Als Immobilienanlegerin oder als Immobilienanleger kaufen Sie Liegenschaften und hoffen auf Renditen und Preissteigerungen. Im Gegensatz zu anderen Anlagemethoden wie Aktien oder ETFs müssen Immobilien aktiv gemanagt werden. Möchte die Eigentümerin oder der Eigentümer die damit verbundenen Aufgaben nicht selbst wahrnehmen, kann er hierfür Dienstleister, sogenannte Objektmanager, beauftragen, welcher der Investorin, bzw. dem Investor alle betrieblichen und administrativen Aufgaben abnimmt. Was das Objektmanagement genau ist, wie es funktioniert, welche verschiedenen Objektmanagement-Arten es gibt, was deren Vor- und Nachteile sind und vieles mehr, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Alle Fragen zum Objektmanagement beantwortet

Was ist Objektmanagement?

Der Begriff Objektmanagement ist hierzulande auch unter seinem englischen Pendant Facility-Management geläufig. Beschrieben wird damit die Instandhaltung und der reibungslose Betrieb eines Gebäudes. Mit dem Objektmanagement werden also alle operativen Tätigkeiten rund um eine Immobilien-Investition bezeichnet. Neben dem Facility-Management muss sich die Anlegerin oder der Anleger nur noch um das Immobilienportfolio kümmern. Die Immobilie ist Eigentum der Besitzerin oder des Besitzers – Diese zahlen einen gewissen Betrag an einen Objektmanagement-Dienstleister, welcher Aufgaben wie Rechnungsstellung, Reparaturen etc. im Namen der Eigentümer übernimmt. Die Besitzer bekommen wenig vom Alltagsgeschäft mit, erhalten aber dennoch, meist jährlich, die Mieteinnahmen abzüglich der Kosten vom Objektmanager überwiesen. 

Institutionelle Anleger wie Pensionskassen oder Banken besitzen in der Regel ein internes Objektmanagement oder eine Tochterfirma, welche sich um das Facility-Management kümmert. Die Aufgaben dieser internen Objektmanagements sind aber die gleichen wie die eines unabhängigen Dienstleisters im Gebäudemanagement; Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes, Werterhalt oder -steigerung, Instandhaltung der Haustechnik und vieles mehr. 

Die Objektmanagerin, bzw. der Objektmanager ist das Bindeglied zwischen Investition und Alltagsgeschäft. Ein kompetentes Objektmanagement ist daher eine zentrale Voraussetzung für ein langfristig erfolgreiches Immobilien-Portfolio.

Infrastrukturelles Objektmanagement

Ein Teilbereich des Objektmanagements ist das infrastrukturelle Objektmanagement, auch als infrastrukturelles Gebäudemanagement (IG) bezeichnet. Das IG befasst sich, wie es der Name nahe legt, mit dem infrastrukturellen Teil des Objektmanagements. Dieses umfasst den Ausbau der Wege, also der Infrastruktur, welche benötigt werden, um die Rendite zu steigern. Konkret bedeutet dies unter anderem die Einführung und Überwachung von schnelleren, flexibleren und effizienteren Prozessen. Auch eine Bestandspflege der Objekte, die sich geschäftsfördernd auf das Immobilienportfolio der Anlegerin / des Anlegers auswirkt, ist ein wichtiger Teil des infrastrukturellen Objektmanagements. Das IG schafft also die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Anlage, ohne sich zu tief mit den Aufgaben des Tagesgeschäfts zu befassen.

Vorteile des infrastrukturellen Objektmanagements

Die Vorteile des infrastrukturellen Objektmanagements liegen in den verschiedenen Möglichkeiten, das maximale Potenzial aus den Immobilien zu schöpfen. Im infrastrukturellen Objektmanagement befassen sich Facility-Managerinnen und Facility-Manager mit analytischen Auswertungen und erkennen so Risiken und Chancen für die Zukunft der einzelnen Anlageobjekte. Wenn das infrastrukturelle Objektmanagement professionell betrieben wird, hat dies eine gesteigerte Rentabilität für die Immobilien-Anlegerin, bzw. den Immobilien-Anleger zur Folge. In erster Linie verhindert das infrastrukturelle Gebäudemanagement also Opportunitätskosten, indem die Rentabilität der Prozesse und der Objekte erhöht wird. Neben der Steigerung der Rendite erhöht das infrastrukturelle Objektmanagement auch den Cashflow und verbessert die Konkurrenzfähigkeit der Vermieterin oder des Vermieters. Die Immobilien-Anlage bleibt damit auf dem aktuellsten Stand, geht mit der Zeit und verpasst keine Trends, wie zum Beispiel die Digitalisierung.

Nachteile des infrastrukturellen Objektmanagements

Ein funktionierendes infrastrukturelles Objektmanagement ist auf lange Sicht unverzichtbar, um profitabel und konkurrenzfähig zu bleiben. Allerdings hat das IG, verglichen mit anderen Teilbereichen des Objektmanagements, auch einige Nachteile. Einer der Nachteile des IGs ist, dass das infrastrukturelle Objektmanagement Ressourcen-intensiv ist. Ein professionelles IG kostet Arbeit, Zeit und Geld, welches im Vorhinein, beinahe blind, investiert werden muss. Nicht immer zahlen sich die Investitionen ins IG aus und manchmal ist der Nutzen erst in ferner Zukunft greifbar. Das IG ist zudem ein Risiko-Geschäft; es müssen Zukunftsentscheidungen getroffen werden, welche auf Annahmen und Prognosen basieren. Bereits kleine Fehleinschätzungen können in Zukunft tiefgreifende Folgen für den Anlageerfolg haben. Falsche Entscheidungen führen dazu, dass zukünftige Chancen verbaut werden.

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Neben dem hohen Investitionsaufwand und dem Risiko hat das IG auch aus Sicht der Mieterinnen und Mieter Nachteile. Diese profitieren meistens nicht direkt durch die Entscheidungen, welche im infrastrukturellen Objektmanagement getroffen wurden – im Gegenteil: in der Regel spüren sie die Auswirkungen durch steigende Mieten, Hürden bei Forderungen und einem weniger erreichbaren Kundendienst.

Technisches Objektmanagement

Die zweite der drei grundlegenden Sparten des Facility-Managements findet sich im technischen Objektmanagement, bzw. im technischen Gebäudemanagement (TG). Dieses umfasst die Arbeiten, welche wir hierzulande im Volksmund traditionell auch als „Hausmeister-Arbeit“ bezeichnen. Im technischen Facility-Management dreht sich alles um die Gebäudetechnik. Sie umfasst Maßnahmen zu einer schonenden Gebäudenutzung, Reparaturen, Instandhaltung der Gebäudetechnik, Reinigungsmaßnahmen etc. Ziel des TG ist es, einen Wertverlust durch Abnutzungen und Beschädigungen zu vermeiden, die Gebäudetechnik zu warten und auf dem neuesten Stand zu halten, um Forderungen der Mieter zu minimieren und Mängel und Risiken am Gebäude zu erkennen, bevor sie zu teuren Schäden führen. Das technische Objektmanagement ist unvermeidbar, um hohe Nebenkosten zu vermeiden und einem Zerfall des Gebäudes entgegenzuwirken.

Vorteile des technischen Objektmanagements

Ohne technisches Objektmanagement ist eine kommerzielle Immobilien-Anlage praktisch unmöglich. Wenn niemand auf das Gebäude aufpasst, nutzt es sich ab und seine Technik geht kaputt. Wird das TG nicht professionell oder gar nicht durchgeführt, werden Schäden nicht oder erst zu spät entdeckt, was zu enormen Reparaturkosten, Leerständen und Wertminderungen führen kann. Es ist das technische Gebäudemanagement, welches sich um den physischen Zustand der Gebäude kümmert und somit die Basis der Investition pflegt. Ein weiterer Vorteil ist, dass das TG relativ gut ausgelagert werden kann. Im DACH-Raum gibt es zahlreiche kompetente Fachkräfte und Unternehmen, welche sich auf den Bereich des technischen Facility-Managements spezialisiert haben und hervorragende Arbeit in ihrem Geschäftsbereich leisten. Durch den Einsatz von innovativer Objektmanagement Software kann das technische Objektmanagement heutzutage zudem so effizient gestaltet werden wie noch nie zuvor.

Nachteile des technischen Objektmanagements

Wie alle anderen Teilbereiche des Facility-Managements hat auch das technische Objektmanagement seine Nachteile. Ein Nachteil des TG sind unter anderem die Kosten, welche es verursacht. Das TG selbst erwirtschaftet nur Erträge in Form der Kosten, welche es vermeidet (kein Wertverlust, Mängel beheben und Geräte warten, bzw. ersetzen, bevor es teuer wird etc.). Allerdings generiert das technische Facility-Management selbst keinen direkten Cashflow – das TG ist in vielen Immobilien-Unternehmungen mit Abstand der größte Kostenpunkt im gesamten Facility-Management. Neben den Lohnkosten der Hausmeisterin / des Hausmeisters schlagen vor allem teure Reparaturen und Kosten für neue technische Einrichtungen wie Heizungen, Lüftungen oder sanitäre Anlagen zu Buche.

Dazu kommt, dass auch das TG bei den Mieterinnen und Mieter nicht besonders beliebt ist. Die Hausmeisterin oder der Hausmeister ist die Vertretung des Vermieters und dessen Berührungspunkt zu den Mieterinnen / Mietern. Es ist die Hausmeisterin / der Hausmeister, welche bei Schäden die Wohnung inspiziert und dafür sorgt, dass die Hausregeln eingehalten werden. Bei der Mieterschaft stößt dies nicht immer auf Begeisterung.

Kaufmännisches Objektmanagement

Als letzte der drei Teilbereiche stellen wir das kaufmännische Objektmanagement, auch administratives Gebäudemanagement (AG) oder administratives Facility-Management genannt, vor. Das AG ist das mathematische Gehirn und sozusagen die Kommandozentrale des Facility-Managements. Die Kernbereiche des administrativen Immobilienmanagements umfassen die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, den Kundendienst, die Suche nach neuen Mietern sowie die Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Kündigungen. Es stellt die Wirtschaftlichkeit sicher und umfasst alle kaufmännischen Leistungen unter Beachtung der Immobilienökonomie und der betriebswirtschaftlichen Ökonomie. Dabei arbeitet das administrative Gebäudemanagement Hand in Hand mit dem technischen und dem infrastrukturellen Facility-Management zusammen. Auch die Kommunikation mit Stakeholdern wie Subunternehmen, Behörden, Mietern und Eigentümern, bzw. der Geschäftsleitung läuft in der Regel (zumindest teilweise) über das kaufmännische Objektmanagement.

Vorteile des kaufmännischen Objektmanagements

Genau wie die beiden anderen Kernbereiche des Objektmanagements ist auch das kaufmännische Immobilienmanagement absolut unerlässlich für ein erfolgreiches Immobilien-Portfolio. Ohne administratives Facility-Management würden beispielsweise keine Rechnungen an die Mieterinnen und Mieter verschickt werden. Auch die Buchführung, welche staatlich vorgeschrieben wird, wäre ohne kaufmännisches Objektmanagement undenkbar. Genau so schaut es mit dem Kundendienst, mit dem Schalten von Wohnungs-Inseraten oder der Verarbeitung von Kündigungen, Beschwerden und Anfragen aus. 

Ein weiterer Vorteil des kaufmännischen Objektmanagements ist sein Optimierungspotenzial. Es ist ein zentraler Prozess des infrastrukturellen Objektmanagements, die administrativen Prozesse des kaufmännischen Objektmanagements zu analysieren und zu verbessern. Durch den Einsatz von Software wird die Administration schlanker gemacht und Kosten können gespart werden.

Nachteile des kaufmännischen Objektmanagements

Das AG ist nicht frei von Nachteilen: im kaufmännischen Facility-Management fällt eine enorme Arbeitslast an administrativen Tätigkeiten an. In Deutschland besteht ein klarer Trend hin zur Bürokratie, welche die Situation im administrativen Gebäudemanagement zusätzlich erschwert. Buchhaltung, Rechnungsstellungen, die Zusammenarbeit mit Behörden und der Kundendienst verschlingen Unmengen an Ressourcen, welche sich direkt in die Renditen der Eigentümerinnen und Eigentümer fressen. Die momentane Lage auf dem Arbeitsmarkt führt zudem dazu, dass es in vielen Betrieben an ausgebildetem kaufmännischen Personal mangelt und dass die Lohnkosten stark ansteigen. In einigen Unternehmen führt das kaufmännische Facility-Management sogar zu höheren Aufwänden als das technische Facility-Management. Die Digitalisierung hilft zwar massiv dabei, die Arbeitslast in der Administration zu verringern, zum jetzigen Zeitpunkt haben dies aber noch bei Weitem noch nicht alle Unternehmen eingesehen.

Wie können Unternehmen profitieren?

Sowohl private als auch institutionelle Anleger sind auf das Facility-Management angewiesen und profitieren von ihm. Während viele private Investorinnen und Investoren das Facility-Management einem externen Anbieter überlassen, haben manche institutionelle Anleger eigene Abteilungen oder Tochterfirmen, welche das Objektmanagement betreiben. Chancen, um stärker vom Facility-Management zu profitieren, gibt es in all seinen Teilbereichen:

Infrastrukturelles Objektmanagement

Es ist das grundlegende Ziel des infrastrukturellen Objektmanagements, die Rentabilität zu erhöhen. Je professioneller das infrastrukturelle Objektmanagement arbeitet, desto mehr kann die Anlegerin oder der Anleger von ihm profitieren.

Technisches Objektmanagement

Das technische Objektmanagement soll die Liegenschaft und die Haustechnik in Schuss halten und auftretende Probleme im Keim ersticken. Je gründlicher die Hausmeister oder die Hausmeisterin vorgeht, desto unwahrscheinlich sind hohe und unerwartete Zusatzkosten.

Kaufmännisches Objektmanagement

Durch Innovation und digitale Lösungsansätze kann die Administration kosteneffizienter und gleichzeitig genauer und vernetzter gestaltet werden.

Probleme in den Tätigkeitsbereichen Objektmanagement und Portfoliomanagement für Immobilien

Eine Objektmanagerin oder ein Objektmanager begleitet die Immobilien in ihrem oder seinem Zuständigkeitsbereich über den gesamten Lebenszyklus der Liegenschaft. Während der vielschichtigen Administration von Anlagen und Gebäuden entstehen immer wieder neue Fehlerquellen und Probleme. Die Sicherstellung der einwandfreien Funktion einer Immobilie im laufenden Betrieb kann an einer Anhäufung von Risiken scheitern.

Für Unternehmen oder Fachpersonen in der Immobiliendienstleistung bringen die Aufgabenbereiche Objektmanagement sowie „Risikomanagement Immobilienwirtschaft“ zahlreiche technische und wirtschaftliche Hürden mit sich:

Nachholbedarf in der Digitalisierung

Manche Unternehmen passen ihre Prozesse nicht oder nur ungenügend dem technischen Fortschritt an. Teilweise ist das nötige Wissen oder das Kapital nicht vorhanden, in vielen Fällen liegt das Problem aber bei der Geschäftsleitung, welche sich nicht an einem EDV-Ausbau interessiert. Solche Betriebe haben bereits jetzt Probleme damit, konkurrenzfähig zu bleiben. In absehbarer Zukunft könnte die Haltung der Unternehmen, welche sich gegen Innovationen stellen, verheerende Folgen bis hin zum Konkurs haben.

Dieser Wandel ist in jeder denkbaren Branche sichtbar – und stets wachsend. Er bringt eine Beschleunigung und Veränderung der bisher etablierten Arbeitsabläufe mit sich. 

Kontrollverlust – Übersicht aus den Augen verloren

Die hektischen Arbeitstage einer Objektmanagerin oder eines Objektmanagers sind von einem vollgepackten Terminkalender und vielen Verantwortlichkeiten und Aufgaben geprägt. In diesem Meer aus Informationen geht schnell etwas vergessen. Bereits ein kleiner Flüchtigkeitsfehler kann gravierende Konsequenzen mit sich ziehen und hohe Kosten verursachen. Umso wichtiger ist die sorgfältige Führung einer Datenbank, in der Arbeitsprozesse, Aufgaben und Zuständigkeiten jederzeit vom Management überprüft werden können.

Keine oder ungenügende Dokumentation

Eine mangelhafte Beweisermittlung kann schnell für Probleme sorgen, mit denen die Objektmanagerin, bzw. der Objektmanager – und alle Beteiligten belastet werden. Besitzt ein Unternehmen keine klare Struktur oder Bürostandards, können sich die Mitarbeiter auch nicht an diese halten. Chaos kann sich schnell in den Unterlagen etablieren. Rasch gehen Beweise verloren und im Falle eines rechtlichen Prozesses kann die betroffene Objektmanagerin oder der betroffene Objektmanager nur unvollständige Berichte vorlegen.

Objektmanagement: Fazit

Das Objektmanagement, auch bekannt als Facility-Management oder Gebäudemanagement, beschäftigt sich mit dem operativen Teil des Vermietens und der Immobilien. Im Gegensatz zu anderen Anlagemethoden müssen Immobilien aktiv gemanagt werden. Ein funktionierendes Objektmanagement ist daher eine Voraussetzung für eine kommerzielle Vermietung – egal ob dieses intern oder extern durchgeführt wird.

Im Kern besteht das Facility-Management aus drei grundlegenden Kernbereichen. Der erste dieser Bereiche ist das infrastrukturelle Objektmanagement, das sich um den Erhalt bzw. um die Steigerung des Rendite-Levels kümmert. Den zweiten Bereich finden wir im technischen Gebäudemanagement, welches die klassische „Hausmeister-Arbeit“ umfasst. Last but not least beschäftigt sich das kaufmännische Facility-Management um administrative Tätigkeiten wie Rechnungsstellung, Buchhaltung und Kundendienst.

Alle Teilbereiche bieten der Eigentümerin, bzw. dem Eigentümer der Liegenschaft die Möglichkeit, zusätzliche Erträge zu generieren. Eine hervorragende Möglichkeit, das Facility-Management zu optimieren, liefert die Objektmanagement Software PlanRadar. Mit PlanRadar wird Ihre Administration effizienter, Sie behalten die Übersicht und alle Daten werden in einer sicheren, zentralen Datenbank gespeichert, auf welche Sie zu jeder Zeit und von überall zugreifen können.

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