Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Erfolgreiches Objektmanagement ist wie das Jonglieren mit drei Bällen – Zeit, Kosten und Qualität. Turbulente Bauphasen in der Objektbetreuung machen sich schnell in den Kosten und der Qualität bemerkbar. Da Tausende von Menschen angehalten sind, zuhause zu bleiben oder vom Verreisen abgehalten werden, laufen viele Betriebe auf Sparflamme. Arbeitsprozesse und Strukturen vieler Unternehmen werden auf ihre Krisenbeständigkeit getestet. Finden Sie heraus, welche Arbeitsprozesse auch in unsicheren Zeiten funktionieren.
Die Auswirkungen von COVID-19 sind weitreichend. Auch in der Immobilienbranche sind diese zunehmend spürbar.
„90% der Facility-Service-Anbieter beklagen signifikante Auswirkungen der Corona-Krise auf den Jahresumsatz“ – Online-Befragung des Marktforschungsunternehmens Lünendonk & Hossenfelder
Wesentlich weniger Dienstleistungen werden in Auftrag gegeben. Bestes Beispiel hierfür ist die sinkende Nachfrage an Reinigungs-, Catering- und Reparaturleistungen. Um Leistungen und Ausgaben einzusparen müssen Unternehmen kreativ werden, um auf Umsatzverluste rasch reagieren zu können. Es werden bereits Rufe laut die Sonntagssperre für Geschäfte aufzuheben, um diese Einbußen wieder reinzuholen.
Zum Zwecke der Reduzierung von Flächenanforderungen fanden sich Bauherren gezwungen, die Eröffnung von Geschäften, Restaurants, etc. zu verschieben oder für längere Zeit auf Eis zu legen. Vielerorts sichten Unternehmen eifrig Ihre Verträge mit Projektpartnern und inwiefern diese es zulassen, Teilkündigungen auszusprechen oder gar komplette Leistungen zu streichen.
LESETIPP: Wie Sie mit der Immobilienmanagement Software PlanRadar Ihre Immobilien effizient betreiben
Doch bloß, weil Betriebsflächen und Büros, aufgrund des „social distancing“, kaum in Verwendung sind, wäre es falsch zu denken, dass dadurch auch weniger Objektmanagement Aufgaben anstehen und das automatisch zu einer Kosteneinsparung führt. Auch wenn ein Teilbetrieb zu weniger Verschleiß und einer Einsparung der Reinigungskosten führt, bedeutet das nicht das technische Anlagen nicht mehr gewartet und erforderliche Instandsetzungs- oder Sanierungsarbeiten abgeschlossen werden müssen.
Was ist Objektmanagement Software?
Wie es der Name bereits vermuten lässt, dient eine professionelle Objektmanagement Software dazu, das Management, bzw. die Bewirtschaftung einer oder mehreren Immobilien digital durchzuführen. Je nach Software und Anbieter werden verschiedene Funktionen angeboten. Dazu gehören zum Beispiel die Punkte Mängelmanagement, Leerstandsmanagement, Planung von Wartungen etc.
Objektmanagement Softwares werden immer beliebter. Aufgrund der zahlreichen Vorteile, welche sie für Eigentümer:innen, Verwalter:innen, Hausmeister:innen und Fachpersonen bietet, hat die Nutzung von Softwares wie PlanRadar in Deutschland, Österreich und der Schweiz in den letzten Jahren rasant zugenommen. Folgend erklären wir Ihnen mehr zur Verwendung und zu den Vorteilen von Objektmanagement Software.
Wer verwendet Objektmanagement Software?
Software zur Verwaltung von Immobilie werden von verschiedenen Personen und Stellen verwendet. Folgend erfahren Sie mehr darüber, welche Nutzer:innen von Software wie PlanRadar am meisten profitieren.
Eigentümer:innen
Eigentümer:innen von Mietobjekten nutzen PlanRadar, um die Gebäude zu verwalten und für eine günstige, effiziente und produktive Bewirtschaftung zu sorgen. Mit PlanRadar garantieren Vermieter:innen, dass ihre Mieter:innen in einem Objekt leben oder arbeiten, das in einem ordentlichen Zustand ist, welches die Höhe der Mietzinsen rechtfertigt. Gerade für Eigentümer:innen, die nur begrenzte zeitliche Ressourcen zur Verfügung haben, empfiehlt sich eine solche Software. Eigentümer:innen können mit dem Einsatz der richtigen Software Geld, Zeit und Arbeit sparen. Dafür sorgen unter anderem Funktionen wie die automatische Planung von Wartungen, Sanierungen und Leerständen.
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Hausmeister:innen und Immobilienverwalter:innen
Hausmeister:innen und Immobilienverwalter:innen nutzen ebenfalls Immobilien Softwares wie PlanRadar. Wie auch die Eigentümer:innen profitieren Hausmeister:innen von den Vorteilen einer digitalen Immobilienbewirtschaftung. PlanRadar erlaubt es den Hausmeister:innen sich auf die Ausübung ihrer Kerntätigkeit zu fokussieren, ohne sich Gedanken um administrative und planerische Tätigkeiten machen zu müssen. Zudem vermeiden Hausmeister:innen Fehler und Missverständnisse, indem sie mit einer professionellen Objektmanagement Software sicherstellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind.
Wenn die Hausmeister:in produktiver und effizienter arbeiten kann, profitieren schließlich auch die Mieter:innen und Vermieter:innen.
Handwerker:innen
Genau wie die Hausmeister:innen profitieren auch die Handwerker:innen von der Zeitersparnis, die eine Immobilien Software mit sich bringt. Dank der übersichtlichen Gestaltung von PlanRadar fällt die Einarbeitung leicht. Handwerker:innen sind immer auf dem aktuellen Stand, können Instruktionen und bereits getätigte Arbeiten über das Smartphone oder Tablet öffnen und eigene Arbeiten direkt am gleichen Ort vermerkten. Externe Handwerker:innen können zudem ganz einfach auf die Bereiche zugreifen, für die Ihnen die Erlaubnis erteilt wurde. Somit wird eine sichere, konstruktive und effiziente Zusammenarbeit mit internen und externen Handwerker:innen gewährleistet.
Welche Vorteile bietet Objektmanagement Software?
Softwares für das digitale Objektmanagement kommen mit diversen Vorteilen für Eignentümer:innen, Immobilienverwalter:innen, Hausmeister:innen und Handwerker:innen. Folgend stellen wir Ihnen eine Auswahl aus diesen Vorteilen vor.
Flexible Bewirtschaftung
Digitale Programme zum Objektmanagement gestalten die Bewirtschaftung von Immobilien schlanker, effizienter und flexibler. Prozesse, die in mühsamer Handarbeit analog auf Papier erledigt wurden, können bei PlanRadar mit wenigen Klicks erledigt werden. Das Beste daran: die neueste Version ist direkt für alle autorisierten Personen zugreifbar. So können Sie sicherstellen, dass bei Mängeln, Reparaturen oder anderen Prozessen stets die neueste Version im Umlauf ist.
Wenn der administrative Aufwand abnimmt, können Sie schneller und flexibel auf neue oder unerwartete Ereignisse reagieren. Dies kann dabei helfen, Kosten zu senken, Arbeitsaufwand einzusparen und stets für das Wohl Ihrer Mieter:innen und Ihrer Liegenschaft handeln zu können.
Überblick behalten
Mit PlanRadar haben Sie als Eigentümer:in, als Verwalter:in oder als Hausmeister:in stets den Überblick über die Liegenschaft und alle damit verbundenen Vorgängen. Besonders wenn mehrere Immobilien verwaltet werden, ist Software zur Immobilienbewirtschaftung eine der einfachsten Wege, den Überblick nicht zu verlieren.
Doch auch wenn Sie nur ein Gebäude besitzen oder bewirtschaften, lohnt sich der Einsatz von PlanRadar, um den Überblick bei Sanierungen, Reparaturen und Leerstandplanungen zu behalten. Mit PlanRadar behalten Sie Ihre Immobilie im Auge und sorgen dafür, dass nichts vergessen geht.
Effizientes Störungsmangement
Wenn Störungen, Mängel oder andere Probleme auftreten kann es schnell stressig werden. Jetzt ist Planungstalent, Koordination und Störungsmanagement gefragt. Das braucht Zeit, Arbeit und Geld.
Auch in diesem Punkt hilft Ihnen die richtige Immobilien Software. Eine der zentralen Funktionen von PlanRadar ist das Störungs- bzw. das Mängelmanagement. PlanRadar unterstützt Sie von der Identifikation über die Kategorisierung bis hin zur Behebung und Dokumentation der Störung. Ein effizientes Mängelmanagement spart Zeit und Nerven und hilft dabei, eine reibungslose und kostenschonende Bewirtschaftung mit maximalen Resultaten zu betreiben.
Weniger administrativer Aufwand
Der reduzierte administrative Aufwand ist einer der Hauptgründe, weshalb sich immer mehr Eigentümer:innen und Bewirtschafter:innen für PlanRadar entscheidet. PlanRadar nimmt repetitive administrative Aufgaben wie die Kategorisierung, Sortierung, Ablage und Erstellung von Reports für Sie ab.
Administrative Tätigkeiten sind oft unumgänglich. Sie generieren aber keinen Gewinn und sind zeit- und ressourcenintensiv. Mit PlanRadar können Sie sich vom administrativen Klotz am Bein befreien und Ihre kaufmännischen, analytischen und planerischen Aufgaben automatisieren.
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Einfache Kommunikation
Eine funktionierende Kommunikation ist eine Grundlage für ein gelungenes Vorhaben. Auch in der Bewirtschaftung von Immobilien ist Kommunikation ein Schlüssel zum Erfolg. Leider kommt der nötige Austausch im Alltag von Hausmeister:innen und Immobilienbewirtschafter:innen oftmals zu kurz. Softwares wie PlanRadar unterstützt Sie dabei, dass die Kommunikation aufrechterhalten wird und keine wichtigen Informationen verloren gehen. Damit ist PlanRadar mehr als eine einfache Immo Software. PlanRadar bietet eine umfassende Lösung im Immobilienmanagement, die den Stellenwert der Kommunikation erkannt und als zentrale Funktion in der Software eingebaut hat.
Sichere Dokumentenspeicherung
Professionelle Softwares zur Bewirtschaftung von Immobilien bewahren Dokumente wie Reports und andere Unterlagen sicher für Sie auf. Bei PlanRadar findet das über eine verschlüsselte Cloud statt. Sie können selbstständig Zugriffsrechte erteilen und Ihre Dokumente zu jeder Zeit abrufen. PlanRadar sorgt damit dafür, dass nie mehr wichtige Nachweise oder Berichte verloren gehen. Mit der praktischen, sicheren und leicht verständlichen Dokumentenspeicherung von PlanRadar sind Sie stets auf der sicheren Seite.
1. Übersicht in Echtzeit – Objekte managen mit Live-Daten für schnelle Entscheidungen
So behalten Sie mit PlanRadar den Überblick und können auf einfachste Weise Problemstellen identifizieren und strategisch abarbeiten:
„Die Zeit zu handeln ist jetzt“. Dieser Spruch trifft vor allem in diesen Zeiten zu.
Behalten Sie mit PlanRadar den Gesamtüberblick. Sei es für ein spezifisches Projekt oder quer über all Ihre Projekte. Auf Knopfdruck gelangen Sie in die Übersicht, die Sie benötigen.
Und so gehts:
2. Arbeitsauslastungen vermeiden mit fairer Aufgabenverteilung
Der Menüpunkt Benutzermetriken erlaubt Ihnen sogar noch weiter in die Tiefe Ihres Projektes zu steigen. Sehen Sie nach welches Teammitglied ausgelastet sein könnte, um die Arbeitslast gleichmäßig auf Ihre Projektmitglieder zu verteilen. Besonders in Zeiten, wenn Sie mit weniger Personal bzw. mit kleineren Teams auskommen müssen, unterstützt Sie PlanRadar bei einer fairen und zeitgleich effizienten Verteilung der anstehenden Aufgaben.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Schritt 1: Benutzermetriken ansehen
Wechseln Sie zum Menüpunkt „Benutzermetriken“ und klicken Sie auf das betroffene Teammitglied. Sofort sehen Sie die aktuellen Kennzahlen ein (z.B.: was wurde im Zeitraum XY geleistet) und können in weiterer Folge gezielt Ressourcen steuern. Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, welche Metriken Sie sich anzeigen lassen möchten. Sei es, um Teammitglieder zu entlasten oder bei gesundheitlichen Ausfällen Tickets an ein anderes Projektmitglied rechtzeitig übergeben zu können.
Schritt 2: Zuständige Person ändern
Dazu filtern Sie im Menüpunkt Tickets einfach nach dem Filterkriterium, das Sie benötigen (Zuständiger, Auftragnehmer, Art der Leistung, etc.) und wechseln im Ticket den zuständigen Bearbeiter des Tickets.
Tipp! Mit PlanRadar können Sie individuelle Filter erstellen. Das spart Zeit und verschafft Überblick.
Schritt 3: Die betroffenen Personen erhalten eine automatisierte Push-Benachrichtigung.
Verschaffen Sie sich eine klare Übersicht darüber, welche Umstände den Projektfortschritt hemmen und andere etwaige Projektbehinderungen. Das erlaubt Ihnen rasch eine Strategie zu entwickeln, die Behinderungen auszumerzen und abzuarbeiten.
Zuständigkeiten mit dem Hausmeister Ticketsystem managen
Die im vorherigen Abschnitt erklärte Verteilung der Zuständigkeiten wird mit dem Hausmeister Ticketsystem ergänzt. PlanRadar hilft nicht nur dem Hausmeister dabei, aktuelle Abläufe und die Bewirtschaftung der Immobilie digital zu verfolgen, sondern auch um verschiedene Stakeholder miteinander zu vernetzen. Das beste Beispiel hierfür ist das Hausmeister Ticketsystem der Objektmanagement Software von PlanRadar. Mit diesem Ticketsystem können Sie den Hausmeister und anderer zuständigen Personen kontaktieren.
Damit gestaltet sich die Meldung und Bearbeitung von Störungen, Mängeln und Zwischenfällen effizienter, transparenter und einfacher für alle Beteiligten. Sowohl die Person, die das Ticket erstellt hat, als auch der Hausmeister profitieren damit von einem direkten Überblick über den Stand des Falles und über mögliche Vorgänge und Anmerkungen. Damit bietet PlanRadar eine übersichtliche und verständliche Objektmanagement Software, die alle beteiligten Personen mit einschließt.
Auf dem Laufenden Bleiben
Eigentümer, Vermieter und Mieter sind gleichermaßen daran interessiert, ihre Gebäude auch weiterhin instand zu halten. Um die Gesundheits- & Sicherheitsvorschriften einzuhalten, und die erforderlichen Baustandards aufrecht zu erhalten, sollten Sie besonders die folgenden Systeme stets im Blick behalten:
- Sicherheitstechnik
- Gebäudeleittechnik
- HKLS-Systeme (Lüftungshygiene, Legionellenbekämpfung, etc.)
- Brandschutzsysteme
