Cyfrowa dokumentacja budowlana – efektywne tworzenie, zarządzanie i archiwizacja

Proces inwestycyjny to nie tylko front robót na placu budowy. Nie mniej ważnym jego elementem, który w znaczącym stopniu może przesądzać o finalnym sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia, jest dbałość o dokumentację budowlaną. Ten zbiór wymaganych prawem dokumentów należy sukcesywnie gromadzić podczas wszystkich etapów prac.

Czy inwestor lub osoby reprezentujące jego interesy mogą jakoś wspomóc ten proces? Prześledźmy, jak digitalizacja w budownictwie odpowiada na tego rodzaju potrzeby.

Cyfrowa dokumentacja budowlana

Co zawiera dokumentacja budowy

Precyzyjną definicję oraz wyszczególnienie elementów, które wchodzą w jej skład, zawiera art. 3 pkt 13 Prawa budowlanego1. Ustawodawca wymienia w nim przede wszystkim:

  • pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym,
  • dziennik budowy,
  • protokoły odbiorów częściowych i końcowych.

W miarę potrzeby dokumentacja budowlana to również:

  • rysunki i opisy potrzebne do wykonania obiektu,
  • operaty geodezyjne,
  • książka obmiarów,
  • dziennik montażu (dla inwestycji realizowanych tą metodą).

To oznacza dużo, naprawdę dużo opasłych segregatorów na regałach w biurze (a potem w archiwum) albo… jedną aplikację.

Pozwolenie na budowę

Dopiero uzyskanie – poprzez decyzję administracyjną – tego urzędowego dokumentu pozwala rozpocząć i prowadzić budowę lub wykonywać roboty budowlane. Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego2 stosowne organy powinny wydać pozwolenie na budowę bez zbędnej zwłoki. Niestety w praktyce bywa z tym różnie… Lista załączników dołączanych do wniosku jest imponująca i zawiera różne dokumenty budowy, m.in.: projekt budowlany razem z wymaganymi opiniami, uzgodnieniami i pozwoleniami, oświadczenie inwestora o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane oraz oświadczenie projektanta dotyczące możliwości podłączenia obiektu do istniejącej sieci ciepłowniczej.

Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań typu PlanRadar pozwala wszystkie te załączniki łatwo zapisywać i wygodnie przechowywać w formie cyfrowej. Znacząco ułatwia to wyszukiwanie, używanie i archiwizację dowolnych dokumentów budowlanych, w tym pozwolenia na budowę. Zarządzanie dokumentacją, która jest dostępna zawsze i wszędzie (on- i offline, na tabletach smartfonach czy komputerach) oraz bezpiecznie przechowywana w chmurze, oznacza oszczędność czasu, miejsca i nerwów.

Projekt budowlany

To kolejny zbiór dokumentów stanowiący istotną część dokumentacji budowy. Drobiazgowo definiuje go Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego3. Wyróżniono w nim trzy główne składowe: projekt zagospodarowania działki lub terenu, projekt architektoniczno budowlany i projekt techniczny.

Aby projektant mógł go opracować, potrzebne są: wypis z miejscowego planu zagospodarowania terenu lub decyzja o warunkach zabudowy, a także mapa sporządzona przez geodetę, wypis i wyrys z rejestru gruntów, warunki przyłączenia do sieci ciepłowniczej, energetycznej i wodociągowej oraz ewentualnie gazowej i kanalizacyjnej oraz uzgodnienia wjazdu na działkę. Obligatoryjny załącznik stanowi również oświadczenie projektanta o sporządzeniu projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami wiedzy technicznej, a także kopia zaświadczenia potwierdzającego jego uprawnienia budowlane.

Oprogramowanie takie jak PlanRadar w zakresie tej części dokumentacji budowlanej również służy nieocenioną pomocą. Zarządzanie planami z poziomu aplikacji zapewnia przede wszystkim ich aktualność i dostępność dla członków zespołu. Niezwykle ważną zaletą tego rozwiązania jest również możliwość porównywania planów, a także wprowadzania na nich dowolnych adnotacji. To wszystko niesie za sobą moc korzyści, których nie może zaoferować żaden papierowy wariant: łatwość użycia, przejrzystość struktury, brak luk informacyjnych oraz automatyczny rejestr wersji.

Dziennik budowy

Jednym z najważniejszych elementów dokumentacji budowlanej jest dziennik budowy. Odnotowywane są w nim kolejne etapy prac oraz towarzyszące im zdarzenia i okoliczności. Ten urzędowy dokument wydaje inwestorowi właściwy organ administracji budowlanej po uzyskaniu pozwolenia na budowę. Dziennik budowy opatrzony jest numerem (zarejestrowany), a każda jego strona pieczęcią urzędu. Jedynie uprawnione osoby mogą w nim dokonywać wpisów: inwestor, projektant, kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego, geodeta, a także pracownicy organów, które mają prawo przeprowadzania kontroli na budowie.

Elektroniczny dziennik budowy znacząco ułatwia prowadzenie dokumentacji budowy. Możliwość stosowania oprogramowania na urządzeniach mobilnych, takich jak tablet czy smartfon, oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek lub braków. Dane można łatwo uzupełniać w czasie rzeczywistym, bezpośrednio na placu budowy, korzystając z opcji wzbogacania w zdjęcia, filmy czy elementy planów. Ich digitalizacja oznacza swobodny dostęp do informacji oraz możliwość generowania na ich podstawie dowolnych raportów.

E-book: Elektroniczny dziennik budowy

Kluczowe narzędzie do poprawy efektywności w projektach budowlanych

Protokoły odbiorów

Zakończenie poszczególnych etapów lub całości prac potwierdza się w dokumentacji budowlanej, sporządzając częściowe lub końcowe protokoły odbioru. Spisują je strony umowy, czyli inwestor i wykonawca, a czasem również ich reprezentanci (np. kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego). Powinny zawierać co najmniej: datę, dane uczestników, zakres prac i uwagi na temat realizacji. To niezwykle istotna formalność, gdyż z jej dokonaniem wiążą się kwestie rozliczeń, kar umownych za ewentualne opóźnienia, terminów rękojmi czy gwarancji.

Postępująca cyfryzacja branży wspomaga interesariuszy w zakresie odbiorów robót budowlanych. Dotyczące ich formularze – zarówno gotowe szablony, jak i spersonalizowana dokumentacja budowy – pozwalają sprawnie i efektywnie przeprowadzać wszelkie inspekcje czy audyty. Dzięki oprogramowaniu takiemu jak PlanRadar można wygodnie rejestrować wykryte wady, zlecać i monitorować ich usunięcie, dodatkowo w miarę potrzeby dodając w aplikacji wiadomości głosowe lub notatki.

Jak długo przechowywać dokumentację obiektu budowlanego?

Zakończenie robót nie oznacza bynajmniej, że można pozbyć się związanej z nimi dokumentacji. Inwestor powinien przekazać ją – wraz z dokumentacją powykonawczą, innymi dokumentami, decyzjami i instrukcjami obsługi czy eksploatacji – właścicielowi lub zarządcy nieruchomości. Komplet dokumentów należy dołączyć do książki obiektu, by razem tworzyły dokumentację obiektu, którą trzeba przechowywać aż do końca jego istnienia. Konsekwencje ewentualnych zaniedbań w tym zakresie mogą dotkliwie uderzyć po kieszeniach: podlegają bowiem karze grzywny.

Oprogramowanie dla budownictwa usprawnia prowadzenie dokumentacji budowlanej

Wsparcie technologii IT w zakresie dokumentacji obiektu

Zwięźle podsumowując wnioski: nie ma projektu bez dokumentacji budowlanej, ale to od wyboru sposobu jej generowania, prowadzenia i archiwizacji zależy, czy będzie uciążliwym obowiązkiem, czy przydatnym źródłem danych. Dzięki wykorzystaniu rozwiązań takich jak PlanRadar można czerpać maksimum korzyści z gromadzenia różnego rodzaju dokumentacji – nie tylko spełniać zadość formalnym wymogom, lecz także mieć swobodny dostęp do przydatnych informacji, przeglądać je w przejrzystej formie czy eksportować dane lub statystyki.

Przekonaj się, jak PlanRadar pomoże Ci tworzyć, zarządzać i przechowywać dokumentację obiektu. Przetestuj darmową wersję oprogramowania, klikając umieszczony poniżej przycisk, lub skontaktuj się z nami w przypadku pytań związanych z aplikacją. Chętnie Ci pomożemy.

1. Dz.U.2020.1333 t.j. – Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.
2. Dz.U.2021.735 t.j. – Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
3. Dz.U.2020.1609 – Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego.

Rozpocznij za darmo