Baustellendokumentation: So geht’s richtig!

Die Baustellendokumentation ist ein wichtiger Teil eines jeden Bauvorhabens. Das Erfassen und Verarbeiten von Informationen auf dem Bau sind jedoch oft mit einem bedeutenden Zeitaufwand verbunden. Darum wird die Dokumentation auf der Baustelle oft vernachlässigt oder erfolgt nur unvollständig. Software für die Baustellendokumentation hilft dabei, diese Prozesse zu vereinfachen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • Warum Baustellendokumentation wichtig ist und welche Informationen darin enthalten sein sollten
  • Welche Probleme bei der Erfassung von Daten am Bau auftreten können
  • Wie Sie mit digitalen Bautagebüchern und digitaler Mängelerfassung die Effizienz von Bauprozessen steigern

Digitale Baustellendokumentation spart Zeit und Geld

Fragen & Antworten zur Baustellendokumentation

Wir beantworten für Sie die grundlegenden Fragen zur Baudokumentation.

Warum ist Dokumentation auf der Baustelle wichtig?

Bei jedem Bauvorhaben fallen Mengen an Daten und Informationen an. Sie geben während und nach Abschluss des Projekts Aufschluss über den Verlauf und verschiedene Sachverhalte. Eine beweissichere Baustellendokumentation ist für alle beteiligten Personen und Unternehmen wichtig, falls es rund um das Bauprojekt zu Streitfragen kommt.

Ein Beispiel sind Baumängel. Diese treten auch bei größter angewandter Sorgfalt unweigerlich bei jedem Bauvorhaben zu Tage. Jahre nach Abschluss der Arbeiten lassen sich Gründe und Zuständigkeiten jedoch oft schwer nachvollziehen. Wer hat Schuld? Zur Beantwortung dieser Frage ist eine umfassende Baustellendokumentation unerlässlich.

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Welche Informationen soll die Baustellendokumentation enthalten?

Der Umfang der notwendigen Baustellendokumentation ändert sich mit der Größe des Projekts und den jeweiligen Aufgaben und Verantwortungsbereichen der Beteiligten. Es liegt jedoch im Interesse von sowohl Bauherr, Architekt, Bauunternehmen, oder Subunternehmer, alle relevanten Daten möglichst umfassend und lückenlos festzuhalten. Dazu zählen unter anderem:

  • Bezeichnung der Baumaßnahmen
  • Beginn und Abschluss einzelner Leistungen und Bauarbeiten
  • Dokumentation der durchgeführten Arbeiten
  • Angaben zu den beschäftigten Personen, Gewerken, Personalwechseln, etc.
  • Angaben zum Einsatz von Großgeräten
  • Auflistung der verwendeten Baustoffe und Bauteile
  • Angaben zu besonderen Vorkommnissen, wie zum Beispiel Unterbrechungen oder Verzögerungen der Bauarbeiten

 

Welche Dokumente sind für die Dokumentation auf dem Bau von Relevanz?

Grundsätzlich sollten alle bei einem Bauprojekt verwendeten Dokumente gesammelt und aufbewahrt werden. Darunter fallen unter anderem:

  • Schriftverkehr zwischen den beteiligten Personen und Unternehmen
  • Bautagesberichte
  • Besprechungsprotokolle
  • Baupläne, Skizzen, etc.
  • Angefertigtes Bild- und Videomaterial
  • Zeitpläne
  • Materiallisten

 

Welche Probleme bei der Baustellendokumentation auftreten können

Obwohl die Dokumentation auf der Baustelle eine wichtige Rolle spielt, wird sie von den Verantwortlichen oft nur mit Widerwillen umgesetzt. Das hat zum Teil verständliche Gründe, birgt jedoch Risiken.

Dokumentation auf der Baustelle: Zeitaufwendig und unterschiedliche Standards als Problem

Es ist kein Geheimnis, dass sorgfältig durchgeführte Dokumentationsarbeiten viel Zeit in Anspruch nehmen. Wertvolle Zeit, die nicht für produktivere Tätigkeiten auf der Baustelle oder im Büro genutzt werden kann. Aus diesem Grund erfolgt sie oft im Schnellverfahren oder nur unvollständig. Das Resultat: Eine Baustellendokumentation mit Lücken und mangelhafter Beweissicherheit.

Ein Weiteres Problem: Bei Bauprojekten sind verschiedene Personen und Unternehmen beteiligt. Allerdings räumt nicht jeder der Erfassung von Daten den gleichen Stellenwert ein. Die sorgfältigste Dokumentation zählt nur halb so viel, wenn der Projektpartner es mit seinem Teil nicht so genau nimmt. Ebenso können unterschiedliche Standards bei der Verarbeitung von Informationen zu Mängeln in der Dokumentation führen. Konflikte sind in solchen Fällen vorprogrammiert.

Analoge Baustelledokumentation: Aufwendig und anfällig für Fehler

Dass die Dokumentation am Bau oft eine mühsame Angelegenheit darstellt, liegt auch daran, dass sie häufig noch analog erfolgt. Das Arbeiten mit Stift und Papier ist nicht nur langsam, sondern in mehrerlei Hinsicht auch fehleranfällig. Das gilt nicht nur für das Sammeln von Informationen, sondern auch für die Weiterverarbeitung und die Übermittlung der Daten an andere. Beispiel sind Fehler beim Übertrag der erfassten Informationen von Papier in digitale Form (Excel Listen), oder in Posteingängen verloren gegangene E-Mails.

PlanRadar für die digitale Dokumentation auf der Baustelle

Effiziente & digitale Baustellendokumentation mit PlanRadar

Die Erfassung und Kommunikation von Daten mit Hilfe von Baustellendokumentation Software wie PlanRadar erweist sich in der Praxis als großer Effizienzgewinn für die Baubranche. PlanRadar ist Ihr Werkzeug zur Baudokumentation und für das Mängelmanagement. Immer zur Hand und immer mobil funktioniert PlanRadar als Baudokumentation App sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Tablet (iOS, Androind, Windows) oder Webversion für den Desktop PC.

LESETIPP: Das digitale Bautagebuch in der Praxis: Wie BREMER und UBM die Effizienz bei Bauprojekten steigern

Digitales Bautagebuch spart Zeit bei der Baustellendokumentation

Ob erbrachte Leistungen, Mängel, oder andere Sachverhalte: Auf Basis von digitalen Bauplänen erfassen die Verantwortlichen mit PlanRadar alle Aktivitäten auf der Baustelle digital und auch im Nachhinein immer nachvollziehbar.

Durch Tickets werden Arbeitsaufträge und andere Daten direkt auf dem digitalen Bauplan verortet und mit allen Informationen versehen, die für eine umfassende Baustellendokumentation von Relevanz sind: Fotos, Text- und Sprachnachrichten, Dokumente, Fertigstellungsfristen und mehr. In diesem digitalen Bautagebuch erfassen die Projektbeteiligten alle Arbeiten. All dies geschieht mit nur wenigen Fingertipps, wobei Informationen auch nachträglich ergänzt oder hinzugefügt werden können. Automatisch generierte Zeit- und Datumsanageben erlauben eine chronologische Nachverfolgung aller Tätigkeiten. Das sichert Sie langfristig ab, wenn es nach Abschluss der Arbeiten zu Regressforderungen kommt und nach der verantwortlichen Partei gesucht werden muss.

Sobald neue Daten erfasst, oder bestehende Informationen geändert wurden, erhalten die relevanten Projektmitglieder von der Software eine Benachrichtigung. So sind alle Beteiligten zu jeder Zeit immer am gleichen Stand und können den Verlauf der Arbeiten stets nachvollziehen. Die Lückenlose und beweissichere Dokumentation aller Schritte, die Ihre Mitarbeiter oder beteiligte Unternehmen tätigen, sichert Sie ab. Gleichzeitig erlaubt Ihnen PlanRadar von Überall, egal ob aus dem Büro oder von Unterwegs, den Überblick zu behalten, ohne persönlich vor Ort zu sein.

LESETIPP: Dokumentation und Protokollierung mit PlanRadar im Detail

Direkte und schnelle Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit

Teamwork wird am Bau großgeschrieben und ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Bauprojekts. Die vollständige Übersicht und direkte Kommunikation zwischen allen Am Projekt arbeitenden mit PlanRadar unterstützt die Zusammenarbeit. Da alle Prozesse und die damit einhergehende Kommunikation völlig offen und Transparent erfolgen, kommt es zu weniger Missverständnissen oder Fehlern.

Doch bei Bauvorhaben ist es nicht notwendig, dass die gesammelten und verarbeiteten Daten an alle Beteiligten übermittelt werden. Aus diesem Grund legen Sie mittels Zugriffsberechtigungen fest, welche Projektbeteiligten welche Informationen einsehen und bearbeiten können.

Die gesamte Dokumentation auf der Baustelle als Protokoll exportieren

Alle Daten können mittels Filterfunktion auch Jahre nach Projektabschluss mit wenigen Klicks nach bestimmten Informationen durchsucht werden. PlanRadar ermöglicht darüber hinaus den einfachen und schnellen Export aller hinterlegten Daten eines Projekts. Auf Knopfdruck können Sie Informationen in Form von Protokollen oder Reports als PDF und Excel-Datei exportieren. Den Inhalt und Aussehen der Protokolle können Sie dabei individuell festlegen.

Das sind Vorteile, die überzeugen. Weltweit nutzen rund 7.000 Kunden in 43 Ländern PlanRadar für die Dokumentation und Kommunikation im Zuge von Bau- und Immobilienprojekten.