Das Übergabeprotokoll ist ein wichtiges Dokument für die ordnungsgemäße Übergabe von Immobilien. Es hält den aktuellen Zustand des Objekts fest und stellt sicher, dass bei der Übergabe keine wichtigen Punkte vergessen werden. Im Folgenden können Sie sich kostenlos ein Muster eines Übergabeprotokolls für Wohnungen, Häuser und andere Immobilien herunterladen. Darüber hinaus erklären wir Ihnen, worauf Sie bei diesem wichtigen Dokument unbedingt achten sollten.

Übergabeprotokoll Muster für Wohnungen, Häuser und andere Immobilien

Kostenloses Muster für Übergabeprotokoll hier herunterladen

Hier können Sie sich kostenlos ein Muster eines Übergabeprotokolls herunterladen. Um das Übergabeprotokoll Muster anzufragen, müssen Sie lediglich das folgende Formular ausfüllen. Die Vorlage lässt sich in MS Word einfach an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Mit dem Formular sparen Sie bei der Übergabe bzw. Übernahme von Wohnungen, Häusern und anderen Immobilien Zeit und Aufwand. 



Was ist ein Übergabeprotokoll? 

Ein Übergabeprotokoll ist ein Dokument, dass zum Zeitpunkt der Übergabe einer Liegenschaft ausgefüllt wird und wichtige Informationen in Bezug auf etwaige Mängel und den Beginn von Gewährleistungsfristen enthält. Im Übergabeprotokoll werden vorliegende Mängel und der allgemeine Zustand der Liegenschaft dokumentiert. Ein Übergabeprotokoll wird nicht nur beim Immobilienkauf, sondern auch bei der Übergabe eines Mietobjektes unterzeichnet. In diesem Fall spricht man von einem Mietübergabeprotokoll. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus oder eine Eigentumswohnung erwerben, füllen Sie zusammen mit der bisherigen Eigentümer:in bzw. der Vermieter:in ein Übergabeprotokoll aus.

Warum ist ein Übergabeprotokoll wichtig? 

Eine genaue Dokumentation des Zustandes Ihrer neuen Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe ist Ihr Schlüssel zur Beweissicherheit. Wenn Sie als Käufer:in oder Mieter:in allfällige Baumängel erst nach der Übergabe bemerken, liegt die Beweislast in der Regel bei Ihnen. Das heißt, Sie müssen beweisen, dass ein Mangel schon vor der Übergabe bestanden hat, wenn Sie die Kosten nicht selbst tragen möchten. 

Ein sorgfältig vorbereitetes und gründlich ausgefülltes Übergabeprotokoll ist daher Pflicht. Wenn Sie sich unsicher sind, wie ein Übergabeprotokoll aussehen muss, können Sie unsere kostenlose Übergabeprotokoll Vorlage für Word nutzen.

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Wer erstellt das Wohnungsübergabeprotokoll? 

Die Protokollierung der Übernahme findet bei der Abnahme zwischen der Käufer:in/Mieter:inund der Verkäufer:in/Mieter:in statt. Im Zuge der Besichtigung wird das Protokoll von beiden Parteien ausgefüllt und anschließend von beiden Parteien unterzeichnet. Es ist daher erforderlich, dass beide Parteien bei der Übergabe physisch präsent sind. Im Falle, dass eine der beiden Parteien verhindert ist, kann sich diese allerdings mit einer schriftlichen Vollmacht von einer Drittperson vertreten lassen. Die Haftung fällt im Falle von Fehlern im Protokoll aber in jedem Fall auf die Verkäufer:in/Vermieter:in, falls sich diese durch eine Drittperson vertreten lassen hat.

‌Dabei kann es sich lohnen, eine neutrale Person zur Übergabe mitzunehmen. Die Drittperson dient als unabhängiger Zeuge, welche die Liegenschaft ebenfalls auf Mängel untersuchen und das Protokoll mit unterzeichnen kann.

Was beinhaltet das Übergabeprotokoll?

Was genau in ein Übergabeprotokoll gehört, ist immer vom konkreten Anwendungsfall abhängig. Der grundlegende Aufbau ist im Falle von herkömmlichen Wohnungen oder Einfamilienhäusern allerdings meist derselbe. Die protokollierten Inhalte inklusive Fotos werden von beiden Parteien bestätigt und werden im Streitfall vor Gericht als Beweismittel angesehen. 

Ein herkömmliches Übergabeprotokoll für eine Eigentumswohnung oder ein Einfamilienhaus sollte über die folgenden Inhalte verfügen: 

Relevante Daten

Zu den Daten, die im Übergabeprotokoll vermerkt werden sollten, gehören das Datum der Übergabe, das Datum des Einzuges und das Datum der letzten Renovierung. 

Angaben zur Immobilie

Hier werden kurz alle für die Übergabe relevanten Angabe zur Immobilie vermerkt. Dazu gehören die Adresse und die Art der Liegenschaft.

Informationen zu den beteiligten Parteien

Grundsä‌‌tzlich müssen die Personalien und Anschriften der unterzeichnenden Parteien vermerkt werden. Falls sich eine Partei mit einer Vollmacht für die Übernahme vertreten lässt, gehört das ebenfalls ins Übergabeprotokoll. Das Gleiche gilt für die Anwesenheit einer neutralen Drittperson, die als Zeug:in die Abnahme der Immobilie begleitet.

Detaillierte Auflistungen der festgestellten Mängel

Der zentrale Inhalt des Übergabeprotokolls ist die Protokollierung der Schäden in der Liegenschaft. Allfällige Mängel sollten unbedingt so detailliert wie möglich beschrieben werden. Zudem empfiehlt es sich, Fotos von den Schäden aufzunehmen.

Zu den Punkten, die auf Mängel überprüft werden sollten, gehören:

  • Die Zählerstände beim Kauf einer gebrauchten Immobilie
  • Der Keller, die Waschküche, der Dachboden
  • Die Wohnungstüre, Innentüren und Fenster, inklusive Schlösser
  • Haustechnik inklusive sanitäre Anlagen
  • Wände, Böden und Decken auf Gebrauchsspuren, Kratzer, Dellen und Schimmel überprüfen
  • Farbe und Tapeten

Wann benötigt man ein Wohnungsübergabeprotokoll? 

Sie benötigen ein Übergabeprotokoll immer dann, wenn eine Liegenschaft die Eigentümer:in/Vermieter:in wechselt. Auch wenn eine Immobilie vermietet wird, unterzeichnen die Vermieter:in und die Mieter:in ein Übergabeprotokoll, in dem der Zustand der Wohnung, bzw. des Hauses festgehalten wird. Der Zustand inklusive allfällige Mängel müssen also immer zum Zeitpunkt der Übergabe protokolliert werden, sowohl bei einem Verkauf als auch bei einer Vermietung. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Wohnungs- oder Hausübergabe abzuwickeln? 

Der Termin der Übergabe setzen die Käufer:in und die Verkäufer:in bzw. die Mieter:in und die Vermieter:in zusammen fest. Beim Datum der Übernahme sollte die Immobilie geräumt sein und sich in einem sauberem und unbeschädigtem Zustand befinden. Falls es sich um einen Neubau handelt, muss die Liegenschaft fertig gebaut und bereit zum Einzug der Käufer:in oder der Mieter:in sein.

Was passiert, wenn kein Übergabeprotokoll existiert? 

Aus rechtlicher Sicht besteht keine gesetzliche Pflicht zum Erstellen von Übergabeprotokollen. Gibt es jedoch kein Protokoll, kann die Klärung von Streitfragen deutlich erschwert sein. 

Ist ein offensichtlicher Mangel beispielsweise im Übergabeprotokoll nicht vermerkt, wird davon ausgegangen, dass der Schaden nach der Übergabe durch die Käufer:in/Mieter:in entstanden ist. Diese muss dann beweisen, dass der Mangel nicht durch sie verursacht worden ist, wenn sie den Mangel auf Kosten der Verkäufer:in/Vermieter:in beheben lassen möchte. Somit kann sich die Verkäufer:in oder die Vermieter:in vor ungerechtfertigten Vorwürfen und Mängelanzeigen schützen. Doch auch für die Käufer:in hat die Protokollierung der Immobilie Vorteile. Die Käufer:in oder die Mieter:in kann bei der Abnahme überprüfen, ob die Immobilie dem vereinbarten Zustand entspricht und gegebenenfalls Verbesserungen oder Preisreduktionen verlangen.

Ein sorgfältig erstelltes und ausgefülltes Übergabeprotokoll liegt somit im Interesse aller Beteiligten. Auch wenn es rechtlich nicht vorgeschrieben ist, sollten Sie daher unbedingt ein Übergabeprotokoll ausfüllen, wenn Sie Ihr neues Einfamilienhaus oder Ihre neue Eigentums- oder Mietwohnung entgegennehmen.

Was ist bei der Immobilienübergabe zu beachten? 

Egal, ob Kauf oder Miete: Damit die Übergabe wie geplant verläuft und keine wichtigen Details vergessen gehen, sollten Sie auf einige Punkte achten. Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen vor, um welche Punkte es sich dabei handelt.

Vorbereitung ist das A und O

Setzen Sie sich so früh wie möglich mit der Thematik auseinander, klären Sie die Eigenheiten Ihrer neuen Leidenschaft ab und holen Sie sich Hilfe bei einer Fachperson, falls Sie unsicher sind. Die hierfür investierten Kosten sollten es wert sein, zumal Fehler bei der Übergabe Ihnen im Nachhinein um einiges teurer zustande kommen können. Es empfiehlt sich zudem, im Vorhinein eine Wohnungsübergabeprotokoll Vorlage zu erstellen, statt die Protokollierung vor Ort auf einem leeren Blatt Papier zu starten. Am besten verwenden Sie unsere Word-Vorlage für das Übergabeprotokoll.

Fristen einhalten

Um im Falle von Unstimmigkeiten oder anderen Problemen auf der richtigen Seite zu sein, ist es wichtig, dass Sie alle Fristen rund um die Übergabe einhalten und den Termin wahrnehmen. Wenn Sie Mängel entdecken, können Sie der Verkäufer:in oder Vermieter:in eine Frist zur Behebung der Mängel setzen. Als Käufer:in erwarten Sie von der Verkäufer:in, dass sie sich an die gesetzten Fristen hält. Doch dies sollte auch andersherum der Fall sein. Eine Verkäufer:in oder Vermieter:in darf ebenfalls davon ausgehen, dass sich die Käufer:in / Mieter:in an die vereinbarten Fristen hält. Die gegenseitige Verpflichtung an den vertraglichen Vereinbarungen sorgt für eine reibungslose Übernahme und für ein gesundes, konstruktives und vertrauensvolles Verhältnis zur Verkäufer:in.

Nicht unter Druck setzen lassen

Lassen Sie sich bei der Übergabe bzw. Übernahme einer Immobilie zu nichts drängen. Nehmen Sie sich Zeit und untersuchen Sie alle Details so gründlich wie möglich – das ist Ihr Recht. Lassen Sie sich also nicht zur Unterschrift drängen.

Drittperson einbeziehen

Es ist Ihnen erlaubt, bei der Abnahme einer Immobilie eine Drittperson mitzunehmen. Eine unabhängige Zeug:in oder eine Fachperson kann dabei helfen, Mängel zu erkennen oder zwischen beiden Parteien zu vermitteln. Besonders wenn Sie noch über kaum oder gar keine Erfahrungen im Bereich des Immobilienkaufes verfügen, empfiehlt es sich, eine neutrale Sachverständige zu beauftragen.

Digitales Übergabeprotokoll für Ihre neue Immobilie erstellen

Eine sichere, einfachere und übersichtlichere Alternative zum physischen Übergabeprotokoll ist die digitale Protokollierung. Mit professionellen Tools wie PlanRadar erfolgt nicht nur die Dokumentation von Sachverhalten vor Ort im Handumdrehen. Legen Sie Vorlagen für Übergabeprotokolle für die Verwendung in verschiedenen Bereichen im Handumdrehen ab und greifen Sie von überall aus darauf zu. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von PlanRadar vor.

Digitales Wohnungsübergabeprotokoll Muster anlegen und Zeit sparen

Mit der PlanRadar Software erstellen Sie mit wenigen Klicks ein Wohnungsübergabeprotokoll und vereinfachen Sie Auftraggeber:in, Mieter:in oder Käufer:in die Übergabe Ihrer Wohnungen oder Ihres Einfamilienhauses. Definieren Sie dazu im Vorlageneditor Datenfelder für Datum, beteiligte Parteien, festgestellte Mängel etc. 

Alternativ können Sie die gewünschte Formatierung einfach per Drag-and-drop aus Word- und Excel-Dokumenten kopieren. Auch für Anfänger:innen und Laien ist die Anwendung problemlos möglich. Die definierten Felder werden automatisch mit den mit PlanRadar erfassten Daten befüllt. Alle erstellten Felder im Muster für das Wohnungsübergabeprotokoll können Sie jederzeit anpassen oder die Berichtsvorlage um weitere Felder ergänzen. So können Sie auch spontan auf Änderungen beim Übergabeprozess reagieren. Ist das Wohnungsübergabeprotokoll mit allen Informationen versehen, genügt ein Klick und der fertige Bericht wird innerhalb von Sekunden erstellt. Damit gehen Sie nicht nur sicher, dass das Protokoll digital gespeichert ist, Sie sparen auch Zeit bei der Übergabe und protokollieren den Zustand des Gebäudes so effizient wie möglich.

Stressfreie Übergabe dank digitalem Tool

Wurde die technische Gebäudeausstattung laut Vertrag installiert? Gibt es spezielle Punkte zu beachten? Entspricht der Ist-Zustand dem Soll-Zustand? Erstellen Sie mit dem Vorlageneditor von PlanRadar ein Übergabeprotokoll für alle Immobilientypen und halten Sie alle Sachverhalte innerhalb kürzester Zeit fest. 

Legen Sie fest, ob die Vorlage neben Textinformationen auch Bilder eines Projektes oder von (Teil-) Leistungen automatisch in den fertigen Bericht einfügt. So erstellen Sie ohne großen Aufwand umfassende Fotodokumentation.

Vorlage für Hausübergabeprotokoll erstellen und administrativen Aufwand verringern

Mit einem Hausübergabeprotokoll dokumentieren Sie unter anderem den Zustand von Fenstern, der Sanitärausstattung und andere Sachverhalte im Objekt. Da alle Informationen in digitaler Form vorliegen, entfällt auch das umständliche Datensammeln aus unterschiedlichen Quellen. Die Zeiten, als Daten mühsam von Papier in elektronische Form übertragen werden mussten, sind vorbei. Das fertige Hausübergabeprotokoll wird auf Knopfdruck als PDF exportiert.

Zahlreiche Berichtsvorlagen

Ob Wohnungsübergabeprotokoll, Hausübergabeprotokoll oder ein beliebiges anderes Dokument: Dank praktischem Vorlageneditor können Sie sich Muster für Übernahmeprotokolle ganz nach eigenem Wunsch zusammenstellen. Für den Fall, dass es schnell gehen muss, verfügt PlanRadar über vorangelegte Berichtsvorlagen, die bei Bau- und Immobilienprojekten häufig genutzt werden. Darunter finden Sie unter anderem folgende:

  • Abnahmeprotokoll
  • Bautagebuch
  • Behinderungsanzeige
  • Mängelanzeige nach Abnahme § 13 VOB/B
  • Mängelanzeige vor Abnahme § 4 VOB/B

LESETIPP: Alle Informationen zu den vorerstellten Berichtsvorlagen in PlanRadar

PlanRadar als Ihr Multifunktionstool am Bau

Das praktische und schnelle Erstellen von Berichten ist nur eine von vielen Funktionen von PlanRadar. Dank seiner Vielseitigkeit und einfachen Bedienbarkeit wird PlanRadar weltweit für verschiedene Aufgaben rund um die Kommunikation und Dokumentation bei Bau- und Immobilienvorhaben verwendet. Zu den Anwendungsbereichen zählen unter anderem: Mängelmanagement, Aufgabenzuweisung, Fotodokumentation und Planmanagement.

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