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Mängelanzeige laut VOB (inkl. Mustervorlagen) erstellen

Mängel sind unvermeidbarer Bestandteil eines jeden Bauprojekts. Als Auftraggeber ist es Ihr Recht, die kostenfreie Behebung von innerhalb der Verjährungsfrist entdeckten Fehlern vom ausführenden Unternehmen einzufordern. Doch dieser Prozess ist mit Tücken verbunden. Wichtig bei einer Mängelrüge oder Mängelanzeige: VOB und andere Regelwerke geben den formellen Inhalt genau vor.

Die folgenden 7 Punkte inklusive zwei Vorlagen für die Mängelanzeige laut VOB/B § 4 Nr. 7 (vor Abnahme) und § 13 Nr. 5 (nach Abnahme) führen Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang.


Mängelanzeige nach VOB Checkliste

Was die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen besagt

Zunächst das Grundlegende: Laut § 13 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) sind Leistungen von Auftragnehmern frei von Fehlern zu erbringen. Frei von Sachmängeln bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Leistung die vereinbarte Beschaffenheit enthält und nach den anerkannten Regeln der Technik erbracht wurde. Stellen Abnehmerin und Abnehmer das Vorhandensein von Mängeln nach der Übergabe des Objekts fest, können sie eine Mängelrüge erstellen und an das ausführende Unternehmen kommunizieren. Der Auftragnehmer ist laut VOB dazu verpflichtet, die angezeigten Mängel innerhalb der vom Kunden gestellten Frist auf eigene Kosten zu beheben.

  1. Was ist eine Mängelanzeige?

Eine Mängelanzeige nach VOB ist eine Mitteilung des Auftraggebers and den Auftragnehmer, einen festgestellten Mangel innerhalb der vom Auftraggeber gestellten Frist zu beheben. Aus Gründen der Beweissicherheit sollte eine Mängelanzeige immer schriftlich erfolgen.

Mängel können jederzeit gerügt werden. Meist erfolgt dies im Zuge der Bauabnahme, wo sie im Abnahmeprotokoll vermerkt werden. Ab dann erhält der verantwortliche Auftragnehmer eine entsprechende Frist, innerhalb welcher er den Mangel beheben muss. Oftmals werden Unstimmigkeiten jedoch erst später entdeckt. Auch in diesem Fall kann der Auftraggeber das Problem mit einer Mängelanzeige rügen. Jetzt liegt es allerdings am Auftraggeber zu beweisen, dass der Mangel durch den Auftragnehmer entstanden ist.

  1. Was sagen VOB/B und BGB über die Mängelanzeige?

Geht es um die Anzeige von Baumängeln, stützt sich das deutsche Baurecht auf das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und auf die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B (VOB/B). Die Grundlage des BGB-Vertrags ist also das bürgerliche Gesetzbuch, während die Grundlage des VOB-Vertrags Normen sind, welche als allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) zu verstehen sind. Je nachdem, was im Bauvertrag vereinbart wurde, kommt das BGB oder die VOB/B zur Anwendung. Wurde vertraglich nichts ausdrücklich bestimmt, gilt das BGB. Der Bauherr und der Auftragnehmer müssen also die VOB/B im Bauvertrag vereinbaren, sonst kommt sie nicht zur Anwendung. Bezüglich Baumängel haben die VOB/B und das BGB allerdings einige bedeutende Unterschiede:

Die meisten Bauverträge zu privaten Auftraggebern werden in Deutschland nach wie vor nach BGB vereinbart. Anders schaut es bei Aufträgen der öffentlichen Hand aus. Staatliche Auftraggeber sind in Deutschland nämlich dazu verpflichtet, einen VOB-Vertrag abzuschließen.

LESETIPP: Die Gewährleistung nach VOB/B im Detail

  1. Wie lange ist die Verjährungsfrist beim Mängeln?

Gemäß der VOB hat der Auftraggeber ganze 4 Jahre nach Bauabnahme Zeit, aufgetretene Mängel anzuzeigen, gemäß BGB sogar 5 Jahre. Die Gewährleistungsfrist startet mit dem Moment, in dem der Käufer oder Mieter das Objekt übernimmt. Mit nur 2 Jahren fällt die Zeitspanne bei elektrotechnischen Anlagen aus. Ebenfalls 2 Jahre beträgt die Gewährleistungsfrist nach Instandhaltungsarbeiten.

Der Grund für diese mehrjährigen Fristen: Viele Mängel sind bei der Abnahme nicht sofort erkennbar sind. Hier spricht man von sogenannten versteckten Mängeln. Einige versteckte Mängel werden nur durch Zufall entdeckt, zum Beispiel im Zuge von Reparaturen oder Umbauten.

Die VOB unterscheidet in ihren Fristen jedoch nicht zwischen offensichtlichen und versteckten Mängeln. Der Auftraggeber hat gemäß VOB immer eine Frist von 4 Jahren, um eine Mängelanzeige einzureichen. Innerhalb dieses Zeitraumes besteht für den Bauherren ein Recht auf Nachbesserung, bzw. auf Beseitigung. Allerdings kann die Frist verfallen, wenn der Bauherr oder ein Drittanbieter versucht, die Baumängel zu beheben. Abweichungen bestehen nur bei geringfügigen Mängeln und bei arglistiger Täuschung: Im Falle eines geringen Mangels läuft die Frist des Bauherrn nach 2 Jahren aus. Ein Mangel, welcher aufgrund arglistiger Täuschung des Vertragsnehmers entstand, kann hingegen 30 Jahre lang angezeigt werden.

Nach dem Entdecken von Mängeln stellt der Bauherr dem Auftragnehmer eine Frist, innerhalb welcher der Auftragnehmer den Mangel zu beseitigen hat. In dieser Zeit sollte der Auftraggeber keine Änderungen oder Reparaturen am entsprechenden Mangel vornehmen, da die Beweislast damit verloren gehen könnte.

LESETIPP: Die Verjährung von Baumängeln und Fristen nach BGB

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  1. Bis wann muss ein Mangel gemeldet werden?

Mängel sollten unverzüglich in Form einer Mängelanzeige bekannt gegeben werden. Frühester Zeitpunkt für eine Mängelrüge ist die Ablieferung der Leistung oder Ware durch den Auftragnehmer.

  1. Wie lange ist die Frist zur Mängelbeseitigung?

Im Zuge einer Mängelrüge laut VOB sollte vom Auftragnehmer stets ein Frist zur Mängelbeseitigung angegeben werden. Diese Frist soll laut VOB/B „angemessenen“ sein. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) soll es dem ausführenden Unternehmen innerhalb des vom Kunden bestimmten Zeitraums möglich sein, den Mangel zu beheben.

Kommt es zu einer Klärung vor Gericht, wird auf Basis des Einzelfalls entschieden, ob der gesetzte Zeitrahmen zu kurz oder angemessen war. Wichtig: Die Frist sollte in jedem Fall ein Datum enthalten, zu dem die Mängelbeseitigung durch das ausführende Unternehmen erbracht sein muss. Die Frist zur Mängelbeseitigung ist nicht zwingend erforderlich, dient jedoch der Durchsetzung weiterer Ansprüche, wie zum Beispiel Schadenersatzzahlungen.

  1. Wer schreibt eine Mängelanzeige?

Die Mängelanzeige wird vom Auftraggeber verfasst. Er hat ein Anrecht darauf, Leistungen anhand der im Bauvertrag bestimmten Vereinbarungen zu erhalten. Ist dies nicht der Fall, kann er die entsprechenden Punkte mit einer Mängelanzeige beanstanden. Damit setzt er dem Auftragnehmer eine angemessene Frist, den Mangel zu beheben. Der Bauherr hat innerhalb dieser Frist ein Recht auf Nacherfüllung durch den Auftragnehmer. Wird der Bauherr inert dieser Frist selbst aktiv oder beschäftigt Drittanbieter, kann die Mängelanzeige ihre Gültigkeit verlieren.

Als Verfasser der Mängelanzeige sollte der Bauherr ein Maximum an Beweismitteln dokumentieren, um seiner Mängelanzeige Wirkung zu verleihen. Anschließend schickt er die Mängelanzeige per Einschreiben an den Auftragnehmer.

  1. Muss eine Mängelrüge schriftlich erfolgen?

VOB und Bürgerliches Gesetzbuch fordern nicht zwingend eine schriftliche Mängelanzeige. Trotzdem sollten Auftraggeber von einer bloß mündlichen ausgesprochenen Mängelrüge dringend absehen. Der Grund dafür ist so simpel wie einleuchtend: Nur bei einer schriftlich verfassten Aufforderung zur Mängelbeseitigung sowie einer dokumentierten Übermittlung an den Auftragnehmer liegt im Nachhinein auch ein Beweis vor, dass der Aussteller tatsächlich den Auftrag zur Behebung erteilt hat. Darüber hinaus führt nur eine schriftlich verfasste Mängelrüge samt angemessen formulierter Frist zu einem Neustart der Verjährung von Mängelansprüchen. 

  1. Was muss eine Mängelanzeige beinhalten?

Damit eine Mängelanzeige rechtskräftig ist, verstanden wird und ihre gewünschte Wirkung erzielt, muss sie verschiedene Vorgaben erfüllen.

Daten
Sowohl das Datum der Mängelanzeige, das Datum des Entdeckens des Mangels, das Datum des Bauvertrags und das Datum der Bauabnahme gehören auf die Mängelanzeige.

Absender und Empfänger
Die Mängelanzeige wird vom Auftraggeber erstellt und an den Auftragnehmer geschickt. Auch wenn der Begriff „Anzeige“ einen gerichtlichen Prozess vermuten lässt, ist die Mängelanzeige zum Zeitpunkt des Versands eine Angelegenheit zwischen Bauherr und Auftragnehmer. Als Absender wird dementsprechend der Auftraggeber und als Empfänger der Auftragnehmer genannt.

Beschreibung des Mangels
Der zentrale Inhalt einer Mängelanzeige ist der Mangel an sich. Der Mangel muss detailliert benannt und beschrieben werden. Hierfür müssen genügend Beweise dokumentiert werden, welche die Aussagen des Bauherrn stützen.

a) Die Auswirkung (z.B. „Wasserflecken an Wand in Raum XY“), aber nicht den Grund für einen Mangel (z.B. „Rohrbruch hinter Wand in Raum XY“). Das hat zwei Gründe: Beschreibt der Kunde die Folgen eines Mangels, werden damit laut VOB/B alle in Frage kommende Ursachen gerügt und die Verjährungsfrist beginnt erneut zu laufen. Darüber hinaus liegt es am Auftragnehmer, den oder die Gründe für den Mangel ausfindig zu machen und zu beheben.

b) Das Ausmaß und der Ort des Mangels sollten möglichst genau beschrieben werden. Nur so wird sichergestellt, dass der Auftragnehmer volle Kenntnis vom vorliegenden Sachverhalt hat. Entsprechend sollte es in der Beschreibung nicht „Risse an Wänden“, sondern „Drei Risse an Wand in Kellerraum XY“ heißen.

Stellt der Abnehmer beim Schreiben einer Mängelrüge hingegen Vermutungen zu den möglichen Ursachen eines auftretenden Fehlers an, oder macht keine genauen Ortsangaben, kann das Folgen haben. Bei einer anschließenden Nicht-Behebung des Fehlers kann eine unklar definierte Mängelrüge vom Gericht unter Umständen als Nachteil ausgelegt werden.

Frist
In der Mängelanzeige gibt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine Frist, innerhalb welcher der Mangel beseitigt werden muss. Diese Frist muss „angemessen“ sein, das Gesetz schreibt jedoch keinen konkreten Zeitraum vor.

Kündigungsandrohung (bei VOB)
Falls der Auftraggeber und der Auftragnehmer einen Bauvertrag nach VOB vereinbart haben, muss die Mängelanzeige eine Kündigungsandrohung enthalten. Nur mit einer Kündigungsandrohung wird die Mängelanzeige gemäß VOB gültig. Bei Bauverträgen nach BGB ist eine Kündigungsandrohung nicht zwingend notwendig.

LESETIPP: Worauf Sie bei der Beweissicherung bei Bauvorhaben achten sollten

  1. Warum sollte eine Kündigungsandrohung Teil der Mängelanzeige sein?

Viele Auftraggeber vergessen diesen wichtigen Punkt in einer Mängelanzeige. Das VOB fordert in § 4, dass der Konsument dem Auftragnehmer die Kündigung ausspricht. Nur so kann der Kunde entstehende Beseitigungskosten für Mängel durchsetzen. Damit dem ausführenden Unternehmen jedoch die Kündigung ausgesprochen werden kann, muss die Mängelrüge mit einer sogenannten Kündigungsandrohung versehen sein.

  1. Kann der Auftraggeber dem Auftragnehmer vorschreiben, wie er oder sie einen Mangel zu beheben hat?

Nein. Zur Mängelbeseitigung nach VOB kann das ausführende Unternehmen den aus seiner Sicht sinnvollsten Weg wählen. Einzige Voraussetzung ist, dass die Behebung den im Regelwerk definierten Erfordernissen an die Leistungserbringung entspricht.

  1. Was ist zu tun, wenn es rund um eine Mängelanzeige beim Bau zum Streitfall kommt?

Herrscht darüber Unklarheit, wer einen Mangel verursacht und zu beheben hat, kann es zum Streit zwischen den Parteien kommen. Dies ist etwa der Fall, wenn der Auftragnehmer die Mängelanzeige ablehnt. In einem solchen Fall schafft ein gerichtliches Beweissicherungsverfahren durch einen Sachverständigen Klarheit. Je nachdem, zu welchem Ergebnis das Gutachten kommt, können Vergleiche, Nachbesserungen, Klageerhebungen, oder Kostenerstattungen folgen. Je nach Umfang des Verfahrens können Kosten von mehreren hundert bis tausend Euro anfallen.

LESETIPP: Schritt für Schritt durch das gerichtliche Beweissicherungsverfahren

Chaos im Büro - Unordnung und Papierstapel

Mit PlanRadar Baumängel zeitsparend erfassen & anzeigen (inkl. Vorlagen für Mängelanzeige nach VOB/B § 4 Nr. 7 und § 13 Nr. 5)

Damit die Behebung eines Mangels nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen überhaupt in die Wege geleitet werden kann, müssen alle im Verlauf eines Projekts erfolgten Arbeiten genau erfasst und dokumentiert werden. Nur so ist im Nachhinein nachvollziehbar, wer für welche Leistung verantwortlich war. Das Problem: Noch immer erfolgt dieser Prozess in den meisten Fällen von Hand.

So greifen Käufer oder Mieter bei der Mängelaufnahme meist noch zu Bleistift, Bauplan und Notizblock. Zum Festhalten von Bildern ist oft auch eine Digitalkamera mit dabei. Nach der Begehung müssen festgehaltene Schäden zur Weiterverarbeitung organisiert und in Aktenordnern oder Excel-Listen hinterlegt werden. Schließlich erfolgt noch die Weiterleitung des Sachverhalts an das verantwortliche Unternehmen. Jeder einzelne der beschriebenen Schritte birgt ein Fehlerrisiko in sich, so dass wichtige Informationen verloren gehen können. Die Folge sind potenzielle Verzögerungen und Kostensteigerungen.

Im Jahr 2020 geht das dank Software auch einfacher.

Mängelmanagement und Mängelrüge per Fingertipp

PlanRadar ist eine App zur Digitalisierung von Prozessen im Bau- und Immobilienwesen. Weltweit nutzen Unternehmen die Software zur Qualitätssicherung – Bauausführung, Mängelmanagement und Reporting sind damit ebenso möglich, wie Beweissicherung, Aufgabenzuweisung, Abnahmen, Übergaben, Due-Diligence, Bestandsaufnahmen, oder Zertifizierungen.

So setzte BREMER PlanRadar unter anderem zur Mängelaufnahme beim Neubau einer Umschlaghalle mit Büro Neubau einer Umschlaghalle mit Büro für das Logistik-Unternehmen Kühne & Nagel ein. Die App erhielt vom Bauunternehmen die Bestnote: „Ein sehr gutes, klares, selbsterklärendes und strukturiertes Tool, das auch künftig bei uns zum Einsatz kommen wird. Das Handling ist überzeugend, die Dokumentation verlässlich. Insofern 5 Sterne.“

LESETIPP: So steigern Sie mit Projektmanagement Software für Bauprojekte Ihre Effizienz.

Die Software ist auf Android, iOS und Windows vom Smartphone bis zum Tablet für alle mobilen Endgeräte erhältlich. Für Nutzer vereint PlanRadar eine große Anzahl an Vorteilen:

  • Baufehler, Leistungen und Aufgaben werden in Form von Tickets auf einem digitalen Bau- oder Architektenplan hinterlegt. Je nach Vorlieben oder Erfordernis können Informationen in Textform, als Sprachnotiz sowie als Bild gespeichert und geteilt werden.
  • Digitale Pläne, Tickets und die Kommunikation der Beteiligten sind für die Projektpartner in Echtzeit und unabhängig vom Standort jederzeit einsehbar.
  • Die Kommunikation der Projektteilnehmer erfolgt völlig transparent und ist auch Jahre später exakt zeitlich nachvollziehbar. Missverständnisse und Unklarheiten sind somit ausgeschlossen, was eine Mängelbeseitigung nach VOB unterstützt
  • Dank zahlreicher praktischer Vorlagen für Abnahmeprotokolle, Mängelanzeigen, Behinderungsanzeigen, Besprechungsprotokollen und mehr sparen Sie bei Routinetätigkeiten viel Zeit
  • Die Bedienung ist intuitiv und erfordert keine Einschulung

 

Diese Vorteile überzeugen Unternehmen aus verschiedensten Branchen. Rund 60.000 Anwender aus 43 Ländern nutzen die App für die Kommunikation und Dokumentation im Bau- und Immobilienwesen. Wöchentlich werden mit PlanRadar im Schnitt 25.000 Projekte vollzogen.

LESETIPP: Alle Berichtsvorlagen von PlanRadar im Überblick

PlanRadar Vorlage Mängelanzeige VOB/B § 4 Nr. 7 vor Abnahme

PlanRadar Mustervorlage für Mängelanzeige vor Abnahme (VOB/B § 4 Nr. 7)

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PlanRadar Vorlage Mängelanzeige VOB/B §13 Nr. 5 nach Abnahme

PlanRadar Mustervorlage für Mängelanzeige nach Abnahme (VOB/B § 13 Nr. 5)

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LESETIPP: Die 15 häufigsten Baumängel & oft gestellte Fragen und Antworten

Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder eine Rechtsberatung. Den gesetzlichen Wortlaut und die Einsicht weiterer Paragrafen finden Sie im Gesetzestext. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Anwalt für die Klärung gesetzlicher Sachverhalte.

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