Sparar upp till sex timmar per vecka med digital underhållshantering
Hur snabbmatskedjan Five Guys effektiviserar underhåll och service med PlanRadar
Den amerikanska snabbmatsjätten Five Guys har funnits i Tyskland sedan 2017. Underhållschef Thomas Daufenbach är ansvarig för 22 restauranger. I början fungerade kommunikationen om underhåll dåligt, problembeskrivningarna var otydliga och information försvann på vägen. Företaget valde då PlanRadar för att samla in och utbyta information på ett strukturerat sätt. All underhållsrelaterad kommunikation sker nu via programvaran, vilket har gjort processerna mycket smidigare. PlanRadar har inneburit 4-6 timmar mindre administrativt arbete per vecka för Thomas Daufenbach, och 3-5 timmars tidsbesparing för enskilda restaurangchefer, tack vare ökad flexibilitet, insyn och centraliserad datalagring, vilket underlättar uppföljningsarbetet.
The problem: Analogue data acquisition increases maintenance and servicing costs
Thomas Daufenbach är underhållschef på Five Guys. Han ansvarar för service och underhåll på 22 restauranger i Tyskland. En del av hans arbete består av att hantera dagliga incidenter och haverier – det kan handla om allt från att byta en glödlampa till att laga trasiga ventilationssystem. Genom underhållshantering går det att ta itu med dessa utmaningar för att hålla saker och ting i skick. Underhållsintervallen måste planeras noggrant och anpassas till respektive förhållanden för att spara kostnader. Five Guys expanderar mycket snabbt i Tyskland. Eftersom snabbmatsföretaget använder standardiserade system måste alla strukturer och processer vara enkla, tydliga och identiska på alla restauranger, från Hamburg till München. Till en början var detta inte fallet, utan fel och underhållsbehov kommunicerades via WhatsApp, telefon och e-post. ”Information försvann hela tiden. På den tiden skrev någon helt enkelt ”trasig lampa” och vi behövde ställa många följdfrågor för att avgöra vad det exakta problemet var”, förklarar Thomas Daufenbach.
Lösningen: Strukturerat registreringsförfarande och utbyte av information med mjukvara för underhåll och service
Underhållschefen letade efter ett verktyg som skulle ge struktur och insyn i processerna kring underhåll och reparationer. Han valde PlanRadar eftersom det är mycket flexibelt, intuitivt och lätt att använda. ”Den otroliga flexibiliteten var avgörande för oss. Användaren har kontroll över hur PlanRadar ska ställas in, eftersom alla ärenden, listor och formulär kan anpassas till individuella krav”, säger Thomas Daufenbach. I dag sker all kommunikation om haverier och underhåll via mjukvaran. Viktig information som ritningar, kontaktpersoner, listor över tillverkare, serienummer och ofta utförda uppgifter lagras i verktyget så att operatörerna snabbt och enkelt kan komma åt dem när de skapar nya ärenden på plats.
Resultatet: Man sparar upp till sex timmar tack vare PlanRadar som mjukvara för underhåll och service
Thomas Daufenbach förklarar fördelarna: ”Med PlanRadar sparar jag fyra till sex timmar per vecka på administration för underhållshantering. För enskilda restaurangchefer skulle jag uppskatta tidsbesparingen till tre till fem timmar per vecka.” Detta, tillsammans med användarvänligheten, är skälen till att PlanRadar också uppskattas av restaurangföretagare. Med PlanRadar kan Thomas Daufenbach och restaurangcheferna kommunicera professionellt och öppet om alla frågor som rör underhåll och service. Alla dokument lagras också på ett och samma ställe. Detta är till stor hjälp bland annat när det gäller uppföljning. Om till exempel en apparat ofta går sönder kan Daufenbach när som helst skapa en fullständig rapport med alla detaljer. Genom att trycka på en enda knapp kan han få en detaljerad översikt över alla åtgärder som hittills har genomförts.
