Pro Woche bis zu 6 Stunden Zeitersparnis mit Software für Wartung und Instandhaltung
Wie die Schnellrestaurantkette Five Guys mit PlanRadar effizientes Maintenance Management betreibt
Five Guys, die große US-Fast-Food-Kette, ist seit 2017 in Deutschland tätig.
Thomas Daufenbach, seines Zeichens Maintenance Manager, ist für 22 Restaurants zuständig. Früher war die Kommunikation über Wartungsprobleme chaotisch, Informationen gingen verloren, die Beschreibungen waren vage. Die Wahl fiel auf PlanRadar, um Informationen strukturiert aufzuzeichnen und auszutauschen. Jegliche Kommunikation bezüglich Wartung erfolgt jetzt über die Software, was die Prozesse optimiert.
Das Ergebnis? Dank PlanRadar fallen Thomas Daufenbach 4-6 Stunden und den einzelnen Restaurantleiter:innen 3-5 Stunden pro Woche weniger Verwaltungsaufgaben an, da die Software Flexibilität, Transparenz und eine zentralen Datenspeicherung für bessere Nachbearbeitung bietet.
Das Problem: Analoge Datenerfassung vergrößert Aufwand bei Wartung und Instandhaltung
Thomas Daufenbach arbeitet bei Five Guys als Maintenance Manager. Er verantwortet die Wartung und Instandhaltung für 22 Restaurantfilialen in Deutschland. Ein Teil seiner Aufgaben ist die Verwaltung von tagesaktuellen Störungen, die vom Tausch einer Glühbirne bis hin zu ausgefallenen Lüftungsanlagen reichen. Dem gegenüber steht das Wartungsmanagement, um die technischen Anlagen in Schuss zu halten. Wartungsintervalle müssen genau geplant und an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden, um Kosten zu sparen. Das Unternehmen Five Guys expandiert in Deutschland sehr stark. Da es sich um Systemgastronomie handelt, müssen von Hamburg bis München Strukturen und Prozesse in allen Filialen gleich, eindeutig und einfach sein. Das war anfangs nicht so, als Störungen und Wartungsbedarfe noch per WhatsApp, Telefon und E-Mail kommuniziert wurden. „Dabei gingen immer wieder Informationen verloren. Dann schrieb jemand bloß ‚Lampe defekt‘ und es waren noch viele Rückfragen notwendig, bis man genau wusste, was Sache ist“, erklärt Thomas Daufenbach.
Die Lösung: Strukturiertes Erfassen und Austauschen von Informationen mit Software für Wartung und Instandhaltung
Der Maintenance Manager suchte ein Tool, das Struktur und Transparenz in die Prozesse rund um die Wartung und Instandhaltung bringt. Die Wahl fiel auf PlanRadar, weil es sehr flexibel, intuitiv und gut zu Bedienen ist. „Insbesondere die große Flexibilität war für uns ausschlaggebend. Man hat es selbst in der Hand, wie man PlanRadar für sich einrichtet, da man alle Tickets, Listen und Formulare an seine individuellen Wünsche und Anforderungen anpassen kann“, so Thomas Daufenbach. Heute erfolgt die gesamte Kommunikation zu Störungen und Wartungen über die Software. Wichtige Informationen wie Pläne, Ansprechpartner, Listen zu Herstellerfirmen, Seriennummern und häufigen Maßnahmen sind im Tool hinterlegt, so dass die Betreiber bei Erstellung neuer Tickets vor Ort schnell und einfach Zugriff darauf haben.
Das Ergebnis: Bis zu 6 Stunden Zeitersparnis dank PlanRadar als Software für Wartung und Instandhaltung
Thomas Daufenbach hält fest: „Mir erspart PlanRadar im Maintenance Management 4 bis 6 Stunden an administrativer Arbeitszeit pro Woche. Für den einzelnen Restaurantmanager sehe ich die Ersparnis bei 3 bis 5 Stunden pro Woche.“ Das und die einfache Bedienung sind der Grund, warum PlanRadar auch bei den Filialbetreibern sehr geschätzt wird. Mit PlanRadar kommunizieren Thomas Daufenbach und die Filialbetreiber bei allen Fragen rund um die Wartung und Instandhaltung professionell und transparent. Alle Unterlagen befinden sich gesammelt an einem Ort. Das ist unter anderem auch bei der Nachbearbeitung eine große Erleichterung. Wenn etwa bei einem technischen Gerät wiederholte Störungen auftreten, kann Thomas Daufenbach jederzeit lückenlose Berichte mit allen Details erstellen. So erhält er auf Knopfdruck eine detaillierte Einsicht über alle Maßnahmen, die in der Vergangenheit durchgeführt wurden.
