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CMMS Software – Effiziente Instandhaltung im Facility Management

05.04.2023 | 7 min Lesedauer

Die Zukunft des Property und Facility Managements

Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden

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Ein Computerized Maintenance Management System oder Software (CMMS Software) hilft Immobilieneigentümer:innen, Investor:innen und Facility Manager:innen als Software beim Instandhaltungsmanagement auf drei Arten und Weisen:

  • Sie automatisiert bis dato manuelle Prozesse,
  • steigert somit spürbar die Effizienz im Alltag und
  • fördert neue Erkenntnisse in den Geschäftsprozessen durch computergenerierte Daten.

Inhalt


CMMS Software PlanRadar für Effizientes Facility Management in Immobilien
Was ist CMMS Software?

Wer zur Automatisierung seines Facility Managements smarte Softwarelösungen nutzen möchte, kommt nicht um Computerized Maintenance Management Software herum. Doch was genau ist CMMS überhaupt?

CMMS bezeichnet eine Art von Software, die der automatischen Wartungsverwaltung dient. Zum Einsatz kommt CMMS unter anderem bei der Überwachung, Wartung und Reparatur von Produktionsanlagen, Ausrüstung, Maschinen und Haustechnik.

„CMMS-Solutions ermöglichen Führungskräften durch rationale und standardisierte Prozesse eine langfristige und effiziente Planung, Nutzung und präventive Instandhaltung Ihrer Objekte und gewährleisten die vollständige Anpassung an das Kerngeschäft.“

 –Constantin Köck, Systemarchitekt PlanRadar.

In den letzten Jahren hat die Popularität von CMMS Software im Facility Management stark zugenommen, was vor allem an den entscheidenden Vorteilen gegenüber analogen Prozessen in der Immobilienverwaltung liegt. Mit Stand 2023 ist der globale CMMS Markt rund 1,6 Milliarden US-Dollar groß und dürfte sich in den nächsten zehn Jahren mit einem Wachstum auf über 4,2 Milliarden US-Dollar beinahe verdreifachen.

Die Zukunft des Property und Facility Managements

Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden

Wie unterscheidet sich CMMS von CAFM?

Eine Software-Art, mit der CMMS auch in Fachkreisen gerne verwechselt wird, ist CAFM. CAFM steht für Computer Aided Facilities Management. Im Unterschied zu CMMS beschäftigt sich CAFM Software in erster Linie mit der Raumnutzung und der Verarbeitung von Daten rund um die Einrichtung und der Vereinfachung dazugehöriger Arbeiten. Dabei steht bei CAFM Software nicht nur der Zustand der technischen Anlagen, sondern ein umfassenderes Bild im Fokus, zu dem auch Faktoren wie die personellen Ressourcen oder die optimale Verteilung technischer Anlagen auf limitierter Fläche gehören. 

CMMS und CAFM decken verschiedene Bereiche ab. Es stellt sich damit nicht die Frage zwischen CMMS oder CAFM, sondern eher, wie man beide Ansätze optimal ineinander integriert. 

Weshalb eignet sich CMMS Software für das Facility Management?

Auch wenn CMMS nicht nur im Facility Management zum Einsatz kommt, eignet sich diese Art von Software für ein effizientes Instandhaltungsmanagement in der Betreuung von Liegenschaften. Die Gründe dafür sind vielfältig:

Zentrale Verwaltung

Mit einer CMMS Software zentralisieren Fachkräfte im Facility Management alle Wartungs- und Instandhaltungs-Aktivitäten an einem Ort. Das erleichtert es den Überblick zu behalten und die Koordination verschiedener Prozesse zu optimieren.

Reduzierte Ausfallzeiten

CMMS Software dient dem Ziel einer proaktiven Instandhaltung und Wartung. Damit lassen sich Ausfallzeiten reduzieren und die Verfügbarkeit der Haustechnik maximieren.

Berichterstellung und Analyse

Ein weiterer Vorteil von CMMS Programmen fürs Facility Management ist die Generierung von detaillierten Berichten über Wartungsaktivitäten. CMMS Tools auf Plattformen wie PlanRadar erstellen automatisiert konfigurierbare Statistiken, damit die Nutzer:innen stets den Überblick behalten.

Dadurch identifizieren Facility Manager:innen Trends und mögliche Probleme. Basierend auf den gesammelten Analysen lässt sich die Instandhaltungsstrategie optimieren, um Kosten zu sparen und die Effektivität zu steigern. 

Planung und Priorisierung

CMMS-Software ermöglicht es, Wartungsarbeiten optimal zu planen. Facility Manager:innen priorisieren Wartungsarbeiten basierend auf Dringlichkeit, Ausfallzeiten und anderen Faktoren.

Workflow im Facility Management

Mit der Automatisierung des Workflows automatisieren Facility Manager:innen dank CMMS ihre Arbeitsplanung. Dadurch arbeiten sie effizienter und erledigen Wartungsarbeiten schneller und effektiver.

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Welche Funktionen bietet ein professionelles CMMS Tool fürs Facility Management?

Im Optimalfall nutzen Fachpersonen im Bereich Liegenschaftsverwaltung CMMS Software, die spezifisch auf ihre Anwendung im Facility Management zugeschnitten ist. 

Besonders wichtig für das Facility Management ist ein professionelles und flüssiges Aufgabenmanagement. Tickets sollten sich direkt der zuständigen Stelle zuweisen lassen. Dabei ist es entscheidend, dass die gesamte Kommunikation aller Beteiligten auf einer zentralen Cloud gespeichert und mit allen relevanten Parteien geteilt wird.

Ebenfalls sollte CMMS verständliche und relevante Daten zu verschiedenen technischen Anlagen in der Haustechnik liefern, auf die sich Facility Mangager:innen, Handwerker:innen und Eigentümer:innen verlassen können. Je besser die Daten vom CMMS ausgewertet werden können, desto gezielter lässt sich das Wartungsmanagement auf die individuelle Ausgangslage anpassen.

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Ressourcen sparen durch Zuweisung von Arbeiten

Die Instandhaltungssoftware von PlanRadar ermöglicht Ihnen einen effizienten Zeit- und Ressourceneinsatz sämtlicher Projektteilnehmer auf der Baustelle durch informationsverlustfreie Kommunikation. Über mobile Endgeräte werden Sie in die Lage versetzt, Aufgaben binnen Sekunden nach Kompetenzen und Arbeitsauslastung zuzuweisen. Automatisierte Benachrichtigungen des CMMS erinnern die betreffenden Personen eigenständig über die mobile Applikation oder per E-Mail.

Aufgabenverwaltung

Die gesamte Kommunikationshistorie aller Teilnehmer:innen wird zentral in der PlanRadar Datenbank gespeichert, was Ihnen eine Suche nach Aufgaben, Status, Personen, Erledigungsdatum uvm. erlaubt. Per Knopfdruck können Sie über die Web-Plattform beweissichere PDF-Dokumente exportieren und bleiben somit jederzeit informationsfähig. 

Wie steigert CMMS Software die Effizienz und die Profitabilität im Facility Management? 

Durch die Automatisierung von Wartungsprozessen sparen Liegenschaftsverwaltende und Immobilienbesitzer:innen Zeit und Kosten. CMMS Software generiert automatisch Wartungsanforderungen, weist Aufgaben zu und sendet Benachrichtigungen, wenn Wartungen fällig sind. Wartungstermine gehen nicht vergessen werden und das Team ist stets auf neuestem Stand.

Damit gestaltet sich die Wartung nicht nur zielführender, sondern auch um einiges effizienter. Das trifft auch auf die geringeren Ausfallzeiten zu, welche durch die proaktive Planung und Koordination optimiert werden.

Überdies nutzt das Facility-Management seine Ressourcen dank der Verwaltung von Wartungsanforderungen effektiver. Wenn für die Verwaltung einer Liegenschaft weniger Zeit, Arbeit und Geld verschwendet wird, spiegelt sich dies in der Profitabilität als Ganzes wider.

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Welche Art von Daten verwaltet CMMS Software?

Eine professionelle CMMS Software verwaltet eine Vielzahl an Daten, die für Facility Manager:innen von entscheidender Bedeutung sind. Zu diesen Daten gehören primär Informationen zu den Anlagen und Ausrüstungen eines Unternehmens, wie Standorte, Wartungshistorie, technische Daten und Zustand.

Ein weiterer wichtiger Datenbereich, den CMMS Software verwaltet, ist das Inventar von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien. Das Facility Management Team geht damit immer auf Nummer sicher, immer genügend Material zur Verfügung zu haben, ohne unnötige Ausgaben zu tätigen.

Neben diesen technischen Daten managen viele CMMS Softwarelösungen Finanzdaten, wie Wartungsbudgets und -kosten, sowie Compliance-Daten, wie Genehmigungen und Zertifizierungen.

Welche Schritte sind nötig, um CMMS zu verwenden?

Die Möglichkeiten, welche moderne CMMS Programme dem Facility Management bieten, sind enorm. Sich im Jahr 2023 diese Möglichkeiten entgehen zu lassen, wäre nicht nur schade, sondern verantwortungslos. Um CMMS Software erfolgreich zu nutzen, sind allerdings mehrere Schritte notwendig. Diese Schritte sind entscheidend für den Erfolg des Einsatzes des Tools.

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Daten zu erfassen, die Sie in der CMMS Software verwaltet möchten. Dazu gehören Angaben zu den Anlagen und Ausrüstungen, Ihrem Team, sowie dem Inventar. Erfassen Sie diese Daten so gründlich wie möglich, um das volle Potenzial Ihrer neuen Software zu entfesseln.

Im nächsten Schritt muss die Software entsprechend konfiguriert werden, um die spezifischen Bedürfnisse des Facility Managements zu erfüllen. Dies umfasst die Einrichtung von Wartungsplänen, Wartungsanforderungen und Arbeitsaufträgen sowie die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und Auftragnehmer. Um den Aufwand von Schulungen und langen Einarbeitungszeiten nicht tragen zu müssen, empfiehlt es sich auf intuitiv zu bedienende Software wie PlanRadar zu setzen. In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team und alle an der Verwaltung beteiligten Parteien über das notwendige Know-how verfügen, um Wartungs- und Reparaturarbeiten durchzuführen.

Nach der Einführung Ihres CMMS gilt es Leistung und Effektivität regelmäßig zu überwachen und zu messen. Dazu gehört auch das regelmäßig Aktualisieren, damit die Software auf dem neuesten Stand der Technik bleibt.

Wartung und Instandhaltung mit PlanRadar

PlanRadar ist mehr als eine Instandhaltungssoftware. Wir begleiten Bauherren, Eigentümer und Investoren von der Planung über die Verwaltung bis hin zur Wartung ihrer Objekte. Der Umgang mit Informationen, die Sie und die Arbeiten anderer Unternehmen am Bau betreffen, wird über die Schnittstelle unserer Management Lösung für die Bau-Industrie und das Facility Management zu einer übersichtlichen Aufgabe. Hunderttausende Anwender:innen weltweit vertrauen bereits auf unsere Lösung, wenn es um die Verwaltung, die Instandhaltung, Wartung, den Bau oder einen anderen Service rund um das Gebäude geht.

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