumentów szkoleniowych utworzonych przez firmę. Zawierają one wszystkie obowiązki i podstawowe warunki wykorzystania, o których użytkownicy powinni wiedzieć.