Zeiteinsparung durch effiziente Kommunikation und Reklamationsabwicklung

Zeiteinsparung durch effiziente Kommunikation und Reklamationsabwicklung

Wie die REWE Group Österreich das Mängel- und Abnahmemanagement beim Um- und Neubau von Filialstandorten sowie bei der Filialbestandserhebung mit PlanRadar optimiert.

Die REWE Group Österreich wurde 1953 als BILLA gegründet. Vom Geschäftssitz in Wr. Neudorf wird auch das internationale Geschäft der REWE Group geführt. Mit über 46.000 Mitarbeitenden in rund 2500 Filialen versorgt die REWE Group mit ihren Handelsfirmen BILLA, PENNY, BIPA und ADEG Österreich als verlässlicher Nahversorger mit Lebensmitteln und Drogerieartikeln. Der Umsatz beträgt über 9 Mrd. Euro im Jahr. Die Technische Abteilung (TAB) unter der Leitung von DI (FH) Stefan Pany ist für den Neu- und Umbau des BILLA- und BILLA PLUS-Filialnetzes sowie der Lager- und Zentralstandorte verantwortlich. Von der Planung und der Bauphase bis hin zur Instandhaltung, Wartung und letztlich auch der Schließung und Verwertung von Standorten fallen sämtliche Phasen im Lebenszyklus einer Immobilie in den Aufgabenbereich der Technischen Abteilung. PlanRadar kommt bei der REWE Group Österreich in der Technischen Abteilung beim Mängel- und Abnahmemanagement zum Einsatz und steigert die Effizienz im Informationsaustausch und in der Reklamationsabwicklung.
DI (FH) Stefan Pany,

PlanRadar kommt laufend bei Neu- und Umbauarbeiten im Lebensmitteleinzelhandel für BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY und ADEG zum Einsatz. Pro Filiale wird die Software von rund fünf Anwendern genutzt.

DI (FH) Stefan Pany, Direktor der Technischen Abteilung BILLA AG

Die Herausforderung: Doppelarbeiten vermeiden

Roger Lenherr ist als Senior Projektmanager für die Einführung von PlanRadar in der TAB zuständig, die technischen Projektleiter sind für die Koordination und Kontrolle von Kosten, Terminen und Qualität im gesamten Projektverlauf verantwortlich. BILLA ist auf PlanRadar aufmerksam geworden als man auf der Suche nach einer webbasierten Anwendung zur Standardisierung von Prozessen im Mängel- und Abnahmemanagement war. Bei früheren Projekten wurden andere Methoden ausprobiert, zum Beispiel die Verwendung von Microsoft-Produkten bei der Filialerhebung bzw. einfache Mängelmeldungen per Telefon, E-Mail oder über diverse Baustellenprotokolle. Dies führte nicht zur gewünschten Effizienz – viele Arbeiten wurden doppelt gemacht, etwa durch die örtliche Bauaufsicht und Techniker.

9

Mrd. Euro Umsatz pro Jahr

5

Nutzer pro Filiale

100

Prozent Effizienz

Mrd. Euro Umsatz pro Jahr

Die Lösung: Mit dem Ticket-Tool von PlanRadar zu mehr Effizienz

Innerhalb der REWE Group Österreich wurde bereits 2014 bei BIPA mit der Nutzung von PlanRadar begonnen. Die vielfältigen Funktionen der Software wurden an einem ersten Projekt getestet und überzeugten. Vor allem durch das flexible Ticketsystem können Arbeitsabläufe optimiert werden. Aufgaben und Arbeiten werden direkt an die zuständige Person zugewiesen, alle anderen können den Status quo jederzeit einsehen. „Durch den Zugriff auf eine zentrale Plattform sind alle Techniker auf demselben Wissensstand, Fehler und Misskommunikation werden vermieden“, zeigt sich Roger Lenherr zufrieden. PlanRadar bringt durch das Setzen von Pins auf digitalen Plänen, das Hochladen der Fotos und den Versand der vollständigen Dokumentation vor Ort mit einem Tablet oder Smartphone eine enorme Zeitersparnis für Techniker und Architekten. Die Reklamationsabwicklung wird sofort nach Feststellung des Problems gestartet. Durch die Arbeit mit PlanRadar benötigt man weniger Equipment für das Abnahme- und Mängelmanagement auf der Baustelle: Großformatige, ausgedruckte Pläne, Kameras oder Notizblöcke müssen nicht mehr mitgetragen werden, sondern können durch die Funktionen von PlanRadar auf dem mobilen Endgerät ersetzt werden. „PlanRadar kommt laufend bei Neu- und Umbauarbeiten im Lebensmitteleinzelhandel für BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY und ADEG zum Einsatz. Pro Filiale wird die Software von rund fünf Anwendern genutzt“, erzählt Stefan Pany. Bei solch einer großen Anzahl an Nutzern ist die Einarbeitungsphase entsprechend wichtig. Alle Beteiligten müssen ähnlich gute Kenntnisse der Software haben, um ihre vielen Funktionen und Möglichkeiten für das bestmögliche Resultat nutzen zu können. Bei der REWE Group Österreich bewältigt man diese Herausforderung durch Anwendungs- und Schulungsunterlagen, die eigens erstellt wurden. Darin sind alle Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen festgehalten, woran sich die Anwender orientieren müssen.
Roger Lenherr,

PlanRadar hat sich als intuitives und anwenderfreundliches Tool in unseren Prozessen bewährt. Die Hauptnutzung ist derzeit für Baustellenabnahmen und Mängelmanagement, zukünftig soll jedoch auch die Baudokumentation damit erfolgen.

Roger Lenherr, Senior Projektmanager BILLA AG

Zeitersparnis, effiziente Prozessabwicklung und neue Einsatzbereiche

Durch die Nutzung von PlanRadar beim Filialbau sowie bei Filialbestandserhebungen der REWE Group Österreich, macht sich eine erhebliche Steigerung der Effizienz in Abläufen bemerkbar. „Mit PlanRadar können wir unsere Prozesse einheitlich, übersichtlich und effizient abwickeln. Doppelarbeiten werden vermieden“, erklärt Roger Lenherr seine positiven Erfahrungen mit der Software, was wiederum Zeit spart. Da mit der Anwendung der Aufgaben- und Mängelmanagement Software von PlanRadar der Papierverbrauch reduziert wird, sinken auch Kosten. Roger Lenherr plant für die REWE Group Österreich bereits weitere Einsatzbereiche für PlanRadar: „PlanRadar hat sich als intuitives und anwenderfreundliches Tool in unseren Prozessen bewährt. Die Hauptnutzung ist derzeit für Baustellenabnahmen und Mängelmanagement, zukünftig soll jedoch auch die Baudokumentation damit erfolgen.“

Durch den Zugriff auf eine zentrale Plattform sind alle Techniker auf demselben Wissensstand, Fehler und Misskommunikation werden vermieden

Roger Lenherr, Senior Projektmanager BILLA AG

Für diese Aufgaben setzt die REWE Group PlanRadar ein

Optimierte Arbeitsabläufe im Mängelmanagement

Die einfache Handhabung des flexiblen Ticketsystems reduziert Fehler und Misskommunikation. Alle Projektbeteiligten haben Zugriff auf eine zentrale Plattform und den gleichen Wissensstand.

Mobile Fotodokumentation

Das Setzen von Pins auf digitalen Plänen, das Hochladen von Fotos und Videos sowie die Dokumentationsmöglichkeit per Tablet oder Smartphone bringt der REWE Group Österreich enorme Zeitersparnis.

Effiziente Aufgabenzuweisung

Mit PlanRadar kann die BILLA AG Prozesse einheitlich, übersichtlich und vor allem effizient gestalten. Aufgaben werden an die zuständige Person zugewiesen und Doppelarbeiten vermieden.