Die Bestandsdokumentation  ist einer der wichtigsten Teilbereiche des Facility Managements, bzw. der Immobilienbewirtschaftung. Mit einer Gebäudedokumentation Checkliste erfassen Facility Manager:innen und Eigentümer:innen die Funktionsfähigkeit, den Zustand und die Qualität eines Gebäudes. Die Dokumentation stellt die Grundlage für verschiedene Maßnahmen dar verschafft einen Überblick über den Status Quo. Laden Sie sich unsere kostenlose Gebäudedokumentation Checkliste kostenlos herunter und erfahren Sie alles Wissenswerte zu diesem Thema!

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Somit sparen Sie die Zeit und Aufwand. Zudem gehen Sie mit unserer Checkliste auf Nummer sicher, dass bei der Gebäudedokumentation keine wichtigen Inhalte vergessen gehen.



Was ist eine Gebäudedokumentation?

In der Gebäudedokumentation, bzw. in der Bestandsdokumentation für Gebäude, sind alle für die Instandhaltung relevanten Daten zur Nutzung einer Liegenschaft enthalten. Sie ist ein wichtiger Bestandteil des Facility Managements und bildet die Bewirtschaftung über den ganzen Lebenszyklus einer Immobilie ab.

Während die herkömmliche Gebäudedokumentation ausschließlich als Teil Facility Management gesehen wurde, betrachtet man die moderne Bestandsdokumentation für Gebäude heutzutage ganzheitlicher. Eine zeitgemäße Gebäudedokumentation deckt also nicht mehr nur die Nutzungsphase, sondern den ganzen Lebenszyklus einer Liegenschaft ab. Dabei wird die Gebäudedokumentation in zwei Teile unterteilt, die auf die jeweiligen beiden Nutzungsphasen zugeschnitten sind. Auf diese Teile kommen wir folgend zu sprechen.

LESETIPP: Die 4 Phasen des Immobilienlebenszyklus

Da die Dokumentation des Baus für die bzw. den Käufer:in und für die zukünftige Nutzung des Gebäudes relevant ist, sollte die Gebäudedokumentation neben der Nutzungsphase auch die Bauphase abdecken. Die Aufteilung der Gebäudedokumentation betrifft daher zum einen die Bauphase und zum anderen die Nutzungsphase. Die Anforderungen während dieser zwei Phasen unterscheiden sich grundlegend, weshalb es sich als sinnvoll herausgestellt hat, die Dokumentation der beiden Episoden im Lebenszyklus der Immobilie getrennt zu führen; die Baudokumentation und die Nutzungsdokumentation.

Gebäudedokumentation während der Bauphase

Die Baugebäudedokumentation, auch als Baudokumentation bezeichnet, ist der erste Teil der Objektdokumentation. Hier wird die Bauphase observiert und dokumentiert. Dieser Teil richtet sich nach den Anforderungen der Bauphase und beschäftigt sich mit Themen wie dem Brandschutz oder technischen Anlagen. Im Gegensatz zur Dokumentation während der Nutzungsphase liegt der Fokus der Baudokumentation auf technischen und planerischen Fragen, welche die Sicherheit und die zukünftige Nutzung des Gebäudes betreffen. Die Wirtschaftlichkeit, bzw. der Ertrag, steht während der Bauphase noch im Hintergrund.

Da die Baudokumentation mit zahlreichen gesetzlichen Vorschriften verbunden ist, gilt es hier möglichst sorgfältig und vorausschauend vorzugehen. Zudem hilft eine gründliche Baudokumentation dabei, der bzw. dem Käufer:in eine überzeugende und strukturierte Dokumentation bieten zu können. Somit kann die bzw. der Käufer:in sich beim Gebäudemanagement während der Nutzungsphase auf eine vorbildliche Objektdokumentation stützen. Auf diese Weise schützt sich die bzw. der Verkäufer:in vor negativen Rückmeldungen und kann einen höheren Kaufpreis durchsetzen.

Gebäudedokumentation während der Nutzungsphase

Die Nutzungsdokumentation, auch Nutzungsgebäudedokumentation, bildet das Gegenstück zur Baudokumentation. Sie kommt zur Anwendung, wenn ein Gebäude bereits erstellt ist und zielt vor allem auf die Wirtschaftlichkeit der Nutzungsphase einer Liegenschaft hin. Hierbei fehlen die gesetzlichen Vorschriften, die bei der Baudokumentation gelten, weshalb dieser Teil der Gebäudedokumentation von manchen Eigentümer:innen und Facility Manager:innen vernachlässigt wird.

Im Nachhinein stellt sich eine Vernachlässigung der Nutzungsdokumentation oft als Fehler heraus. Um eine Immobilie langfristig profitabel zu betreiben, ist eine funktionierende Nutzungsdokumentation oftmals unverzichtbar. Die Nutzungsphase ist die einzige Phase im Lebenszyklus einer Liegenschaft, in der eine Liegenschaft einen Ertrag erwirtschaftet. Das Ziel der Bewirtschaftung während der Nutzungsphase ist es daher, ein Gebäude so effizient und kostengünstig zu betreiben, ohne dabei Abstriche in der Qualität machen zu müssen. Die Mieteinnahmen sollen langfristig beibehalten oder sogar gesteigert werden, damit ein Gebäude so schnell wie möglich amortisiert ist und einen Profit generiert. Eine sorgfältige Nutzungsdokumentation kann dabei helfen, die Nutzungsdauer einer Immobilie zu verlängern und Leerstände oder teure Reparaturen zu verhindern.

Dank der Dokumentation des Gebäudezustandes während der Nutzung werden mögliche Probleme frühzeitig erkannt und Wartungen können geplant werden, bevor teure Konsequenzen drohen. Zudem sind rückwirkend alle Arbeiten und der Zustand des Gebäudes vorhanden und können im Falle von Problemen verwendet werden. Bei der Nutzungsdokumentation dreht sich also alles um Effizienz, Planung und Genauigkeit. Um hierbei Zeit und Geld zu sparen, sprich um die Dokumentation noch effizienter zu gestalten, setzen immer mehr Eigentümer:innen und Facility Manager:innen auf innovative Software-Lösungen wie PlanRadar, die Sie bei der Gebäudedokumentation unterstützen.

Was gilt es bei einer Bestandsdokumentation Checkliste zu beachten?

Das grundlegende Ziel einer Bestandsdokumentation ist die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen, eine haftungsrechtliche Absicherung des Bauherren, sowie die Erstellung einer Informationsvorlage für Maßnahmen und Kostenberechnung. Hierbei gibt es einige wichtige Punkte, die Eigentümer:innen und Betreiber:innen beachten sollten.

Einer dieser Punkte ist der mit der Gebäudedokumentation verbundene Aufwand. Die Erfassung einer vollständigen Bestandsdokumentation erfordert hohe personelle und zeitliche Ressourcen. Um Ihre Bestandsdokumentation Checkliste führen zu können, müssen Sie die Verfügbarkeiten und den nötigen Aufwand entsprechend einplanen.

Der zweite und wichtigste Punkt ist die Gründlichkeit. Bei der Bestandsaufnahme nicht erfasste Informationen gehen unwiderruflich verloren und bringen Probleme mit sich. Eine Planung ohne gründliche Bestandsaufnahme kann den Betrieb verzögern und hohe Kosten verursachen. Außerdem kann eine nicht vorhandene Dokumentation zur Umsatzeinbußen einer Immobilie führen.

Welche Inhalte hat die Gebäudedokumentation?

Die Gebäudedokumentation wird heute ganzheitlicher betrachtet als früher. Das bedeutet, dass eine moderne Gebäudedokumentation alle relevanten Informationen und Unterlagen beinhalten sollte. Auch wenn sich die Ansprüche während der Bau- und während der Nutzungsphase unterschieden, so gilt es während beiden Phasen, eine sachkundige Dokumentation zu führen und den Bestand entsprechend zu überwachen und zu kontrollieren. Je nach Bauphase, individuellen Gegebenheiten und der Art des Gebäudes kann dies verschiedene Vorteile für Sie haben.

Sowohl aus rechtlicher als auch aus unternehmerischer Sicht hat eine sorgfältige Gebäudedokumentation Vorteile. Bei größeren Bau- und Immobilienunternehmen wird die Gebäudedokumentation sogar durch das Risk Management kontrolliert, da Fehler der Unternehmung teuer zu stehen kommen könnten.

Die Inhalte der Gebäudedokumentation, also der Bau- und der Nutzungsdokumentation, umfassen Dokumente, Protokolle und das Mängelmanagement. In den nachfolgenden Abschnitten gehen wir genauer auf den Gebäudedokumentation Inhalt ein und erörtern, weshalb die entsprechenden Inhalte wichtig sind. Als Eigentümer:in, Nutzer:in oder Facility Manager:in ist es wichtig, dass sie allen vorgestellten Punkten genügend Bedeutung schenken. Statt die Inhalte aufgrund des großen Aufwandes zu vernachlässigen, empfiehlt es sich, die Gebäudedokumentation stattdessen effizienter zu gestalten.

Dokumente

Zu den Dokumenten, die zur Gebäudedokumentation gehören, zählen Verträge, Grundrisse, Baupläne und allfällige Änderungen. Diese Dokumente gelten als Nachweise, zum Beispiel für den Brandschutz und unterstehen strengen Kontrollpflichten. Vor allem während der Bauphase sind die gesetzlichen Vorschriften besonders restriktiv und werden von den Behörden kontrolliert. Doch auch während der Nutzung ist die Dokumentation von kritischen Anlagen wichtig. Im Ernstfall können die Dokumente während der Nutzungsphase rechtliche Schritte und Versicherungen-Regresse verhindern.

Vollständige und aktuelle Dokumente, die den behördlichen und versicherungstechnischen Vorschriften entsprechen, sind daher ein unverzichtbarer Teil einer lückenlosen Gebäudedokumentation. Um stets alle Dokumente geordnet und von überall verfügbar zu haben, empfiehlt sich eine professionelle Software mit integriertem Dokumentenmanagement, wie sie zum Beispiel von PlanRadar angeboten wird.

Protokolle

Protokolle werden während der Bauphase und während der Nutzung geführt. Der Übergang zwischen Dokumenten und Protokollen ist fließend. Im Gegensatz zu den Dokumenten handelt es sich bei den Protokollen eher um eine Beschreibung des Ist-Zustand, gerichtet an die praktische Bewirtschaftung, als um reine Unterlagen, die aufgrund administrativer oder behördlicher Vorgaben erstellt wurden. Protokolle werden während regelmäßigen Begehungen der Baustelle oder der Immobilie verfasst und befassen sich in erster Linie mit der Wartung technischer Anlagen.

Mängelmanagement

Das Mängelmanagement spielt eine zentrale Rolle in der Gebäudedokumentation. Anders als oftmals vermutet, ist ein organisiertes Mängelmanagement nicht erst während der Nutzung, sondern bereits in der Bauphase nötig.

Unter die Aufzeichnung des Teilbereichs des Mängelmanagements fällt nicht nur die Dokumentation der Behebung, bzw. der Korrektur von Mängeln, sondern auch die Dokumentation von präventiven Maßnahmen. Zu den präventiven Maßnahmen zählen unter anderem die Einweisung der Mitarbeitenden und Beauftragten oder die Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten.

Wer ist für die Gebäudedokumentation verantwortlich?

Die Verantwortlichkeit bei der Gebäudedokumentation hat in der Vergangenheit in Deutschland immer wieder für Verwirrung gesorgt. Besonders die Zuständigkeiten der Nutzungsphase sind nicht immer klar definiert, da die gesetzlichen Grundlagen hier viel weniger ausgebaut sind als bei der Baudokumentation. Bei sicherheitsrelevanten Bereichen ist es jedoch wichtig, dass die Zuständigkeiten klar sind. Im gewöhnlichen Betrieb scheint das oftmals nicht nötig zu sein, im Falle von Unfällen, Rechtsstreiten etc. wird eine ungenügend geregelte Verantwortlichkeit schnell zum Problem.

Aus rechtlicher Sicht gibt es nur dort klar definierte Zuständigkeiten, wo über Betreiberpflichten gesetzliche Dokumentations- und Nachweispflichten vorgegeben sind. Gleiches gilt für Zuständigkeiten, die im Einklang mit den geltenden Gesetzen vertraglich vereinbart wurden. In der Regel ist die bzw. der Eigentümer:in, bzw. die oder der Betreiber:in verantwortlich. Einige Verantwortlichkeiten können jedoch an Drittpersonen, Mitarbeitende oder externe Unternehmen delegiert werden. Dadurch fällt die primäre Verantwortlichkeit weg, die geltenden Pflichten zur Überwachung und Kontrolle bleiben jedoch bestehen. Als Eigentümer:in oder als Betreiber:in müssen Sie daher zu jedem Zeitpunkt über die entsprechenden Nachweise verfügen, auch wenn Sie die Verantwortlichkeit abgegeben haben.

Egal, in wessen Verantwortungsbereich diese Aufgabe letztlich fällt – mit einer Gebäudedokumentation Checkliste legen Sie den Grundstein für eine saubere Dokumentation.

Bestandsaufnahme Software für Bauleute und Facility Manager:innen

Eine Möglichkeit, wie die Gebäudedokumentation schnell, einfach, kostengünstig und effizient geführt werden kann, ermöglicht professionelle Bau- und Immobilien-Software. Eines dieser Tools bietet PlanRadar. Mit der PlanRadar Software erhalten Bauleute, Facility Manager:innen und Unternehmen im Bauwesen die Möglichkeit, eine zentral verwaltete und lückenlose Bestandsdokumentation per Knopfdruck zu erhalten.

Die adäquate Umsetzung von technischen Normen und Richtlinien im und am Objekt kann mit unserer Software in Echtzeit nachverfolgt und geprüft werden. Binnen Sekunden können die Nutzer:innen Mängel und Sachverhalte erfassen, die auf der Plattform automatisch protokolliert und chronologisch geordnet werden. Per Klick steht Ihnen jederzeit ein Download des gesamten Berichtes zur Verfügung. Somit sparen Sie während allen Bauphasen wertvolle Ressourcen und stellen sicher, stets die nötigen Dokumente und Protokolle zur Hand zu haben.

Die Bestandsaufnahme zu digitalisieren ist eine hervorragende Möglichkeit, wie Sie als Eigentümer:in oder Facility Manager:in Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeit sparen können. Im Gegensatz zur analogen Gebäudedokumentation haben Sie mit der digitalen Alternative stets alle Vorlagen, Dokumente und Daten in Echtzeit von überall aus zur Verfügung.

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Lückenlose Gebäudedokumentation effizient erstellen: Fazit

Leider wird die Gebäudedokumentation von vielen Eigentümer:innen nach wie vor vernachlässigt. Allerdings findet langsam ein Umdenken statt. Das liegt daran, dass die Bedeutung einer sorgfältigen Dokumentation immer bekannter wird. Mit unserer Gebäudedokumentation Checkliste legen Sie dafür den Grundstein. Doch auch innovative Tools wie PlanRadar helfen Eigentümer:innen und Facility Manager:innen dabei, eine sorgfältige Bestandsdokumentation zu erstellen.

Oftmals ist es nämlich das Unwissen oder der Aufwand, welche die Verantwortlichen davon abschreckt, sich genauer mit der Thematik auseinanderzusetzen. Dank PlanRadar haben Sie jetzt aber die Möglichkeit, eine organisierte Gebäudedokumentation zu betreiben und gleichzeitig Ressourcen zu sparen. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie PlanRadar 30 Tage lang kostenlos.