Der Rapportzettel, die Rapportliste, oder der Stundenzettel ist ein einfaches Werkzeug, um Leistungen und Materialverbrauch erfassen zu können. Im Prinzip handelt es sich dabei um ein Dokument, mit dem sich die erbrachten Leistungen innerhalb eines Zeitraums erfassen lassen. Wir beantworten die wichtigsten Fragen. Plus: Kostenlose Rapportzettel / Stundenzettel Vorlage zum Herunterladen.

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Was ist ein Rapportzettel?

Mit einem Rapportzettel oder einem Stundenzettel können Sie oder Ihre Mitarbeiter festhalten, welche Leistungen auf einer Baustelle erbracht und welche Materialien verbraucht wurden. Somit ist das Formular nichts anderes als ein Leistungsnachweis, der vom Kunden beglaubigt werden kann. Der Rapportzettel kann sowohl als Vorabrechnung für den Kunden dienen als auch als internes Aufzeichnungsinstrument, welches etwa im eigenen Controlling bzw. in der Buchhaltung weitere Verwendung findet.

Nicht verwechseln sollte man dabei die Rapportliste mit der Aufgabenliste. Eine Aufgabenliste umfasst alle Dinge, welche getan werden müssen. Eine Rapportliste umfasst nur die tatsächlich erbrachten Leistungen. Mit beiden Listen zusammen lässt sich allerdings der Baufortschritt effektiv überwachen.

Das Formular ist zudem kein Bautagebuch, obwohl beide Dokumente sich gegenseitig beeinflussen können. Ein Bautagesbericht umfasst die gesamte erbrachte Bauleistung in einem bestimmten Zeitraum. Der Rapportzettel dient dagegen zur Abrechnung von einzelnen kleineren Bauaufträgen, welche natürlich Teil eines größeren Projekts sein können.

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Ein Rapportzettel hat sowohl für den Kunden als auch den Leistungsträger Vorteile, da alle Beteiligten so den Arbeitsumfang, den Materialverbrauch und somit die entstandenen Kosten einfacher im Überblick behalten können. Zudem kann so der Projektfortschritt von beiden Seiten überwacht werden.

Rapportzettel - Stundenzettel Vorlage

Kostenlose Rapportzettel Vorlage herunterladen

Laden Sie sich hier eine gratis Vorlage für Rapportzettel und Stundenzettel herunter. Sie können die Vorlage in Excel einfach an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, indem Sie weitere Felder und Zeilen hinzufügen. Mit dem praktischen Muster sparen Sie bei der Erfassung von Arbeitszeiten vor Ort und im Büro Zeit und sorgen für transparente und nachvollziehbare Abläufe.  Sie werden feststellen, dass mit einem digitalen Rapportzettel die Koordination und Ausführung von Bauprojekten deutlich einfacher und übersichtlicher wird. Füllen Sie einfach das untenstehende Formular aus, um die Vorlage herunterzuladen.

Stundenzettel auf Papier oder digital erstellen?

Auch heute besteht der Stundenzettel in vielen Unternehmen immer noch aus Papier. Das hat auf den ersten Blick gute Gründe. So kann der Zettel vom Mitarbeiter noch vor Ort direkt an den Kunden zur Unterschrift übergeben werden. So lässt sich eine lückenlose Beweiskette schaffen, dass Leistungen auch wirklich erbracht wurden. Der Kunde kann direkt Dinge beanstanden oder um eine genauere Aufschlüsselung bitten.

Mittlerweile werden aber auch digitale Rapportzettel beliebter. Mittels Tablets oder Smartphone lassen sich auch digitalen Dokumente noch vor Ort vom Kunden gegenzeichnen. Der digitale Zettel lässt sich anschließend allerdings viel einfacher in die bestehende Softwareumgebung Ihres Unternehmens einpflegen.

So lassen sich digitale Dokumente einfacher nachverfolgen. Sie gehen auch nicht so einfach verloren, wie ein kleiner Zettel. Zu guter Letzt ist die Lesbarkeit eines digitalen Formulars nicht von der Handschrift des Ausstellers abhängig.

Die Vorteile eines digitalen Rapportzettels

Ein digitaler Rapportzettel hat also viele Vorteile und sind eine zeitgemäße Alternative zur altbekannten Zettelwirtschaft, die wir Ihnen im Folgenden auflisten wollen.

Leichter auffindbar

Ein digitales Dokument lässt sich am Computer leicht wiederfinden. Während ein wichtiges Papierformular – im falschen Ordner abgelegt – oft eine stundenlange Suche auslöst, lässt sich ein Dokument auf dem PC dank der integrierten Suchfunktion mit wenigen Klicks wieder finden.

Rapportzettel werden zudem oft in die eigene Planungssoftware integriert. So lassen sich mehrere Stundenzettel einfach und bequem zu einem Bericht zusammenfassen oder in die Buchhaltung einpflegen.

Verbesserte Fehlervermeidung

Ein klassischer Rapportzettel wird schnell einmal falsch oder unvollständig ausgefüllt. Dreck von der Baustelle oder eine unsaubere Handschrift können einen ausgefüllten Zettel zudem unlesbar machen oder bei der anschließenden Digitalisierung für Fehler sorgen.

Mit einem digitalen Rapportzettel lassen sich diese Fehlerquellen deutlich reduzieren. Sie können zum Beispiel in unserem digitalen Stundenzettel Pflichtfelder einfügen, welche vom Mitarbeiter ausgefüllt werden müssen. Zudem spielt die Handschrift dies Mitarbeiters keine Rolle mehr. Das Dokument lässt sich zudem direkt auf den Unternehmens-Servern speichern und sichern.

Bessere Nachverfolgbarkeit

Mit einer digitalen Unterschrift lassen sich digitale Rapportzettel einfach und bequem gegenzeichnen. Zudem können weitere Dokumentationen, wie etwa eine Fotodokumentation direkt in das Dokument integrieren werden. Mit dem digitalen Zeitstempel ist auch die zeitliche Abfolge der Ereignisse einfach zu rekonstruieren. Gerade im Streitfall vor Gericht ist eine genaue und nachvollziehbare Dokumentation oft der entscheidende Faktor, um an sein Recht zu kommen.

Aber auch bei Steuerfragen oder der Rechnungslegung ist eine exakte Dokumentation oft bares Geld wert und kann unnötigen Stress vermeiden und Nerven schonen. Wer dagegen schlampig dokumentiert, der wird später dafür den Preis zahlen müssen.

Was enthält ein Rapportzettel?

Ein Rapportzettel lässt sich flexible selbst gestalten. Ziel ist es, die häufigsten Leistungen, die in Ihrem Unternehmen erbracht werden, einfach auflisten und abrechnen zu können.

  • Datum und Ort
  • Arbeitsstunden plus Stundensatz
  • Materialverbrauch
  • Entstandene Sonderkosten
  • Unterschrift des Ausstellers und des Auftragnehmers

Wichtig ist, dass für alle Parteien offensichtlich ist, was abgerechnet wird und wieviel Kosten tatsächlich angefallen sind. Natürlich darf auch das Datum und die Ansprechperson im Unternehmen nicht fehlen, sodass jeder Zettel rückverfolgt werden kann.

Sind Rapportzettel Pflicht?

Der Stundenzettel selbst ist keine gesetzlich vorgeschriebene Leistung. Dennoch ist eine Rapportliste ein wesentlicher Bestandteil von Controlling und Buchhaltung, sowohl bei Auftraggebern als auch Auftragnehmern.

So wird in der Vertrags- und Vergabeordnung für Bauwesen (VOB) vorgeschrieben, dass alles Kosten und geleisteten Arbeitsstunden bei öffentlichen Bauprojekten aufgezeichnet werden müssen. Die VOB findet bei allen öffentlichen Bauvorhaben Anwendung. Oft werden die VOB-Vorgaben auch bei vielen privaten und kommerziellen Bauprojekten vertraglich übernommen und dienen so als informeller Standard.

Ein Rapportzettel erfüllt genau diese Funktion und findet aus diesem Grund bei praktisch jedem Bauprojekt Verwendung. Leistungen können so rückverfolgbar aufgezeichnet und belegt werden.

Eine Rapportzettel Pflicht gibt es somit nicht. Dennoch ist dieser einfache Zettel, egal ob noch in Papierform oder bereits digital, bei einem Bauprojekt unentbehrlich. Das Ziel ist dabei eine möglichst lückenlose Dokumentation aller Tätigkeiten von Handwerkern und Servicemitarbeitern auf einer Baustelle.